Woorden
schieten
mij te kort, vooral
als het er maar
driehonderd zijn
Voorheen
Mensen
Inter
actief
GEMEENTEARCHIEF
AMSTERDAHH
28
Zonder grenzen
Het wordt stil op straat
29
Maandag, 15 december 1997,
een gewone dag van Agathe S. Fris
Druk, druk, druk. Behalve tussen half negen en
negen, want dan drinkt de afdeling Inspectie van
het Gemeentearchief Amsterdam koffie. Tenmin
ste, degenen die in het hoofdgebouw zijn. Er moet
geld verdiend worden door de afdeling. Daarom
zitten zeker tien medewerkers op projecten om de
dynamische en semi-statische archieven van de
diensten in Amsterdam te registreren, te schonen
etc. Gelukkig bivakkeer ik bijna altijd in het
hoofdgebouw; ik doe inventarisatieklusjes.
Maandag is gewoonlijk niet mijn Gemeente-archief-dag.
Normaal gesproken behoor ik op die dag tot het korps
willoze klerken van PIVOT die niks liever doet dan zoveel
mogelijk archief weggooien en die de schuld krijgt van elk
door slordigheid of onwetendheid vernietigd archief. Zes jaar
lang bij PIVOT, zes jaar lang kritiek, gek word je ervan.
Genoeg daarover. Vandaag dus Gemeentearchief Amsterdam.
Vanmiddag heeft de Ondernemingsraad met bestuurder
Pieterse en haar adviseuse Fleurbaay overleg en daar ik lid
ben van de Ondernemingsraad (OR) enz. enz.... Maar eerst
het ochtendprogramma. Dat ziet er als volgt uit: een paar
uurtjes inventariseren van het archief van de Vereniging tot
Werkverschaffing van Hulpbehoevende Blinden en een
bespreking met Arend Stoop over de voortgang van zijn
inventarisatie van het archief van de afdeling Algemene
Zaken van de Secretarie. Afgelopen maanden heb ik een
bewerkingsplan Secretarie (1.5 km') opgesteld en ben gelijk
tot projectleider gebombardeerd. Mijn inventarisatie van de
Vereniging moet uitmonden in een "klassieke inventaris".
De klus (ongeveer tien meter archief) moet binnen, zeg, 180
uur geklaard zijn. Al onze werkzaamheden worden op het
uur gepland; soms heb je mazzel, soms blijk je terecht te zijn
gekomen in een wurgcontract. Ik heb nu geluk en kan
relaxed inventariseren.
De middag is dus voor de OR. Het is verbazingwekkend op
hoeveel punten je het oneens kunt zijn met de bestuurder
terwijl je wel hetzelfde doel voor ogen hebt, namelijk 'een
goed reilen en zeilen van de organisatie en tevreden perso
neel'. Bij de eerste vergaderingen wond ik me over alles op
en kwam met hartkloppingen naar buiten, waarna de colle
ga's op de kamer het zwaar te verduren kregen. Anderhalf
jaar later ben ik laconieker/lethargischer of doorzie het spel
gewoon (ik hoop het laatste).
Al maanden lang staat hoog op de agenda de invoering van
het tijdregistratiesysteem. In het eerste reglement daarop
werd het pauzeklokken ingevoerd. Of je nu binnen bleef of
naar buiten ging: er moest geklokt worden. Deed je het niet
of was je te laat, dan kreeg je twee uur strafpauze. Conster
natie onder het personeel en de OR in het geweer. Vanmid
dag krijgt de OR na lang en veelvuldig onderhandelen ein
delijk een aangepast reglement uitgereikt. De strafpauze is
eruit! Met als compromis natuurlijk dat het beschimpte
pauzeklokken wel blijft bestaan.
Andere heikele punten: de medewerkers weten nog steeds niet
hoeveel uren zij gespaard hebben. Kan je wel of niet op
vakantie. Dit komt volgens de bestuurder door het niet
functionerende systeem. Maart 1998 misschien? Nog één keer
laaien de emoties hoog op. Iedereen gilt door elkaar. Ook wil
de OR absoluut niet dat vaste formatieplaatsen door tijdelijke
krachten worden ingevuld. Toch gebeurt dit vrij regelmatig
waarbij de bestuurder met een enorme lading argumenten
komt. De OR kan vaak niet meer doen dan krachtig tegen
sputteren. Overigens is dit een bijzonder rustige en opbouwen
de vergadering die niet langer dan twee uur duurt.
Aan het eind van de dag vul ik drie werkbriefjes in:
3 uur Blinden-Penning, 1 uur Secretarie en 4 uur OR.
Reactie op Frank Hulst, Archievenblad 1997nr. 10
Inderdaad, er is iets moois gegroeid tussen bestuurders en
archivaris uit Vught en omstreken en het rijksarchief. Maar
anders dan Frank Hulst aanneemt vinden wij dat al dat
samengaan en samenwerken, ook tussen partners van
verschillende komaf, wel degelijk in het belang van het
archiefwezen is. Want voor wie werken wij?
Als het puntje bij het paaltje komt, toch uiteindelijk voor de
bezoekers. En anders dan sommige archivarissen nog steeds
schijnen te menen, denken die bezoekers niet ordelijk in
bestuurslagen als ze informatie zoeken. Ze vragen waar
bepaalde bestanden te vinden zijn of ze kijken daarvoor in
gidsen. Voor hèn speelt de vraag 'gemeentelijk' of'rijk'
nauwelijks een rol. Wij denken dat voor deze bezoekers ons
samengaan meer aantrekkelijke kanten heeft dan nadelen.
Maar er is nog een andere 'klant', onze opdrachtgever de
overheid. Zou de gemeentelijke overheid zich minder
betrokken voelen bij de zorg voor haar archieven, als het
beheer in samenwerking met een rijksinstelling gebeurt? Of
zou de provinciale overheid in zo'n samenwerking aanleiding
zien afstand te nemen? Wij denken van niet. Meer nog, wij
denken dat de beoogde samenwerking positief kan werken,
juist ook bij onze opdrachtgevers.
En voor het archiefwezen an sich? Laten we eens bekijken
hoe de recente samenwerkingsvormen ontstaan zijn. In alle
gevallen gaat het om vrijwillige initiatieven, genomen door
de archivarissen zelf. Uit oogpunt van het belang van beide
of alle partijen. Om een schaalvergroting te bereiken die het
draagvlak voor de eigen dienst vergroot. Om de enorme
investeringen waartoe de moderne informatiemaatschappij
ons dwingt te kunnen doen. Om te overleven kortom.
Hoezo territoriumdrift?
Frank Hulst pleit voor een nieuwe structuur van het open
baar archiefwezen. Daar is veel voor te zeggen. Maar of zijn
oplossing, het beperken van de archieftaak van het Rijk tot
inspectie en Algemeen Rijksarchief, wel zo'n goede is,
betwijfelen we. Kunnen gemeenten en provincie (overigens:
welke?), zelfs in een archief-minded provincie als Noord-
Brabant, samen een archieforganisatie in het leven roepen
die in staat is te realiseren waartoe de huidige Rijksar
chiefdienst, juist door zijn omvang, in staat is?
De ingeboren neiging om een eigen woongebied te verwerven,
in bezit te houden en te verdedigen, zouden wij juist willen
onderdrukken ten gunste van een open oog voor de moge
lijkheden onze klanten zo optimaal mogelijk van dienst te zijn.
Yvonne Bos Rien Wols
De redactie nodigt u uit te reageren op in het Archievenblad versche
nen artikelen. Reacties kunt u voortaan lezen in de nieuwe rubriek
Interactief. Plaatsing van uw inzending betekent niet automatisch
dat de redactie uw mening deelt; wel behoudt zij zich het recht voor
bijdragen in te korten of-met opgave van redenen- te weigeren.
Overpeinzingen na de studiedagen
De studiedagen 'Klant in beeld' werden afgesloten door een
neef van oom Piet. Zijn oom was archivaris bij 't Fabriek in
Eindhoven. Oom Piet vond dat hij als archivaris de flinter
dunne papieren zo goed moest opbergen dat ze niet meer
gebruikt zouden worden. Het neefje mocht als vakantie
hulpje zijn oom Piet daarbij helpen. Hij heeft dat uitstekend
gedaan; na de vakantie was er letterlijk niets meer te vinden.
De archivaris -we spreken over een ver achter ons liggende
tijd- was er voor de papieren. Er was geen klant in beeld. Als
er al een klant was, dan was het meestal de archivaris zelf of
een andere zonderling die samenzwerend met de archivaris
in die oude, stoffige rommel zat te neuzen.
De studiedagen werden geopend door een -ik noem hem
maar oom Futurum- zeer eigentijdse, neen een futuristische
persoon, afkomstig uit het wereldje van het Haagse parle
ment. Hij presenteerde met flair en met behulp van de meest
geavanceerde communicatiemiddelen de duizelingwekkende
mogelijkheden van de communicatieve en informatiewereld
van straks, over vijf jaren, over tien jaren. Ook van hem
begreep ik dat we onze gegevens goed moeten opbergen,
anders vinden we echt niets meer terug. De onzichtbare
klant is bij hem goed in beeld.
Het verschil tussen oom Piet en oom Futurum is dat oom
Piet papieren in zijn handen had, soort bij soort kon leggen,
de stapeltjes kon verleggen, gaatjes in de papieren prikken,
de papieren in mappen en dozen doen en ze fysiek opbergen.
Hij kreeg vuile handen bij zijn werk. Oom Futurum houdt
er brandschone handen bij. Hij denkt, hij drukt op knopjes,
hij laat zijn gegevens 'vertalen' in de cijfers 1 en 0. Hij sluit
het programma af en heeft het vertrouwen in de machine dat
alle gegevens goed opgeborgen zijn.
Gelukkig is het neefje van oom Piet niet te lang aan het
werk geweest op het archief van 't Fabriek. Dus ik reis af
naar Eindhoven en kan daar met toestemming van een
nieuwe oom Piet, de opvolger van de oude, nog de nodige
papieren inzien en bestuderen. Ik ben niet de enige die op
dat idee is gekomen. Het is druk op weg naar het archief.
Met een vulpen maak ik aantekeningen, laat een paar
kopieën maken, babbel wat met andere onderzoekers die ook
in de papieren aan het snuffelen zijn. Ik heb wat in handen,
tastbaar, voelbaar. Ik mag het verleden even vasthouden.
Daarna wordt het weer opgeborgen in de doos in afwachting
van een volgende klant. Ik ga tevreden naar huis.
Op mijn tocht naar het verleden van het parlement kom ik
oom Futurum niet tegen. Ik zit thuis stil in een hoekje voor
een beeldscherm. Ik bereis heel de wereld. Ik 'communiceer'
met vele mensen, instellingen en organisaties. Ongekende
mogelijkheden. Tijdens mijn zoektocht kijk ik even naar
101/1 januari/februari 1998
