Een
mooi beroep verdient
een code
Door Yvonne Bos-Rops
Het ligt voor de hand dat de eerste
gedachten over een beroepscode
afkomstig zijn uit een land dat niet
gehinderd wordt door een lange
archieftraditie, namelijk de
Verenigde Staten van Amerika
20
21
'Een mooi beroep verdient een code'. Met deze
leuze ijverden Haagse gemeenteambtenaren voor
de invoering van een beroepscode. Het concept
daarvoor is sinds oktober jl. gereed. Zij zijn niet de
enigen die zich met dit onderwerp bezighouden.
De beroepscode is in de mode. Ook verpleegkun
digen, kinderleidsters en rooms-katholieke pastors
verdiepen zich er in. Archivarissen sluiten aan bij
de trend van de tijd. Sinds september 1996 hebben
ook wij een internationaal aanvaarde beroepscode.
De term 'beroepscode' wekt over het algemeen twee vragen
op, namelijk "wat moet ik me voorstellen bij zo'n code" en
"waar is dat goed voor?" In een beroepscode wordt de
vakethiek vastgelegd. Er bestaan verschillende omschrijvin
gen van dat begrip, waarvan die uit de Dictionary of Philoso
phy de meest toepasselijke is. "Vakethiek is het geheel van
normen waarvan een bepaalde groep heeft besloten dat ze
zich ernaar zal gedragen. Over deze normen moet overeen
stemming bestaan (tenminste onder de meer invloedrijke
leden van de groep) en ze blijken uiteindelijk hun autoriteit
te ontlenen aan het feit dat daaruit valt op te maken wat wel
gerechtvaardigd of geaccepteerd is bij het realiseren van de
doelstellingen van de groep en wat niet'. Over de normen in
het beroep van archivaris is in september 1996 die over
eenstemming bereikt in de General Assembly, de algemene
ledenvergadering van de Internationale Archiefraad. Aan het
tot standkomen ervan is heel wat vooraf gegaan.
Behoefte aan code
In de archiefwereld kwam het denken over een beroepscode
pas laat op gang. Verwonderlijk is dat niet. Het archiefvak
heeft zich namelijk vanaf het begin van de negentiende eeuw
geleidelijk ontwikkeld en in dat proces groeiden tegelijker
tijd de algemene principes en gewoonten. Dit is het best te
illustreren met de iedere archivaris wel bekende ontwikke
ling van het begrip openbaarheid van archieven. Van het
Franse principe (iedereen heeft het recht om alle archieven in
te zien), via het ministerieel reglement van 1823 (de archi
varis mag bij hem bekende en vertrouwde personen toegang
geven), de openstelling van de rijksarchieven bij de KB's van
1856 (de archivaris is bevoegd) en 1903 (hij is verplicht) naar
de bepaling zoals die sedert 1918 in de opeenvolgende
archiefwetten is te vinden: de archiefbescheiden in de
archiefbewaarplaatsen zijn, behoudens beperkingen bij de
overbrenging gesteld, openbaar.
Het ligt dan ook voor de hand dat de eerste gedachten over
een beroepscode afkomstig zijn uit een land dat niet gehin
derd wordt door een lange archieftraditie, namelijk de
Verenigde Staten van Amerika. Echter niet van de archiva
rissen zelf, maar uit de historische wereld. In 1939 al pleitte
de historicus Robert C. Blinkley voor een code, die als
richtsnoer zou kunnen dienen in zaken waarbij vrijheid van
informatie op gespannen voet staat met bescherming van de
privacy. Dat had toen weinig resultaat. Alleen de National
Archives gebruikten vanaf de jaren vijftig voor de eigen
medewerkers een code. Het heeft nog tot 1980 geduurd
voordat de Amerikaanse beroepsvereniging, de Society of
American Archivists, een code aannam. Opnieuw gaf een
historicus hier aanleiding toe. In 1968 beschuldigde profes
sor Francis L. Lowenheim de Roosevelt Library ervan dat
deze hem geen inzage gaf in bepaalde brieven; een staflid
wilde die zelf publiceren. Weliswaar pleitte het daarop
volgend onderzoek de Library vrij van schuld, maar de
schade die deze affaire had toegebracht aan het archiefwezen
was voor de vereniging de directe aanleiding voor het
instellen van een commissie om een code te ontwerpen. Ook
de tijd was er rijp voor: in de maatschappij was het denken
over vrijheid van informatie, bescherming van de persoon
lijke levenssfeer en copyright aan verandering onderhevig.2
De Amerikaanse code bevat onderwerpen uit de praktijk van
alledag. In elf artikelen wordt onder andere ingaan op
acquisitiepolitiek, de verhouding met schenkers van mate
riaal, de omgang met beperkt openbaar materiaal, privacy
bescherming, selectie, veiligheid, ordening, dienstverlening
aan onderzoekers, klachten over andere instellingen en het
eigen onderzoek.3
Verschil in karakter
Na de Amerikaanse code kwamen ook in andere (niet-
Europe-se) landen codes tot stand. Deze hadden een ander
karakter.'1 In Franstalig Canada (Quebec) bestaat de code uit
principiële uitspraken, gegroepeerd volgens de vier verplich
tingen van de archivaris, namelijk die tegenover de gemeen
schap, de gebruikers van archieven, het vak en de beroeps
vereniging. In deze code ligt het accent op de houding van
de archivaris; de tekst bevat geen voorschriften, aanbeve
lingen of praktische oplossingen. Australië koos voor een
vergelijkbare oplossing. Daar onderscheidde men verant
woordelijkheden tegenover het archiefmateriaal, de werk
gever, de schenkers en bewaargevers van archieven, de
gebruikers en andere archieven en collega's.
Jaren van voorbereiding
In dezelfde tijd kwamen problemen rondom toegankelijk
heid van archieven en privacybescherming op de agenda van
de Internationale Archiefraad (ICA). Het besluit om voor het
archiefwezen een internationale beroepscode te ontwerpen
werd in 1990 genomen binnen de sectie voor beroepsvere
nigingen van de Raad (ICA/SPA). Op een symposium dat de
SPA organiseerde tijdens het internationale archiefcongres in
Montreal (1992) was een ontwerpcode onderwerp van
bespreking. Deze was gebaseerd op een in 1991 aanvaard
werkdocument, samengesteld op basis van een analyse van
allerlei bestaande beroepscodes. In de jaren 1993-1994 werd
een verbeterd concept om commentaar gestuurd naar alle
gremia binnen de internationale archiefraad, alle beroeps
verenigingen en verwante instellingen. De opnieuw verbe
terde tekst, waarin alle opmerkingen waren verwerkt, werd
in 1994 aangeboden aan het bestuur van de ICA. Dat kon
zich aanvankelijk niet verenigen met de voorgelegde teksten.
De toenmalige voorzitter van de ICA, de nationale archivaris
van Canada Jean Pierre Wallot doorbrak daarop met de
voorzitter en vice-voorzitter van de SPA de impasse. De door
hen aangevulde en herordende tekst werd door het SPA-be-
stuur redactioneel bewerkt en aangenomen door het bestuur
(april 1996) en de algemene ledenvergadering (september
1996) van de ICA.
Standaardtekst voor hele beroepsgroep
De internationale code houdt het midden tussen een louter
praktijkgerichte tekst (want tussen de verschillende landen
bestaan toch aanmerkelijke verschillen in terminologie en in
de uitoefening van het vak) en een opsomming van verheven
principes. Het is de bedoeling dat archiefdiensten en
beroeps-verenigingen de code toepassen en dat gebeurt de
afgelopen twee jaren al op grote schaal. Tijdens de jaarlijkse
vergadering van nationale archivarissen en voorzitters van
beroepsverenigingen in september 1997 in Edinburgh,
meldden vertegenwoordigers uit een groot aantal landen
spontaan dat in hun land de internationale code was ver
taald, besproken, geadopteerd en/of gepubliceerd. Het
voordeel van de ICA-code is dat er nu voor alle archivarissen
ter wereld een tekst is die als standaard voor de hele beroeps
groep internationaal is geaccepteerd. Dat kan vooral een
steun in de rug geven aan collega's uit landen waar het
archiefvak nog niet zo ver ontwikkeld is als in bijvoorbeeld
de Verenigde Staten of West-Europa.
Hulp in grijs gebied
Maar wat is nu het nut van een code? Met name collega's uit
landen met een goed georganiseerd archiefwezen (zoals Neder
land) stellen deze vraag nog wel eens. De bestaande wetten en
regels blijken in de praktijk niet altijd voldoende houvast te
bieden. Een code is juist van belang bij kwesties waar normen
en waarden in het geding zijn. Iedereen kent wel van die
gevallen waarin alles wat je besluit onbevredigend is. Dat grijze
gebied tussen 'dit kan écht niet' en 'geen probleem, de
bestaande regels zijn toereikend en duidelijk'. Iemand vraagt
inzage in niet-openbare documenten uit goede persoonlijke
motieven. Maar er zijn anderen bij betrokken die recht hebben
op bescherming van hun privacy. Jij bent degene die de
ontheffing kan geven. Soms wordt er druk op je uitgeoefend.
Met de beroepscode heb je een objectieve, algemeen aanvaarde
meetlat. En dat kan het motiveren van je beslissing vergemak
kelijken. Of neem die subtiele druk om iets te doen voor een
belangrijk persoon. De gemeentesecretaris die stukken uitge
leend wil hebben naar het gemeentehuis. Zodat hij ze 's avonds
mee naar huis kan nemen voor zijn eigen onderzoek. De
vooraanstaande hoogleraar, met een uitgebreide kring relaties,
die tóch fotokopieën wil van stukken waarbij dat volgens de
regels niet mag - niet écht in slechte staat, maar op het randje.
Of de collega die de postzegels uit het negentiende eeuwse
archief (vernietigbaar toch, die enveloppen?) toevoegt aan zijn
privé-verzameling. Allemaal van die dingen die éigenlijk niet
kunnen. Maar hoe ga je er mee om als je er direct mee te
maken krijgt? En hoe help je de onderzoeker, wiens onder
werp erg dicht ligt bij je eigen favoriete onderzoeksterrein ligt?
En wat adviseer je je baas als je ontdekt dat de kwaliteit van
archiefbewerking door een bedrijf met relaties met voor jou
belangrijke personen, niet deugt? Een beroepscode met opmer
kingen over onpartijdigheid bij het verlenen van diensten en
over archivarissen die hun positie gebruiken om zichzelf of
anderen onbillijk te bevoordelen kan van pas komen.
Een beroepscode geeft niet in alle gevallen, waar wet- en
regelgeving tekort schieten, pasklare oplossingen. Maar het
kan wel helpen om de code dan nog eens door te lezen. Om
jezelf nog eens te herinneren aan datgene waar het in het
archiefvak eigenlijk om gaat. En om aan jonge collega's en
aan de buitenwereld duidelijk te maken waar de professie
voor staat. Ons vak is belangrijk genoeg voor een code.
101/1 januari/februari 1998
