Fiat
destructio
Het einde van de levenscyclus
van documenten
De Praktijk: door Laurens Priester
Publiek over de vloer bemoeilijkt het
waarmaken van de aan de klanten
verschuldigde garantie van vertrouwelijkheid
26
27
In 1991 stuurde de inspectie Arnhem van de Dienst der Domeinen aan de rijksdiensten een rondschrijven
over de vernietiging van overtollige bescheiden. Na te hebben aangegeven wat we daar onder moeten
verstaan (papier, tape, microfilm en -fiche) meldt de Inspectie dat wc-potten, perforators, planken,
brokken ijzer, stukken van machines en vuilnisbakkenafval daar niet toe behoren. 'Het zal u duidelijk zijn
dat deze voorwerpen een belemmering vormen voor een juiste vernietiging en tevens schade toe kunnen
brengen aan de machines', zo wordt het probleem kort en krachtig omschreven. Vanaf het moment dat ik
deze brief onder ogen kreeg, wilde ik een archiefvernietigingsbedrijf bezoeken. Vooral het beeld van een
toiletpot in een vernietigingszak bleef hangen.
Archivarissen zijn uit hoofde van hun
beroep beheerders van waardevolle
informatie, polypropyleendoekzakken-
vullers. Tienduizenden kilo's vernietig
bare archiefbescheiden worden jaarlijks
in vernietigingszakken en containers
gedeponeerd om ter versnippering en
hergebruik te worden afgevoerd naar
archiefvernietigingsbedrijven. Binnen
het archiefwezen wordt hoofdzakelijk
gebruik gemaakt van de diensten van
Riggeling Papier BV te Velp en KNP
BT Paper Recycling BV te Apeldoorn
(met ingang van 1 januari 1998 onder
deel van de Van Gansewinkel Groep
uit Maarheeze). Ruwweg werkt Rigge
ling voor de gemeenten en KNP voor
het Rijk.
Van BVO naar Van Gansewinkel
Tot 1 september 1989 was het Bureau
Vernietiging Overheidsarchieven te
Apeldoorn een onderdeel van de Belas
tingdienst. Met ingang van genoemde
datum werd dit bureau geprivatiseerd
en overgenomen door Lignac Levi-
son BV, een dochtermaatschappij van
Bührmann-Tetterode. Tevens werd
een overeenkomst gesloten tussen de
dienst der Domeinen met Lignac
Levison over aanbod en afvoer van
vernietigbare overheidsarchieven. Tot
overnames ten spijt, wie in Apeldoorn
op zoek gaat naar dit bedrijf aan de
1 januari 2000 dienen de ministeries
en de daaronder vallende rijksdiensten
daar hun archieven ter vernietiging
aan te bieden; op zijn beurt is het
bedrijf verplicht dit ter vernietiging af
te voeren naar Apeldoorn. Geen van
beide partijen ontvangt hiervoor een
vergoeding. De inspectie der Domei
nen te Arnhem werd belast met het
toezicht op de naleving van deze
overeenkomst. Eén van de resultaten
van deze rol van Domeinen was de
'toiletpottenbrief
Na de fusie tussen KNP en BT in
1993 kreeg Lignac Levison een
nieuwe naam, KNP BT Paper Recy
cling BV. Vanaf I januari 1998 is de
Van Gansewinkel Groep uit Maarhee
ze eigenaar van het papiervernieti-
gingsbedrijf waar vijftien mensen
werken. Dit Brabantse bedrijf maakte
reeds gebruik van de fabriek. Alle
Hogekampweg moet nog steeds de
borden met BVO erop volgen.
Alles is 'veel'
Een bezoek aan KNP bleek moeilijker
te regelen dan ik dacht. Mijn verzoek
aan relatiebeheerder R.J. van der Kooi
leidde tot langdurig intern overleg.
Uiteindelijk mocht ik, medewerker
van de Rijksarchiefdienst, komen als
klant. Vanwaar deze defensieve
opstelling? Heeft het misschien iets te
maken met de 'paspoortenaffaire' (in
maart 1996 slaagde een vakantiehulp
erin honderd voor vernietiging
bestemde paspoorten te stelen) of met
het verleden als overheidsbedrijf? Niets
van dit alles. Volgens Van der Kooi
heeft de geslotenheid te maken met
het vertrouwelijke karakter van de
werkzaamheden. Er komen veel aan
vragen voor een rondleiding binnen.
Publiek over de vloer bemoeilijkt het
waarmaken van de aan de klanten
verschuldigde garantie van vertrouwe
lijkheid: vaste medewerkers en ver
voerders, produktieproces in één
ruimte, afgesloten bedrijfsruimte en -
terrein. Het incident met de paspoor
ten heeft eerder een positief dan een
negatief effect gehad. Het onderstreep
te weer eens het belang van het nauw
gezet omgaan met documenten die
niet in handen van derden mogen
komen. Fotograferen was niet toege
staan, en veel gespreksonderwerpen
bleken taboe. Hoe staat het met de
onderhandelingen over het doorlopen
van de overeenkomst met de Staat der
Nederlanden? 'Geen commentaar'.
Wat is de jaarlijkse omzet? 'Veel'
(volgens een andere bron betekent dit
18.000 ton). Wat is de capaciteit per
dag van de versnipperaars? 'Veel'. Wat
is 'Veel'.
Het noemen van de naam van de grote
concurrent, Riggeling, bevorderde de
voortgang van het gesprek evenmin.
KNP wilde niet in één verhaal terecht
komen met dit bedrijf.
Wel mocht ik vragen stellen over het
produktieproces. Na het wegen van
het aangevoerde materiaal dat meestal
nog niet versnipperd is, wordt het uit
de zakken van polypropyleendoek
gehaald en op een transportband
gestort. Vervolgens haalt men de
metalen, plastics, ordners en het
laagwaardige, niet-houtvrije papier
eruit, waarna de versnippering plaats
vindt. Het hierbij vrijkomende stof
wordt verbrand. De papiersnippers
worden geperst tot balen en dienen als
grondstof voor de tissue-industrie en
kartonfabricage.
Toiletpotten en ander grof vuil worden
niet meer aangetroffen in het aangele
verde materiaal, maar een voortdu
rende controle van de kwaliteit blijft
nodig. Vooral in zakken gedeponeerde
plastics, etensresten en ordners (moe
ten apart verwerkt worden) blijven een
probleem. Het Apeldoornse bedrijf
doet alleen aan archiefvernietiging. De
verwerking van oud-papier laat men
graag aan bedrijven als Riggeling over.
Alles is 'veel'
(foto's: Laurens Priester)
Familiebedrijf
Hoewel (of omdat?)
Riggeling Papier BV in
Velp nog nooit bezoek
van een archivaris had
gekregen, was ik direct
welkom. Evenmin was het
fotograferen van het
produktieproces een
probleem. De ontvangst
door H.J. Riggeling was
hartelijk, maar als het om
het geven van informatie
over zijn bedrijf ging, dan was hij net
zo gesloten als de relatiebeheerder van
KNP.
Het familiebedrijf -vader J.H. Rigge
ling begon in 1954 met het ophalen
van oud papier in Velp en nam zijn
twee zonen J.H. en H.J. Riggeling
later in het bedrijf op- richt zich op de
groeimarkt hergebruik van papier.
Archiefvernietiging vormt daar een
onderdeel van. Riggeling heeft op dit
moment 38 medewerkers (10-15 zon
der chauffeurs) in dienst. Per jaar
102/2 maart 1998
