Archiefnieuws
Werk samen met automatiseerders en stel je daarin
niet te formeel-wettelijk op: mede door het taalver
schil tussen de heide disciplines kan dat irritatie op
wekken bij automatiseerders
22
Nieuwe medewerker Bureau KVAN
ag
mging van Archivarissen in Nederland
Alle Friese gemeenten
Na deze geslaagde proef was de derde stap: met dit resultaat
de overige gemeenten zien te bereiken. Daartoe belegde de
Friese archiefinspectie in samenwerking met de afdeling
Fryslan van de Vereniging van Coördinatoren Informatie
voorziening en Automatisering in Nederlandse Gemeenten
(de VIAG) een bijeenkomst in het Provinciehuis te Leeuwar
den. Behalve de I&A- coördinatoren en de post- en archief-
medewerkers van de Friese gemeenten waren ook de Friese
gemeente- en streekarchivarissen uitgenodigd. De opkomst
was groot, de reactie op de inleiding van De Vries over zijn
ervaringen in Wymbritseradiel was heel positief. Ter
bijeenkomst werd een werkgroep opgericht van automati
seerders, medewerkers Documentaire Informatievoorziening
(DIV-ers) en archivarissen, die momenteel het vervolg
voorbereidt. De enquête zal worden uitgebreid naar alle
Friese gemeenten, in eerste instantie in vereenvoudigde
vorm. Waarschijnlijk zullen er vaak dezelfde applicaties
worden aangetroffen met een langdurige/permanente
bewaartermijn, zodat een gezamenlijke oplossing voor de
Friese gemeenten voor de hand ligt. Tenslotte kunnen
concrete voorstellen aan de Vereniging van Friese gemeen
tesecretarissen worden gedaan voor bewaring van deze
bestanden.
Praktische tips
Het betoog van De Vries illustreerde hoe je via een beschei
den begin tenslotte toch tot grote eindresultaten kunt
komen. Zijn tips voor de praktijk zijn: vergroot eerst je eigen
kennis, stel je doelen niet te hoog en beperk je in eerste
instantie tot het onder de aandacht brengen van de proble
matiek. Treed in het begin niet teveel in detail, werk samen
met automatiseerders en stel je daarin niet te formeel-
wettelijk op: mede door het taalverschil tussen de beide
disciplines kan dat irritatie opwekken bij automatiseerders.
Tenslotte: houd via inspectieverslagen en via voorlichtende
bijeenkomsten het management op de hoogte.
Randstedelijke aanpak
Gerard Kuijpers was in de periode mei 1996-maart 1998
projectmedewerker bij het veelomvattende Randstedelijk
MLG-project (RMP) van de provincies Noord- en Zuid-
Holland en Utrecht. Naast een opleiding Informatiekunde
volgde hij de Archiefschool. Het project startte op initiatief
van de drie provinciale archiefinspecteurs in opdracht van de
drie Directieraden. De hoofdvraagstelling was: voeren de
randstedelijke provincies een doelmatig beheer van digitale
archieven en voldoen ze daarmee aan de Archiefwet? Zo nee,
welke praktische maatregelen kunnen dan genomen worden
om dit te verbeteren? Daarnaast had het project als doel het
op gang brengen van een digitaal archiveringsbewustzijn.
De projectbegeleiding was in handen van een Stuurgroep
waarin naast de provinciale archiefinspecteurs per provincie een
vertegenwoordiger van het Interprovinciaal Overleg-Informat-
iserings Overleg Groep (IPO/IOG) zitting had. De nauwe sa
menwerking van de twee vakdisciplines binnen de Stuurgroep
vormde al een begin van de gewenste bewustzijnsverandering.
Situatie weinig rooskleurig
Het project startte met een inventarisatie van bij de drie
provincies aanwezige MLG's volgens het landelijke formu
lier. Daaraan werd nog een eigen formulier toegevoegd dat
specifiek inging op de rol van een digitaal archief binnen een
provinciaal werkproces en op
de relatie tussen papieren en
digitale gegevensbestanden -
twee stokpaardjes van het
RMP. De inventarisatie kon
in korte tijd worden afge
rond door, via de Directie
raden, de bureauhoofden
verantwoordelijk te stellen
voor een juiste invulling van de formulieren. In de praktijk
beperkte de inventarisatie zich tot databases in verschillende
vormen. Andere aspecten van de MLG-problematiek, zoals
tekstverwerking, digitale faxen en e-mail werden nog niet
meegenomen. Het resultaat: ongeveer 3% van de gevonden
databases bleek gegevens te bevatten die permanent be
waard moeten worden. Daarnaast moet 52% van de gevonden
MLG's weliswaar niet permanent, maar wel langdurig bewaard
blijven. Volgens de provinciale selectielijst is dat 2 tot 50 jaar.
De aangetroffen beheerssituatie van de MLG's bleek bij geen
van de drie provincies rooskleurig. Er ontbrak een algemeen,
gericht, conversie- en migratiebeleid, er bestonden geen
maatregelen in verband met de bewaring gedurende
wettelijke termijnen van digitale gegevens en het beheer van
digitale archieven bleek organisatorisch sterk versnipperd.
Centrale overzichten ontbraken en de post- en archiefmede
werkers waren niet vanuit hun kennis betrokken bij het
digitaal archiefbeheer. Bij ongewijzigd beleid zullen er dus in
meer dan de helft van de gevallen permanent of langdurig te
bewaren belangrijke digitale gegevens verloren gaan.
Pilot als test
Vervolgens ontwikkelde het RMP door middel van een pilot
op het terrein van de milieuvergunning-verlening een
In het gekleurde katern van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland wor
den berichten opgenomen die de vereniging onder de aandacht van leden en vakgenoten wil
brengen.
Berichten voor dit katern kunt u zenden aan het Bureau van de Koninklijke VAN, Postbus
11645, 2502 AP Den Haag; faxen kan ook: 070-382 57 90. De deadline voor aan te leveren
kopij is de vijfde van de maand voor het Archievenblad, dat in het begin van de daaropvolgende
maand verschijnt.
Vanaf 1 februari 1998 ben ik, drs Marieke de Haan, werk
zaam op het Bureau van de KVAN. Voor archivarissen met
wortels in de historische wereld is mijn naam wellicht geen
onbekende. Ter kennismaking met de leden van de KVAN
hieronder wat informatie over mijzelf.
Aan de Universiteit van Amsterdam heb ik sociale en eco
nomische geschiedenis gestudeerd. De studie werd pas
levendig als theoretische kennis werd gecombineerd met het
'echte' onderzoek in de archieven in Amsterdam en omge
ving. Na mijn studie moesten er keuzes gemaakt worden. In
eerste instantie koos ik voor praktisch werk bij interessante
werkgevers. Uiteindelijk was (en is) mijn belangstelling voor
geschiedenis groter en koos ik voor het secretariaat van
Stichting Historisch Platform, een landelijke organisatie voor
historici en mede-uitgever van het Historisch Nieuwsblad.
Mijn werk bestond uit secretariële ondersteuning van
bestuur en het verzorgen van public relations voor de organi
satie. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor de coördinatie
van studiedagen, lezingen en cursussen. Met mijn ervaring
wil ik graag een bijdrage leveren aan een goede interne
organisatie van de KVAN en aan de profilering van de
KVAN naar buiten.
Ik hoop u eens persoonlijk te ontmoeten, maar de meeste
leden van de KVAN zullen mij vooral leren kennen als 'de
stem van het Bureau', tel. KVAN: 070-347 86 56.
drs Marieke de Haan
De voorjaarsledenvergadering en de studiemiddag van de
KVAN zal plaatsvinden in het zalencomplex van het Cen
traal Station te Den Haag op donderdag 23 april 1998. U
wordt allen van harte uitgenodigd om hierbij aanwezig te
zijn.
Agenda onder voorbehoud voor de Voorjaarsledenvergade
ring van de KVAN (de begeleidende stukken worden in het
volgende nummer van het Archievenblad gepubliceerd) op 23
april 1998, 11.00 - 12.15 uur.
1Opening
2. Mededelingen voorzitter
3. Jaarrede voorzitter
4. Notulen ledenvergadering 20 november 1997 (zie
elders op deze groene pagina's)
5. Financiën
6. Instelling nieuwe kascommissie
7. Samenstelling bestuur
8. Voortgang federatie
9- Voorstel tot oprichting van de Sectie Particuliere
Archieven (SPArc)
10. Ethische Code
11. Wat verder ter tafel komt en Rondvraag
12. Sluiting
De studiemiddag zal worden georganiseerd in samenwerking
met het Genootschap voor de Geschiedenis der Genees
kunde, Wiskunde, Natuurwetenschappen en Techniek
(GeWiNa). Het thema van de studiemiddag is het belang
van wetenschapsarchieven én materiaal dat betrekking heeft
op GeWiNa-vakken dat berust in 'gewone' archieven en
door vernietiging verloren dreigt te gaan. Sprekers zijn
prof.dr. E.S. Houwaart, hoogleraar medische geschiedenis
aan de Vrije Universiteit Amsterdam, mevrouw drs. P.J.M.
Velthuys-Bechthold, werkzaam bij het Rijksarchief in
Noord-Holland en dr. H. van Zon, universitair docent
geschiedenis aan de Rijksuniversiteit Groningen. De heer
Houwaart spreekt over ziekenhuisarchieven. Mevrouw
Velthuys onderstreept het belang van goede bewaring en
inventarisatie van archieven van wetenschappers. De heer
Van Zon spreekt over de beperking van onderzoek naar
milieuwetgeving door vernietiging van bronnenmateriaal.
Programma
10.30 - 11.00 ontvangst met koffie
11.00-12.15 ledenvergadering KVAN
12.15 - 13.30 lunch
13.30 - 13.45 opening dagvoorzitter dr. E. Homburg
13.45 - 14.30 voordracht prof.dr. E.S. Houwaart
14.30 - 15.15 voordracht raw. drs. P.J.M. Velthuys-
Bechthold
