23
hun instelling. Zij zullen geen archief verwerven of aanvaar
den wanneer dit de integriteit of het behoud van de documen
ten in gevaar zou brengen. Archivarissen dienen ertoe bij te
dragen dat deze archiefbescheiden in de meest geëigende
archiefbewaarplaats worden bewaard. Archivarissen dienen
mee te werken aan de teruggave van afgedwaalde archieven.
3. Archivarissen dienen de authenticiteit van documen
ten te beschermen gedurende hun bewerken, bewaring
en gebruik.
Archivarissen dienen er voor te zorgen dat de archivistische
waarde van archieven -met inbegrip van elektronische en
multimedia archieven- bij selectie, ordening, beschrijving,
bewaring en gebruik niet wordt geschaad. Steekproefsgewij
ze selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van
zorgvuldig vastgestelde werk
methoden en criteria. Het
vervangen van originele archief
bescheiden door andere gege
vensdragers dient te gebeuren
met inachtname van hun
wettelijke, intrinsieke en
informatieve waarde. De
gebruiker dient ingelicht te
worden wanneer niet-openbare
archiefbescheiden tijdelijk uit
een dossier zijn verwijderd.
4. Archivarissen dienen de
blijvende toegankelijkheid en
begrijpelijkheid van archief
materiaal te waarborgen.
Selectie ter bewaring of ter ver
nietiging door archivarissen dient
op de eerste plaats om een essen
tiële getuigenis te bewaren van de
activiteiten van de persoon of
instelling die het archief heeft
gevormd of de documenten
verzameld. Bij de selectie dient
ook rekening te worden gehouden
met veranderende onderzoeksbe-
hoeften. Archivarissen dienen zich
ervan bewust te zijn dat het verwerven van documenten van
twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook mogen zijn,
illegale handel in de hand kan werken. Archivarissen dienen
samen te werken met andere archivarissen en met opsporings
diensten voor de aanhouding en vervolging van personen die
verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.
5. Archivarissen dienen het omgaan met het archiefma
teriaal te documenteren en in staat te zijn daarover
rekenschap af te leggen.
Archivarissen dienen goede procedures gedurende de gehele
levensloop van archieven te bepleiten en samen met de
archiefvormers zich toe te leggen op nieuwe media en
praktijken voor informatiebeheer. Archivarissen dienen zich
niet alleen te bekommeren om het verwerven van bestaande
archieven, maar er ook voor te zorgen dat huidige informa-
tiebeheers- en archiefsystemen vanaf het begin procedures
bevatten om documenten van waarde te bewaren. In on
derhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke
personen of met archiefeigenaren, dienen archivarissen te
streven naar eerlijke beslissingen met inachtneming van -
indien van toepassing-: de bevoegdheid om archief over te
dragen, te schenken of te verkopen, financiële regelingen, de
planning van de bewerking, het auteursrecht en de voor
waarden voor openbaarheid. Zij dienen voortdurend aante
kening te houden van alle aanwinsten, conserverings- en
archiverings werkzaamheden.
6. Archivarissen dienen een zo
breed mogelijk gebruik van
archieven te bevorderen en
onpartijdig aan alle gebruikers
dienst te verlenen.
Archivarissen dienen op alle
archiefbestanden die hun zijn
toevertrouwd de nodige alge
mene en specifieke toegangen te
maken. Zij dienen een ieder
onpartijdig advies te verstrek
ken en de beschikbare middelen
aan te wenden om een even
wichtig pakket dienstverlening
te verschaffen. Archivarissen
zullen alle redelijke vragen over
de door hen bewaarde archief
bestanden hoffelijk en bereid
willig beantwoorden. Zij zullen
het optimale gebruik ervan
aanmoedigen, rekening hou
dend met het beleid van de
instelling, de goede bewaring
van het archief, wettelijke
bepalingen, de rechten van het
individu en de afspraken met de
schenkers. Beperkende bepalin
gen betreffende het raadplegen van de bestanden dienen aan
eventuele geïnteresseerden te worden verklaard en rechtvaar
dig te worden toegepast. Archivarissen dienen onredelijke
beperkingen van de openbaarheid en van het gebruik van
archief te ontmoedigen. Zij mogen echter duidelijk omschre
ven beperkingen van bepaalde duur voorstellen of aanvaar
den als een voorwaarde voor het verwerven van archief.
Archivarissen dienen alle afspraken die bij de acquisitie
werden gemaakt getrouw en onpartijdig na te komen en toe
te passen. Bij veranderde omstandigheden dienen zij
evenwel, in het belang van grotere openbaarheid, opnieuw
over de voorwaarden voor raadpleging te onderhandelen.
101/1 januari/februari 1998
