gemeen
schappelijke
lapjeskat
Mensen
Nieuws
5:
8
if
Door Gert Jan Röhner
30
Van koepel naar federatie
31
if
i.
Vooruitlopend op de daadwerkelijke fusie tussen
het Gemeente- en Rijksarchief van Utrecht tot het
Utrechts Archief, zijn vanaf half december 1997 de
studiezalen van de beide diensten samengevoegd.
De ervaringen tot nu toe, van zowel bezoekers als
medewerkers, zijn redelijk positief. Maar het was
wel even wennen.
Vanaf die datum is er dus sprake van één geïntegreerde
dienstverlening, waarbij de studiezaalmedewerkers van
Gemeente- en Rijksarchief gezamenlijk proberen de noden
van de bezoekers te lenigen. De onwennigheid ligt in het feit
dat, hoewel beide archiefinstellingen al sinds mensenheuge
nis ein eenzelfde gebouw hun onderkomen hebben, er nooit
echt sprake is geweest van een geregeld overleg in organisa
torische zin. Er zijn dan ook grote verschillen in de dage
lijkse gang van zaken bij de beide diensten, variërend van de
indeling van de stellingen in de depots tot aan alle mogelijke
regelingen, procedures en werkwijzen. Er waren -en er zijn
nog steeds- zoveel verschillen dat je bijna van een heus
cultuurverschil kunt spreken.
Dat zal onder invloed van de dagelijkse praktijk wel spoedig
zijn geslecht, al moeten we niet uitsluiten dat het in het
onderling verkeer tussen de medewerkers nog wel eens
kunstmatig zal worden opgerakeld. Wat wat is het toch
jammer dat situaties zoals geschetst in heet overdrachts-
register van de studiezaal van het Gemeentearchief, zich
nooit meer zullen voordoen: 'De lapjeskat van de overburen is op
bezoek geweest op zoek naar zijn/haar voorouders. Heb hemlhaar
doorverwezen naar het Rijksarchief.'
En dan de soorten bezoekers-, daar zijn ook wel wat verschil
len in te ontdekken. De hoog opgeleide mannelijke 50-plus-
ser die blijkbaar de gemiddelde bezoeker bij de Rijksarchief
dienst is, wordt nu in éve'n studiezaal ontvangen samen met
de recht- en rioolzoekende burger van de gemeentelijke
kant. Telefoontje bij de receptie: "Goedemorgen, ik heb een huis
gekocht, heeft u daar een bouwtekening van? Het is namelijk een
oud huis en we willen een waterbed kopen. Kan dat?
Toen de geïntegreerde studiezalen na de verbouwing voor
het eerst weer voor het publiek waren opengesteld, is menig
regelmatige bezoeker van het Utrechtse Gemeente- en
Rijksarchief enige tijd de weg kwijt geweest. Je staat ook
raar te kijken als in een zaal waar jarenlang de DTBregisters
en de registers van de burgerlijke stand in de kast stonden,
nu niets meer van dien aard is terug te vinden. Maar die
bezoekers van de archieven van weleer zullen hun weg in het
Utrechts Archief ongetwijfeld weer snel weten te vinden.
Het zijn tenslotte nog steeds dezelfde stukken en eigenlijk
ook nog dezelfde studiezaalmedewerkers. Dus in de
persoonlijke sfeer verandert er niet zo veel. En dat is maar
goed ook, want dan kun je tenminste nog eens een enkele
anekdote optekenen.
Een warme zomerdag in een van de studiezalen. Een bezoeker levert
een aanvraagbriefje in waarbij de voorgedrukte tekst 'verzoekt ter
inzage in de studiezaal' is veranderd in 'verzoekt ter consumptie'.
Achter 'omschrijving staat: 'twee ijsjes'De studiezaalmedewerker
heeft het formulier, voorzien van de vermelding 'zoek' aan de
aanvrager teruggegeven.
Tenslotte: de lapjeskat wordt al geruime tijd vanuit het raam
van de (gemeenschappelijke) collegezaal dagelijks voorzien
van een (gemeenschappelijk) schoteltje melk!
voorlopig coördinator studiezalen Utrechts Archief
In het Archievenblad van december j.l. werd in het gekleurde
katern nadere informatie aangekondigd over de intentiever
klaring om te komen tot een federatie voor het Nederlandse
archiefwezen die op 3 december 1997 in Hotel Des Indes te
Den Haag werd ondertekend door een achttal partijen. In
onderstaande bijdrage zet de voorzitter uiteen welke rol de
KV AN hierin speelt en hoe het KVAN-bestuur tegenover
de ontwikkelingen staat.
De start van het proces tot de oprichting van een federatie
voor het Nederlandse archiefwezen moet leiden, was de
verschijning van de cultuurnota van 'onze' staatssecretaris
(van OC&W), Aad Nuis, onder de titel Pantser of ruggegraat.
Uitgangspunten voor cultuurbeleid in juli 1995. Hierin gaf de
staatssecretaris aan in de planperiode (1997-2000) de
'koepelfunctie' in alle sectoren van het cultureel erfgoed te
willen versterken. Daarop werd - mede op advies van de
Raad voor Cultuur - besloten voor de archiefsector te
onderzoeken of daar de behoefte bestaat om tot een koepel
te komen en op welke manier zo'n koepel het beste gestalte
kan krijgen. Voor OC&W stond daarbij de vraag centraal of
zo'n koepel tevens de functie van 'één brievenbus voor het
gehele archiefwezen' zou kunnen hebben. In opdracht van
OC&W en de KVAN voerden TNO NBBI het onderzoek
uit. Dat was eind 1996/aanvang 1997. Uit het onderzoeks
rapport dat in april 1997 verscheen en de reacties daarop
bleek zonneklaar dat er een duidelijke behoefte aan beter
gestructureerde samenwerking bestaat, vooral wanneer het
gaat om de ontwikkeling van concrete producten.
Natuurlijk lag de vraag voor de hand of de KVAN, die zich
immers vanouds 'de bevordering van de belangen van het
Nederlandse archiefwezen' (art.2 statuten) ten doel stelt, de
rol van koepel zou kunnen spelen. Deze vraag werd alge
meen, ook door het KVAN-bestuur, ontkennend beant
woord. De KVAN is immers een vereniging van individuele
leden die allen, ongeacht werkkring en functie, een gelijke
stem hebben in de beleidsbepaling. Deze vanouds bestaande
situatie heeft niets aan wenselijkheid en actualiteit ingeboet
en vormt de kracht van de vereniging waarin het inhoud
geven aan de professie, los van ieders dienstbelangvoorop staat.
De beoogde koepel staat daarentegen veeleer ten dienste aan
de archiefbeherende instellingen, zowel de openbare als de
particuliere. Vermenging van de belangen van de beroeps
groep met die van de instellingen is niet gewenst. Dit wil
overigens niet zeggen dat de belangen van de professie en de
instellingen niet gelijk kunnen zijn. Het bestuur concludeer
de dat de KVAN zich niet kan transformeren tot een koepel,
maar de koepel wel moet schragen.
Een andere belangrijke conclusie van het rapport was dat de
koepel het beste de gestalte van een federatie kan krijgen,
waarin de deelnemers volledig hun zelfstandigheid behou
den. In samenspraak met OC&W en de bij het onderzoek
betrokkenen heeft de KVAN de volgende instellingen
m
gevraagd om verder te gaan op de weg die naar een federatie
moet leiden: de Rijksarchiefdienst, de Archiefschool, de
KALO, het LOPAI, CANNet, de NVBA en SOD. Dit
leidde tot de ondertekening van de genoemde intentie
Onder voorzitterschap van prof. dr E.J. Fischer gaat een projectgroep de federatie
gestalte geven
verklaring waarvan de tekst hieronder is weergegeven. Op
basis van deze verklaring zal een projectgroep de federatie
gestalte gaan geven. Inmiddels is de in de archiefwereld niet
onbekende algemeen directeur van het Verbond van verzeke
raars, prof.dr. E.J. Fischer, bereid gevonden het voorzitter
schap van de projectgroep op zich te nemen, het secretariaat
102/2 maart 1998
