Notulen van de ledenvergadering van de
Koninklijke Vereniging^ van Archivarissen,
gehouden op 20 november 1997 in de
Reehorst te Ede
Ter inzage legging conceptselectielijst
15.15 - 15.30 thee
15.30 - 16.15 voordracht dr. H. van Zon
16.15 - 16.30 resumé en afsluiting
16.30 uitreiking Duparcprijs door drs F.J. Duparc,
directeur Koninklijk Kabinet van Schilderijen
Mauritshuis; gevolgd door een borrel
1. Opening
Voorzitter Chris Streefkerk opent de vergadering en heet de
aanwezigen van harte welkom. In het bijzonder groet hij de
buitenlandse gasten van het bestuur, mevrouw Arrowsmith
(British Society of Archivists), die hij eveneens feliciteert met
het 50-jarig bestaan van de Society of Archivists, en de heer
Oppel (Verein Deutscher Archivare). De heer Geirnaert
(VVBAD) is nog niet gearriveerd.
Een speciaal welkomstwoord gaat eveneens uit naar de
binnenlandse gasten. De heer Otten (NVBA), die net als
mevrouw Arrowsmith wordt gefêteerd met het 50-jarig
bestaan van zijn vereniging. Mevrouw Krikhaar (Ministerie
van OC&W) is nog niet binnen. Een en ander heeft onge
twijfeld te maken met de treinvertraging. Mede hierdoor is
Frank Hulst op zijn eerste algemene ledenvergadering als
secretaris van de KVAN nog niet aanwezig. Vincent
Theunissen zal daarom deze vergadering notuleren. Chris
Streefkerk merkt op dat Vincent Theunissen tijdelijk de
plaats van Marjoke de Roos als bureaumedewerker van de
vereniging zal waarnemen, totdat de sollicitatieprocedure
voor een nieuwe medewerker is afgerond. Mevrouw De Roos
is per 1 oktober vertrokken naar het Ministerie van OC&W.
2. Mededelingen
De mededelingen zullen na punt 7 aan de orde komen.
3. Notulen ledenvergadering 10 april 1997
De notulen van de vorige ledenvergadering hebben gestaan
in het middenkatern van het Archievenblad 1/6 (juni/juli
1997). Deze notulen worden vastgesteld. Henk Eijssens
wordt bedankt voor het maken van deze notulen. De vere
niging zal in april 1998 afscheid nemen van de heer Eijssens
als bestuurslid.
4. Begroting 1998
Voor de begroting geeft Chris Streefkerk het woord aan de
penningmeester Janny Steenhuis; laatstgenoemde verwijst
de leden naar de bijlage bij de vergadering.
Mevrouw Steenhuis heeft met betrekking tot de begroting
een aantal opmerkingen. Allereerst zijn de inkomsten terug
gelopen. Dit heeft ondermeer te maken met een afname van
het aantal leden. Hier tegenover staat dat door de samenvoe
ging van het Nieuws van Archieven en het Nederlands Archie
venblad de kosten van verzending zijn afgenomen en met
Sales and Services zijn betere afspraken gemaakt omtrent de
advertentieverkoop. Dat neemt niet weg dat door de ver
noemde samenvoeging de totale advertentieverkoop zowel
als de abonnementsinkomsten eveneens zijn afgenomen.
Al met al kan gesteld worden dat er een onttrekking aan de
reservering van 16.000,= is geweest. Dit is voor het
bestuur een ongewenste situatie. Verhoging van de inkom
sten is daarom gewenst. Bij het volgende agendapunt zal
hierop terug gekomen worden. De begroting wordt vervol
gens vastgesteld en goedgekeurd.
5. Voorstel tot wijziging contributie
Er dient uitgezien te worden naar een verhoging van de in
komsten. De contributie is sinds 1991 niet meer gewijzigd.
Wel zijn er de laatste tijd nieuwe activiteiten ontplooid. Om
hiervoor voorzieningen te vinden, ligt er een nieuw voorstel
met betrekking tot de contributie voor. Binnen de nieuwe
opzet zal uitgegaan worden van drie categorieën.
De wijziging wordt met het stilzwijgen van de vergadering
goedgekeurd. Het bestuur merkt bij monde van Chris
Streefkerk op dat het ambitieniveau van de vereniging
hierdoor beter waargemaakt zal kunnen worden.
6. Wijzigingsvoorstel Huishoudelijk Reglement
Het huishoudelijk reglement vloeit voort uit de statuten van
de vereniging die al eerder zijn goedgekeurd. Het huishou
delijk reglement wordt ongewijzigd vastgesteld.
7Redactiestatuut
Het eerste concept van het redactiestatuut dat in de vorige
ledenvergadering aan de leden werd voorgelegd, is enigszins
gewijzigd. Dit nieuwe statuut wordt vastgesteld.
7 bis Mededelingen
- Het initiatief om te komen tot een federatie voor de
archiefinstellingen werd reeds op 10 april behandeld. Dit
initiatief sluit aan bij het koepelonderzoek van OC&W
De KVAN kan binnen het archiefwezen niet de koepel
vormen. Het strookt niet met de richtlijnen van de vereni
ging; wel dient de KVAN te participeren. De koepel zal
bestaan uit een federatie van instellingen en verenigingen.
De KVAN is een van de deelnemers en neemt tevens het
voortouw voor de eerste bijeenkomst. Deze bijeenkomst zal
plaatsvinden op 3 december om 15.00 uur in Hotel des
Indes te Den Haag onder aanwezigheid van RAD, KALO,
NVBA, LOPAI, CANnet en SOD. Ministerie OC&W is
slechts waarnemer. Op dit moment kan door het bestuur
verder niets medegedeeld worden. De federatie zal zich
moeten bewijzen door het aanbieden van produkten waar
vraag naar is.
Ten aanzien van de federatie heeft de heer Keverling Buis
man enige opmerkingen. Hij meent dat de KVAN volgens
nieuwe voorstel slechts een onderdeel wordt van de federatie.
Men probeert het archiefwezen terug te brengen onder één
noemer en daarmee een eind aan te maken aan de fragmen
tatie die in de jaren '70 werd ingezet. Het teruglopend
ledenaantal is volgens hem een zorgelijk signaal. Hij wil
daarom duidelijke argumenten voor de federatie.
De voorzitter stelt dat het bestuur de zorg deelt over de
versplintering, maar meent dat de federatie juist weer
eenheid kan creëren. De KVAN zal niet opgaan in federatie,
maar met een zelfbewuste houding de federatie ingaan. De
individuele taken van de vereniging worden niet overgedra
gen.
De heer Keverling Buisman vraagt zich tevens af of de
KVAN spreekbuis is naar het ministerie. De voorzitter
meent dat ook KALO en RAD spreekbuis zijn. OC&W is
hierdoor een weinig teleurgesteld, omdat er altijd diensten
blijven die zelfstandig naar het ministerie zullen functione
ren.
De heer Van Albada is erg verheugd over het initiatief en
ziet de federatie als een goede ontmoetingsplaats. Hij mist
echter Archiefschool, Raad voor Cultuur en restauratoren in
het overleg. Ze dienen niet per se deel te nemen maar wel
uitgenodigd te worden voor initiatief. Hij is bang voor 'boze
stiefmoeder-effect'. Naar aanleiding hiervan merkt de
voorzitter op dat de Archiefschool vooralsnog niet op de
trein is gesprongen. Op dit moment wordt de samenwerking
tussen Archiefschool en KVAN ook nog onderzocht. De
restauratoren zullen mogelijk op termijn vertegenwoordigd
worden door KVAN. Er ligt een initiatief voor tot sectievor
ming van deze restauratoren. De Raad voor Cultuur is niet
als deelnemer overwogen; de Raad geeft wel advies. De
voorzitter hoort graag suggesties van eventuele andere
organisaties die uitgenodigd dienen te worden.
Mevrouw Giebels vraagt zich af of de KVAN naast de
federatie bestaansrecht heeft. Voor de specifieke deelvelden
kunnen dan eigen opleidingen ontwikkeld worden. Me
vrouw Giebels pleit voor opheffing. De voorzitter bestrijdt
dit. De KVAN is beroepsvereniging en dient te blijven
bestaan vanwege haar specifieke taken. Ook op lange ter
mijn heeft de vereniging bijvoorbeeld door de Almanak op
Internet bestaansrecht.
Voorts vraagt mevrouw Giebels zich af of er gekeken is naar
andere modellen omtrent federaties in het cultuurveld. Ze
wijst daarbij naar musea. De voorzitter stelt dat de archief
wet een dwingend karakter oplegt aan het model voor het
archiefwezen. Mevrouw Van Willinge riposteert dat
CANnet en NVBA buiten archiefwet vallen. Streefkerk
antwoordt hierop dat er inderdaad deelnemers zijn die bui
ten openbaar archiefwezen vallen; echter, de deelnemers uit
het openbaar archiefwezen - en daarmee ook het model
waarbinnen zij plaats zullen nemen - worden geleid door de
archiefwet.
- De Code of Ethics wordt met vreugde aangekondigd.
Sinds 1990 heeft de ICA (sectie SPA) getracht te komen tot
een beroepscode voor archivarissen. Vanuit Nederland heeft
mevrouw Yvonne Bos-Rops hier veel werk ingestoken. Een
en ander is nu in stroomversnelling terecht gekomen. In
december 1996 werd de code in het engels vastgesteld.
Intussen is deze vertaald; op het congres te Edinburgh werd
met veel trots gewag gemaakt van de vertaling. Mevrouw
Bos-Rops heeft zich samen met haar Vlaamse collega even
eens bezig gehouden met vertaling. Bij de ledenvergadering
voorjaar 1998 zal de code voorgelegd worden ter goedkeu
ring.
- Op 3 december (14.00 uur) zal op het Gemeentearchief te
Schiedam een evaluatie van de eerste jaargang Archievenblad
plaatsvinden. Er is een fax van Laurens Priester binnengeko
men die allen oproept tot meedenken over voortgang van
het blad.
- Er is bij het bestuur een voorstel binnengekomen tot
oprichting van een sectie Particuliere Archieven. Janny
Steenhuis heeft namens de initiatiefgroep een brief rond
gestuurd; er is echter nog niet definitief besloten tot op
richting. De sectie i.o. is een initiatief van onder anderen Len
Winkelman (NEHA) en Janny Steenhuis. De sectie wil
mensen bijeenbrengen die betrokken zijn bij historische
bedrijfsarchieven en andere particuliere archieven; de sectie
wil een forumfunctie bieden voor de beheerders van dergelij
ke archieven en hun deskundigheid bevorderen. Op dit
moment worden achterban en relatiebeheerders van de
rijksarchieven benaderd. Reactie uit het veld wordt op korte
termijn geëvalueerd. De volgende ledenvergadering zal er
dan een voorstel komen tot oprichting.
8. Sluiting
De voorzitter sluit om 11.30 de vergadering. Spoorslags
wordt overgegaan naar de studiedagen.
De presentielijst werd getekend door 92 personen.
In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststel
ling van selectielijsten (art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit
1995) ligt de conceptselectielijst betreffende de Nationale
Ombudsman, opgemaakt ten behoeve van de selectie van de
administratieve neerslag van het handelen op het beleidster
rein van de Nationale Ombudsman vanaf 23 januari 1998
