'fm
Art C
Een
digitale doe-bijeenkomst
Door Marianne Loef
/fg».
NSERVATIÖN
CONSERVEREN
RESTAUREREN
ADVISEREN
ale
digitale
duurzaamheid
digitale duurzaamheid
21
pelijk tot verlies van informatie. Juist
vanwege die actieve opstelling zou bij
digitale informatie niet van conserve
ren maar van preserveren gesproken
moeten worden. Preserveren, zo luidt
de belangrijkste conclusie van het
deelonderzoek, houdt hoe dan ook
kopiëren in.
Juridische rariteiten...
Daarmee komen we echter op een der
de probleem. De KB heeft een wette
lijke preserveringstaak, maar mist de
juridische mogelijkheden om die taak,
in het algemeen belang, uit te kunnen
voeren. De Auteurswet, het Reprobe
sluit en de Databankrichtlijn geven
onvoldoende mogelijkheden om in
formatie te kopiëren en de vervaardig
de kopie vervolgens beschikbaar te
stellen. De Wet op naburige rechten
en de persoonlijkheidsrechten geven
auteurs gereedschap om verzet aan te
tekenen tegen kopiëren van hun
producten en tegen het aanbrengen
van wijzigen in hun werk. De enige
mogelijkheid om de preserveringstaak
op dit ogenblik uit te kunnen voeren is
door met auteurs en uitgevers afzon
derlijke contracten te sluiten over
kopieermogelijkheden ten behoeve van
preservering. Op dit ogenblik is dit
ook de werkwijze die de KB bij de
proefprojecten hanteert, maar het is
voor de toekomst een weinig efficiënte
manier om het erfgoed veilig te stellen.
De reacties van enkele bibliothecaris
sen waren uitzonderlijk nuchter.
Volgens Van Drimmelen, directeur
van de KB, kan deze problematiek niet
louter juridisch worden bekeken. Het
preserveren van de digitale informatie
staat zijns inziens gelijk met het
verdoeken van een schilderij. Daarbij
blijft de afbeelding bestaan maar de
drager wordt vervangen. In de
nuchterheid wordt hij bijgestaan door
zijn Amsterdamse collega Verhagen
die de discussie rondom de juridische
beperkingen een hoog rariteitengehal
te vindt hebben. Hij is ervan overtuigd
dat 99% van de auteurs geen bezwaar
zal aantekenen tegen kopiëren van de
informatie als dit nodig is om de
informatie te behouden.
Het symposium legde op duidelijke
wijze de complexe problematiek
rondom preservering van digitale
informatie bloot. Het rapport Auteurs
rechtelijke aspecten van elektronische
publicaties verschijnt in de maand
maart. Meer informatie over deze
problematiek is te vinden op de
website van de European Commission
on Preservation and Access,
www.knaw.nl/ecpa/ Tevens is mede
door deze commissie de video Into the
Future, on the Preservation of Knowledge
in the Electronic Age geproduceerd
waarin het sluipende gevaar van in
formatieverlies zichtbaar wordt
gemaakt. a
i
1'B.KON WILHELMINAHAVEN ZZ 19
§§3134 KG VLAARDINGEN
^TELEFOON 010 234 02 91
06 529 758 79
06 539 468 40
06 514 048 48
IStELEFAX 010 460 34 37
iK.v.K. ROTTERDAM 190851
POif iCOCN VAN PC A»
ZAT ER OA G
C/lNU&ê
MC/
Hoe voer je een effectief MLG-beleid, waarmee
begin je, wat zijn de valkuilen? Met deze prakti
sche vragen als uitgangspunt ging 12 januari de
Kring van Archivarissen in Noord-Holland de
tweede studie-ochtend in haar bestaan in.
Jack de Vries is inspectie-ambtenaar van de Provinciale
Archiefinspectie Fryslan, zoals Friesland tegenwoordig
officieel heet. Hij houdt zich bezig met digitale archivering
sinds 1994. Dat jaar inventariseerde hij Machine Leesbare
Gegevensbestanden (MLG's) bij de provincie Fryslan in het
kader van het toenmalige landelijke Project MLG's. Het feit
dat hij destijds stuitte op onbegrip bij menig automati
seerder van de provincie, zette hem aan het denken. Hij
besloot zich verder te gaan verdiepen in de problematiek, las
vakliteratuur, volgde de cursus aan de Archiefschool en
bestudeerde materiaal van het programmabureau Digitale
Duurzaamheid. Volgens hem is de eerste stap die een
archivaris moet zetten: zorg dat je beslagen ten ijs komt,
met als goede tweede: neem een proef.
De proef
In het geval van Fryslan koos hij voor de gemeente Wym-
britseradiel (hoofdplaats: Ijlst), waar zowel de chef Interne
Zaken als de afdeling Automatisering wilden meewerken.
Het doel van de proef was drieledig:
ervaring opdoen met toepassen MLG-enquêteformulier
via een overzicht van aan
wezige digitale archieven pro
blematiek in kaart brengen
een brug slaan tussen de
vakdisciplines archief en
automatisering.
Ze werden alledrie gehaald. Met behulp van het landelijke
formulier, ontworpen door het Gemeentearchief Amsterdam,
werden de in Wymbritseradiel aanwezige MLG's geïnventa
riseerd. Toepassing van de gemeentelijke selectielijst leverde
op dat 15% -in aantal twee van de aanwezige digitale
archieven- voor permanente bewaring in aanmerking
kwamen: WP-bestanden (die volgens landelijke ervaringen
niet in zijn geheel op papier staan) en het GBA-bestand. De
rest van de gevonden MLG's kon worden beschouwd als
hulpadministratie en was derhalve op termijn vernietigbaar.
naar een betrouwbare overheid, ook in het digitale tijdperk
English version
Even voorstellen...
Welkom op de site van het programma Digitale Duurzaamheid.
Digitale Duurzaamheid heeft tot doel een duurzame
toegankelijkheid en beschikbaarheid van digitale
overheidsdocumenten te waarborgen en zo te verzekeren dat de
overheid ook in het digitale tijdperk betrouwbaar kan functioneren.
De archivering van e-mail
De invoering van e-mail roept allerlei vragen op. Het beïnvloedt
immers de wijze waarop een organisatie functioneert. Ook ten
aanzien van de archivering van e-mail leven er verschillende
vragen op. Moet het ook gearchiveerd worden? En zo ja, hoe kan
dat het best gedaan worden?
Onlangs heeft Digitale Duurzaamheid een bijeenkomst gehouden
waar soortgelijk vragen aan de orde kwamen Binnenkort hopen
wij daar een verslag van te publiceren Bezoekers van de
bijeenkomst krijgen deze automatisch toegestuurd.
Folder Digitale Duurzaamheid
Enige tijd geleden is een nieuwe inleidende folder over Digitale
Duurzaamheid verschenen. U kunt deze natuurlijk online bij ons
bestellen. Wellicht is het een goed idee om een aantal van deze
folders te bestellen. Zo kunt u anderen in uw organisatie,
bijvoorbeeld uw chef, ook het belang van een goede digitale
archivering onder de aandacht brengen
Wat kunnen wij voor u betekenen?
Wellicht kan het programmabureau met haar activiteiten ook wat
voor uw organisatie betekenen. Neem gerust kontakt met ons op!
De medewerkers van Digitale Duurzaamheid staat klaar om uw
vragen te beantwoorden Uiteraard kunt u ook eerst eens
rondsnuffelen op onze site. Er is een wegwijzer beschikbaar.
Advies juridische aspecten hew
Digitale Duurzaamheid heeft door de Landsadvocaat een
jurisprudentie-onderzoek laten verrichten naar juridische aspecten
van digitale documenten. Aan de orde komen onder andere
kwesties als de bewaarplicht en de bewijskracht van digitale
documenten. Het advies van de Landsadvocaat treft u op de
themapagina over juridische aspecten
Context versus meta data
Voor digitale duurzaamheid is informatie over de informatie van
groot belang. Bij velen bestaat verwarring over de begrippen zoals
context en meta-data. Contextgegevens hebben betrekking op de
(inhoud van) documenten en de organisatie die ze ontvangt,
meta data op de bestanden die de gegevens bevatten
Daarnaast bestaan ook beheersgegevens Deze verschaffen
informatie over het beheer van de documenten en maken het
mogelijk de relatie tussen document en bestand te leggen Meer
over deze begrippen treft u in onze begrippenlijst.
Vragen over bestandsformaten?
Wat is nu het meest geschikte bestandsformaat voor uw digitale
documenten? De proefregels geven u een concreet advies voor
diverse vormen informatie. Wilt u meer weten over de
verschillende bestandsformaten, dan kan de ofUsenet File
Formats FAQ u wellicht verder helpen. Uiteraard kunt u ook
kontakt met ons opnemen.
n of opmerkingen kunt u sturen aan info@digiduur aicliief.nl Laatste wijziging op 28/1/98.
102/2 MAART 1998
