Een gemeentearchivaris hoeft maar één bestuur
te overtuigen, een streekarchivaris een veelvoud
Men is nooit emotioneel over het archief,
alleen als het de deur uitgaat
7
en Lage Mierde trad uit en ging samen
met Reusel, evenals Oost-, West- en
Middelbeers wat opging in Oirschot.
Diessen raakte onder één paraplu met
Hilvarenbeek, Moergestel met
Oisterwijk. Van de oorspronkelijke elf
deelnemers bleven de volgende over:
Goirle (uitgebreid met het kerkdorp
Riel dat is afgescheiden van de
voormalige gemeente Alphen en Riel
en oorspronkelijk tot 1811 tot de
heerlijkheid Hilvarenbeek behoorde),
Hilvarenbeek, Loon op Zand en
Oisterwijk. Voor de gebruikers van een
archief is een dergelijke operatie altijd
heerlijk ingewikkeld.
De versmalling van het financiële
draagvlak van de gemeenschappelijke
regeling betekende het einde van het
Streekarchief. Reijnders: "Het Streek-
archivariaat, gestart in 1963, is in de
loop der jaren gegroeid en herhaal
delijk van samenstelling veranderd. De
laatste herziening van de gemeen
schappelijke regeling is van 1989-
Toen traden bij een herschikking van
gewesten Haaren, Esch en Helvoirt
uit, terwijl Oost-, West- en Middel
beers en waterschap de Zandleij er
bijkwamen. Vier jaar geleden werd het
een streekarchief met een centraal
depot in Oisterwijk." Per 1 juli 1997 is
Het Kwartier van Oisterwijk opgehe
ven en zijn de vier overgebleven
zelfstandige gemeenten dienstverle
ningsovereenkomsten aangegaan met
het Gemeentearchief Tilburg. Geen
integratie dus van de afzonderlijke
diensten, zoals in enkele grote steden
tussen het Rijksarchief en een of meer
gemeentelijke archiefdiensten
(Utrecht, Groningen, Zeeland. Zie
R.L. Koops, Archievenblad december
1997), maar toch een opmerkelijke
vorm van intergemeentelijke samen
werking.
Financiële en praktische
consequenties
Voor het riante gebouw in Oisterwijk,
sinds 1993 in gebruik, is destijds een
lening afgesloten; ook die gaat mee
over naar Tilburg. Reijnders: "Al het
personeel van de gemeenschappelijke
regeling is naar Tilburg gegaan. Alle
rechten en plichten die op het Streek
archief rustten, heeft Tilburg overge
nomen, onder beding van het sluiten
van een dienstverleningsovereenkomst
In de oorspronkelijk opzet was deze
zijn daar opgeslagen" licht Reijnders
toe. Tilburg wilde het gebouw in
Oisterwijk graag hebben, want het
depot in Tilburg raakt snel vol.
In een voorbereidende fase polste het
belast met btw omdat het een privaat
rechtelijke overeenkomst tussen
overheden is. Gelet op de taakuitoefe
ning heeft de belastinginspecteur
besloten af te zien van btw-heffing.
Het externe adviesbureau, dat bij de
voorbereiding in de arm was genomen,
Streekarchief alle omliggende archief
diensten - 'Langs Aa en Dommel',
Oosterhout, Heusden en Altena - om
voortzetting van de gemeenschappe
lijke regeling met andere deelnemers
te onderzoeken. De besturen haakten
echter om verschillende redenen af,
Streekarchief Oisterwijk: studiezaal opgeheven en afdeling Archiefbeheer van Gemeentearchief Tilburg ervoor
in de plaats (foto: Frans van Ameijde
heeft een desintegratieregeling vast
gesteld, die inhoudt dat de gemeenten
die zijn uitgetreden in vier jaren hun
bijdragen afbouwen naar nul."
De nieuwe samenwerking heeft enkele
praktische consequenties. Zo is de
studiezaal van het Streekarchief
Oisterwijk opgeheven. In het gebouw
is nu de afdeling Archiefbeheer van het
Gemeentearchief Tilburg gehuisvest.
Het kreeg er verder de beschikking
over een tweede depot. In Tilburg zijn
de geïnventariseerde archieven van alle
deelnemende gemeenten opgeslagen,
in Oisterwijk de nog te bewerken
archieven. "De dienstverlening is
geconcentreerd in Tilburg. Alle archie
ven die door het publiek opgevraagd
kunnen worden en toegankelijk zijn,
zodat, aldus Reijnders, in zijn ogen het
beste alternatief overbleef en dat was
fusie met Tilburg. Van den Heuvel is
tevreden over de uitkomst: "Een
streekarchivaris heeft het in feite veel
moeilijker dan een gemeentearchivaris.
Een gemeentearchivaris hoeft maar één
bestuur te overtuigen, een streekarchi
varis een veelvoud." Ook Reijnders is
over de huidige samenwerkingsvorm te
spreken: "Persoonlijk vind ik deze
vorm de sterkste, zelfs bijna ideaal. Op
het moment dat je een gemeentelijke
organisatie bent, heb je directe lijnen
met bestuurders en politiek. Veel
sneller is dan duidelijk welke zaken
kunnen, met het budget dat je hebt.
Gemeenschappelijke regelingen staan
verder van bestuurders af, ik had in
mijn vorige functie te maken met elf
bestuurders die elk individuele
gemeentelijke belangen moesten
dienen."
Waarom Tilburg?
Bij Reijnders gaf de doorslag "dat ik
met de vier overgebleven gemeenten,
in een gebied van zo'n 85.000 inwo
ners, na vier jaren (afbouw van des-
integratiekosten) zou moeten voort-
ploeteren met de helft van het oude
draagvlak. De personeelslasten kunnen
niet omlaag, de formatieve bezetting
was al minimaal, de kapitaallasten van
het gebouw blijven hetzelfde, bezui
nigen is op geen enkele manier
mogelijk. Die vier gemeenten gaan na
vier jaren niet het dubbele betalen als
ze er precies hetzelfde voor terug
krijgen. De doorslag voor het bestuur
van het streekarchief is toch geweest
dat alle andere 'bruiden' afhaakten.
Alle diensten wraar wp mpp crpcnrnlppn
hebben, gaven te Kennen er mets voor
te voelen. De besprekingen vonden
plaats in een werkgroep die uit vier
gemeentesecretarissen, de archivarissen
van het gemeentearchief Tilburg en
het streekarchief en enkele juristen
bestond. Het draaide vooral om de
vraag welke organisatie de krachtigste
zou worden. Heel lang ging het over
een (lichte) gemeenschappelijke
regeling, een wens van enkele gemeen
ten vanwege de democratische
betrokkenheid. De effectiviteit daarvan
is in de werkgroep genuanceerd, op
termijn is het niet de krachtigste vorm
gebleken."
Het zogeheten 'Amersfoortse model'
was maar kort in beeld. In dat model
wordt de gemeentearchivaris van de
centrumgemeente door de gemeente
raden van de deelnemende gemeenten
benoemd als gemeentearchivaris van
die gemeenten. De archivaris is
verantwoording schuldig aan de
individuele gemeenten. Een ambtenaar
ter secretarie van de afzonderlijke
gemeenten werkt onder veranwoor-
delijkheid van die archivaris. Dat
model is volgens Reijnders wèl
bekeken maar vrij snel getorpedeerd.
"Het is voor ons een onpraktische
manier van werken wanneer je iedere
keer voor iedere stap naar een gemeen
te toe moet en bovendien is decentraal
werken buitengewoon ineffectief." En -
zuchtend- "men is nooit emotioneel
over het archief, alleen als het de deur
uitgaat." Dat laatste ondervond
onlangs nog het streekarchivariaat
'Langs Aa en Dommel' dat met ingang
van 1 januari 1998 en voorlopig voor
vijf jaar inwoont bij het Rijksarchief in
Den Bosch. De gemeente Boxtel voelt
niets voor centralisatie en is uitgetre
den; de Boxtelse archieven moeten hoe
dan ook binnen de gemeentegrenzen
blijven.
Een privaatrechtelijke
nvprppnknmst
Ook naar de zakelijke kant toe vindt
Reijnders het een goede vorm, "om de
doodeenvoudige reden dat alle partijen
precies weten hoe-waar-en-wat. Het is
gewoon oppakken en uitvoeren. Er
zitten geen adders onder het gras.
Tilburg weet wat er binnenkomt aan
bijdragen en weet wat het er mee moet
doen en omgekeerd. De gemeenten
hebben de zekerheid dat alle wettelijke
regeltjes worden uitgevoerd en hoeven
zich geen zorgen meer te maken over
depotcapaciteit etc.. Tilburg wilde
geen nieuwe gemeenschappelijke
regeling. Bovendien, het is scheef als je
kijkt naar de middelen die partijen
inbrengen, de stemverhoudingen
zouden niet zuiver zijn." Een uniforme
archiefverordening voor alle gemeen
ten is door de afzonderlijke raden
vastgesteld. De meterprijs is een
prikkel. Reijnders: "We hebben voor
iedere meter die binnenkomt een
vaste, geïndexeerde prijs. Wij accep
teren niets meer als het niet voldoet
aan de voorwaarden die in de over
eenkomst staan genoemd. Het
doorberekenen van kosten gaat ook
ingevoerd worden voor de gemeen
telijke afdelingen van Tilburg, evenals,
omgekeerd, het archief nu al moet
betalen voor diensten van informatie
en automatisering. Extra werk kan
wel, maar daar staat een prijs tegen
over." Voor extra meters wordt 213,-
per strekkende meter (prijspeil 1997)
in rekening gebracht, voorzover het
een archief in goede, geordende en
toegankelijke staat betreft.
Van den Heuvel: "In het overleg met
Tilburg wees de burgemeester een
samenwerking onder de WGR van de
hand; Brokx wilde per se géén ge
meenschappelijke regeling. Uiteinde
lijk rolde er een dienstverleningsover
eenkomst uit. Ik vermoed dat de
nasleep van de WGR-kwestie, waar
ook het streekgewest Midden-Brabant,
met Tilburg als centrumgemeente,
mee te maken heeft gehad, hierin een
rol heeft gespeeld. Een dienstverle
ningsovereenkomst ligt niet direct
voor de hand omdat btw verschuldigd
is, maar in dit geval verleende de be
lastinginspecteur vrijstelling. Voor de
aanpesloren eemeenren verandert er
zaKeiijK gezien mets, er woraen de
zelfde faciliteiten geboden als vroeger.
Wel is de controle op de uitgaven an
ders komen te liggen dan onder de
WGR, waar je direct te maken hebt
met een bestuursvertegenwoordiging.
Maar daar zijn goede afspraken over te
ma-ken. Wat de archiefzorg betreft
zijn de betrokkenen er niet op
achteruit gegaan."
Weinig verschil voor bezoekers
Geldt dat laatse ook voor bezoekers?
Van den Heuvel vermeldt een onder
zoek onder bezoekers waaruit is geble
ken dat 90 van de Oisterwijkse
bezoekers ook al regelmatig in Tilburg
kwam. "Bezoekers maakt het dus niet
zoveel uit. Oisterwijk had overigens
een prachtige studiezaal, maar die kan
ook voor andere doeleinden aange
wend worden." Reijnders vindt wel dat
de gevolgen voor de dienstverlening
101/1 januari/februari 1998
