Almanak van het Nederlands
Archiefwezen
AANMELDINGSFORMULIER LEDENVERGADERING EN/OF STUDIEMIDDAG
23 APRIL 1998 TE DEN HAAG
23
voor een periode van acht weken, tezamen met het bijbeho
rende rapport van het institutioneel onderzoek en het verslag
van het driehoeksoverleg, ter inzage in de bibliotheken van
de Nationale Ombudsman, het ministerie van OC&W en
van de rijksarchieven in de provincie, alsmede bij de registra
tiebalie van het Algemeen Rijksarchief.
Voor meer informatie: (070) 331 54 09.
Algemeen Rijksarchief, Pr. Willem Alexanderhof 20,
2595 BE, Den Haag.
Mutaties in de gegevens zoals die zijn opgenomen in de
meest recente uitgave van de Almanak kunt u te allen tijde
doorgeven aan het Bureau van de Koninklijke VAN,
Postbus 11645, 2502 AP Den Haag. Van deze wijzigingen
wordt mededeling gedaan in het middenkatern van het
Archievenblad (met uitzondering van personeelsmutaties).
Exemplaren van At Almanak 1997 zijn te bestellen bij het
verenigingsbureau tegen een gereduceerde prijs. Almanak
1998 zal in april 1998 worden toegestuurd aan de leden van
de KV AN.
5.2.1 Gemeentearchief Leeuwarden
Uitbreiding openingstijden. Het gemeentearchief is vanaf 1
februari 1998 geopend op de volgende tijden:
dinsdag, woensdag en vrijdag van 8.30 - 16.30 uur
donderdag van 8.30 - 21.00 uur
5.10.15 Streekarchief Langs Aa en Dommel
Vanaf 2 februari jl. zijn de archieven en collecties weer voor
iedere belangstellende raadpleegbaar. Behalve de archieven
beheert het streekarchief ook fotocollecties, documentatie-
collecties, kranten en tijdschriften die betrekking hebben op
de regio. Ook de waterschappen De Aa en De Dommel zijn
bij het streekarchief aangesloten. Voor een bezoek is het
nodig een afspraak te maken omdat de archieven in het
waterschapshuis in Boxel worden bewaard en daar niet
iedere dag een archivaris aanwezig is. Het streekarchief in de
Citadel te Den Bosch heeft dezelfde openingstijden als het
Rijksarchief:
maandag: 13.30 - 17.00 uur
dinsdag: 9.00 - 21.30 uur
woe/vrij: 9-00 - 17.00 uur
zaterdag: 9.00 - 13.00 uur
Formulier (vóór 15 april 1998) per post of per fax zenden aan:
Bureau Koninklijke VAN, Postbus 11645, 2502 AP DEN HAAG (fax: 070-382 57 90)
Ondergetekende:
Naam:
Adres:
Postcode plaats:
Werkzaam bij:
meldt zich aan als deelnemer voor de volgende programma-onderdelen:
O uitsluitend ledenvergadering (kosteloos)
O ledenvergadering en studiemiddag (incl. koffie, lunch, thee en borrel 45,-)
O uitsluitend studiemiddag (incl. thee en borrel 20,-)
Het verschuldigde bedrag heb ik overgemaakt naar girorekening 84767 ter name van KVAN Bureaurekening te Den Haag
onder vermelding van ledenvergadering en/of studiedag 23 april 1998.
Datum:Handtekening:
stappenplan voor de selectie van digitale archieven, waarbij
papieren en digitale gegevens binnen een werkproces tegen
elkaar worden afgewogen. Bij een volgende editie van de
provinciale selectielijst zou men rekening moeten houden
met de specifieke rol en functie van digitale archieven voor
de administratie en voor de latere historische onderzoeker.
Daarnaast testte het project de zogenaamde 'Proefregels'
voor bewaring van digitale archieven van de minister van
OCW op hun bruikbaarheid binnen de provinciale praktijk.
Conclusie was, dat de proefregels nog (veel) bijstelling
behoeven, maar wel gedeeltelijk bruikbaar kunnen zijn om
aan de wettelijke 'goede, geordende en toegankelijke' staat
van digitale archieven te voldoen. In een volgende editie van
de (proef)regels is meer aandacht nodig voor langdurig, maar
niet permanent te bewaren bestanden. In omvang blijkt deze
problematiek namelijk groter dan die van de permanent te
bewaren bestanden. Daarmee is het MLG-probleem, -
althans wat databases bij de provincies betreft- momenteel
meer een probleem van de administraties en van de archi
varis als toezichthouder, dan van de archivaris als toekomstig
beheerder. Dit kan overigens in een volgende fase van de
automatisering, wanneer de relatie papier-digitaal verschuift,
gaan veranderen.
Aanbevelingen
De slot-aanbevelingen van de Stuurgroep RMP zijn twee
ledig: Ten eerste pleit zij voor een interprovinciale aanpak
via de griffierskring omdat de problematiek in drie provin
cies hetzelfde blijkt te zijn en dus voor alle provincies kan
gelden. Ten tweede zouden er landelijk gecoördineerde
provinciale werkgroepen kunnen starten waarin per pro
vincie Automatisering, Post- en Archiefzaken plus dé
provinciale inspecteur zitting hebben. Deze werkgroepen
zouden dan kunnen adviseren bij nieuw in gebruik te nemen
geautomatiseerde systemen in relatie tot de wettelijke
bewaartermijnen van de hierin op te nemen digitale gege
vens. Daarnaast zouden zij een toekomstgericht digitaal
archiveringsbeleid moeten ontwikkelen, gebaseerd op
complete, voortdurend bijgewerkte overzichten van aanwe
zige digitale archieven per provincie. Hierbij kunnen ze
praktisch gebruik maken van de door het RMP ontwikkelde
en getoetste methoden en technieken.
Na deze beide inleidingen ontstond een levendige discussie,
waarin aspecten van de MLG-problematiek: selectie,
samenwerking met het bedrijfsleven, de verhouding van
archivarissen tot automatiseerders nader werden uitgediept.
Tot slot: het lijkt zinnig om dergelijke collegiale themabij
eenkomsten van archivarissen in een provincie regelmatig,
bijvoorbeeld jaarlijks te herhalen. Ze zijn inspirerend en
goed om ervaringen uit te wisselen. Ook iets voor
andere provinciale Kringen? 2
Wanneer u contact wilt met uw provinciale afdeling van
de Vereniging van Informatiseerders bij de gemeenten,
de VIAG, kunt u dat doen via de VIAG, Postbus 568,
4100 AN CULEMBORG.
De lezing van Jack de Vries is (deels) gepubliceerd in Over
heidsdocumentatievan december 1997 en in VlAG-mail van
november 1997De titel is Digitale archiefbescheiden vliegen
als een schaduw heen' en hij schreef het samen met AJ. Vos,
chef Interne Zaken van Wymbritseradiel.
Het eindrapport van het Randstedelijk MLG-project: 'Digitale
diagnose, naar een remedie ter voorkoming van digitaal
geheugenverlies bij de randstedelijke provincies Noord- en
Zuid-Holland en Utrecht' is op te vragen bij de provinciale
archiefinspectie van één van de drie provincies. Over het
randstedelijke project zal binnenkort meer gepubliceerd worden
in de vakliteratuur.
102/2 maart 1998
