Archiefnieuws
22
Nieuws van de projectgroep A B S/A rcheion
Onderstaande tekst is de Nederlandstalige versie van de
Code of Ethics zoals die in september 1996 is aanvaard door
de Internationale Archiefraad en gepubliceerd werd in
International Council on Archives-Conseil International des
Archives. Bulletin, 1997, afl. 1, p. 23-25. De vertaling is het
resultaat van samenwerking tussen de sectie archief van de
Vlaamse Vereniging van Bibliothecarissen, Archivarissen en
Documentalisten (VVBAD) en de Koninklijke Vereniging
van Archivarissen in Nederland.
BEROEPSCODE VOOR ARCHIVARISSEN
INLEIDING
1. Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragsregels
vast te stellen voor een goede uitoefening van het beroep van
archivaris. De code dient om de
ze regels bij nieuwe leden van de
beroepsgroep te introduceren,
ervaren archivarissen te herinne
ren aan hun professionele verant
woordelijkheid en bij het publiek
vertrouwen te wekken in het
archiefvak.
2. Met de term archivaris wor
den in deze code al degenen
aangeduid die verantwoorde
lijkheid dragen voor het toe
zicht op en het behouden, be
werken en beheren van archie
ven.
3. Instellingen die archivarissen
in dienst hebben en archief
diensten dienen aangemoedigd
te worden om beleidslijnen te
formuleren en werkwijzen te
volgen die het toepassen van
deze code vergemakkelijken.
4. De bedoeling van deze code is
een kader te bieden als richt
snoer voor de leden van de
beroepsgroep en niet om spe
cifieke oplossingen te geven voor afzonderlijke problemen.
5. De grondbeginselen worden gevolgd door een commen
taar; beginselen en commentaar vormen tezamen de be
roepscode.
6. De werking van de code is afhankelijk van de bereidheid
van archiefdiensten en beroepsverenigingen om deze toe te
passen. Dat kan door middel van opleidingen en het vast
stellen van procedures om in gevallen van twijfel richting te
geven, om gedrag dat ingaat tegen de beroepsethiek te
onderzoeken en om, zo nodig, sancties toe te passen.
DE CODE
1. Archivarissen dienen de integriteit van het archief
materiaal te beschermen en zo te garanderen dat het
betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden blijft.
De voornaamste taak van archivarissen bestaat uit het bewaren
van de integriteit van de aan hun toevertrouwde archivalia. Bij
het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legi
tieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van
werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden
genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers.
De objectiviteit en de onpartijdigheid van archivarissen zijn een
maatstaf voor hun vakbekwaamheid. Zij dienen elke druk -van
wie of waar dan ook- te weerstaan om bewijsmateriaal te mani
puleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.
2. Archivarissen dienen het
archiefmateriaal op hun waar
de te schatten, te selecteren en
te bewaren in zijn historische,
wettelijke en administratieve
context en, onder handhaving
van het structuurbeginsel, de
oorspronkelijke samenhang
tussen de documenten te
bewaren en zichtbaar te
maken.
Archivarissen dienen te han
delen volgens de algemeen
aanvaarde archivistische prin
cipes en praktijk. Archivarissen
dienen hun plichten en taken te
vervullen overeenkomstig de
principes van de archivistiek
met betrekking tot de archief
vorming, de behandeling en de
bestemming van dynamisch en
semi-statisch archief -met inbe
grip van elektronische en multi
media archieven- de selectie en
de acquisitie tot permanente
bewaring, de beveiliging, de
bewaring en conservering en het
ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het
hun toevertrouwd archief. Archivarissen dienen de archief
bescheiden op een onpartijdige wijze te selecteren voor
bewaring of vernietiging op basis van een grondige kennis
van de eisen en van het acquisitiebeleid van de instelling
waaraan zij verbonden zijn. Archivarissen moeten de voor
bewaring geselecteerde archiefbescheiden zo spoedig als
mogelijk is gelet op de beschikbare middelen, ordenen en
beschrijven overeenkomstig archivistische principes (met
name het structuur- en bestemmingsbeginsel) en aanvaarde
normen. Archivarissen dienen archivalia te verwerven in
overeenstemming met de doelstellingen en middelen van
In het gekleurde katern van de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland worden
berichten opgenomen die de vereniging onder de aandacht van leden en vakgenoten wil brengen.
Berichten voor dit katern kunt u zenden naar het bureau van de Koninklijke VAN, Postbus
11645, 2502 AP Den Haag. Kopij die u vóór de 10e van de maand inlevert wordt geplaatst in het
Archievenblad dat in het begin van de daaropvolgende maand verschijnt.
S
S:
Sinds de Nieuwsbrief van augustus zijn er weer heel wat
ontwikkelingen met betrekking tot het project ABS/
Archeion te melden. Daarom opnieuw een Nieuwsbrief.
Uitbreiding samenwerking
Het samenwerkingsverband van Rijksarchiefdienst, de
archiefdiensten van de vier grootste gemeenten en de
gebruikersgroep ABS is inmiddels uitgebreid met 2 gemeen
ten: Leiden en Dordrecht. Deze deelname geeft een belang
rijke steun aan het project in deze ontwikkelfase. Voor de
samenstelling van de projectgroep en stuurgroep heeft dit
nog geen consequenties. Vanuit het gemeentearchief Den
Haag heeft Jan van Wandelen zitting genomen in de
projectgroep, zodat Flip Maarschalkerweerd zich volledig
kan richten op het voorzitterschap.
Naast de nieuwe deelname van Leiden en Dordrecht is er
inmiddels ook belangstelling getoond (uit binnen- en
buitenland) om het nieuwe systeem na oplevering aan te
schaffen. Er is dus duidelijk veel interesse, wat goede hoop
geeft op het realiseren van de achterliggende gedachte van
het project: te komen tot één archiefbeheersysteem voor de
Nederlandse archiefwereld.
De vorderingen
In de maand juli werden 2 workshops gehouden, waar de
wensen ten aanzien van de funktionaliteit werden besproken
en ook enkele procedures nog eens nader onder de loep
werden genomen. Het resultaat van deze bijeenkomsten
werd vastgelegd in het concept funktioneel ontwerp ABS/
Archeion. Hiermee is een nieuwe fase ingeluid, namelijk de
bouw van het systeem, waarmee ORIGIN inmiddels ver
gevorderd is. Een voorproefje van het systeem werd op 7
augustus aan de projectgroep getoond.
Wat de aanwezigen van deze presentatie met name opviel
was de grote verbetering die dit systeem biedt ten opzichte
van het oude Archeion, door het gebruik van Windows.
Verschillende modules kunnen nu tegelijkertijd worden
geactiveerd, waar vroeger vaak een ingewikkelde weg
gevolgd moest worden door de verschillende modules. Ook
hoeven er geen ingewikkelde dialogen meer gevolgd te
worden, zoals voorheen bijvoorbeeld nodig was bij de
registratie van aanwinsten in Archeion.
Eén van de meest praktische verbetering t.o.v. het oude
Archeion is dat de vindplaatsgegevens nu zo worden
geregistreerd, dat wijziging van vindplaats mogelijk is
zonder tussenkomst van Oracle-specialisten. Dit zal het werk
voor een groot aantal mensen een stuk veraangenamen.
Als alles volgens planning blijft lopen, zal het systeem half
maart 1998 worden opgeleverd. Het systeem kan natuurlijk
pas geaccepteerd en vervolgens geïmplementeerd worden,
nadat het uitgebreid getest is. Een plan voor de acceptatie
test wordt geschreven door Frans Smit (gemeentearchief
Amsterdam) en is op een haar na gereed. Er is een testperio
de van 6-8 weken gepland, die start op 1 april. Verwacht
wordt dat rond de zomervakantie van 1998 het definitieve
systeem zal worden opgeleverd en geaccepteerd. De inge
bruikname van het systeem bij de eerste deelnemende
instelling wordt rond oktober 1998 verwacht. Daarover
wordt u op de hoogte gehouden.
Er zal vanuit de projectgroep ABS/Archeion een implemen
tatiewerkgroep worden ingesteld, die de lokale implemen
taties (gemeenten en overige gebruikers) zal begeleiden en
ondersteunen. Let wel, niet uitvoeren. Voor de uitvoering
ervan dient iedere organisatie zelf te zorgen en project
groepen in te stellen. Zo zal bijvoorbeeld bij de Rijksarchief
dienst een landelijke projectgroep worden ingesteld, en per
Rijksarchief weer een aparte werkgroep voor de daadwerke
lijke uitvoering van de werkzaamheden rondom de invoering
in het betreffende Rijksarchief.
Informatieverstrekking
De projectgroep staat natuurlijk altijd open voor vragen en
opmerkingen. Het beste kunt U hiervoor rechtstreeks de
afgevaardigde van uw gebruikersgroep benaderen. Zie hiervoor
de lijst van projectgroepleden in de eerste nieuwsbrief. Nieuwe
funktionele eisen worden niet meer gehonoreerd in het project,
maar moeten in de toekomst in het na de implementatie te
starten gebruikersoverleg worden ingebracht.
