Archieven
beweging
in
in
Jf
O
Qrq
Het is onmogelijk twee diensten in het
voorkantoorte integreren en het
6achterkantoor' ongemoeid te laten
Door R.L. Koops
?§JS£5fe
10
11
Samenwerkingsvormen tussen rijksarchievengemeentelijke
archiefdiensten en andere instellingen op het terrein van het
culturele erfgoed
f
De drang tot samenwerking binnen het Nederlandse archiefwezen wordt zowel van onder af, op provin
ciaal niveau, als van boven af, door het rijksbeleid, gestimuleerd. Ruimtenood over en weer en de wens te
komen tot een gemeenschappelijke en daarmee goedkopere oplossing blijken in enkele gevallen de directe
aanleiding te zijn.
Algemene tendensen
In de tijd gezien waren de provinciale
initiatieven er het eerst. De ruimte
nood van het Rijksarchief in Gronin
gen en het Gemeentearchief Gronin
gen en de wens vooral uit gemeentelijk
bestuurlijke hoek dit huisvestingspro
bleem gezamenlijk op te lossen vorm
den in 1992 het begin. Drie jaar later
volgde het Utrechtse initiatief tot
organisatorische integratie van het
Rijksarchief en het Gemeentearchief,
die al naast elkaar gehuisvest zijn. Ook
hier lag het initiatief in eerste instantie
bij de gemeente, in casu de burge
meester van Utrecht. De Rijksarchief
dienst steunde zowel het Groningse als
het Utrechtse initiatief, omdat deze
pasten in het in 1994 ingezette om
vormingsproces naar een meer extern
gerichte, publieksvriendelijke dienst
met de behoeften van de klant cen
traal. Daarna volgde alras instemming
en ondersteuning van het verantwoor
delijke ministerie van Onderwijs, Cul
tuur en Wetenschappen. Het streven
naar samenwerking tussen rijks- en
gemeentearchieven en ook met andere
potentiële partners op het terrein van
het culturele erfgoed kreeg mede hier
door een plaats in de in 1996 door
Staatssecretaris Nuis uitgebrachte
Cultuurnota 1997-2000 'Pantser of
ruggengraat':
In diverse steden en regio's wordt getracht
om de historische informatievoorziening te
verbeteren. Ik zal de komende periode
samenwerking en bundeling van gemeente-,
streek- en rijksarchieven in de regio's aan
moedigen. Ook bibliotheken en musea kun
nen daarbij worden betrokken. Aldus ivordt
ingespeeld op de behoefte van burgers aan
toegankelijke informatie over eigen stad en
streek en op de groeiende belangstelling voor
aantal stappen zetten om de archieven meer
te richten op hun gebruikers. 1Vaar mogelijk
zullen ook verbanden worden gelegd met
ander sectoren van de cultuur; ik denk aan
musea en bibliotheken. Ook tussen de archie
ven van verschillende bestuurslagen zal
nauwer moeten worden samengeiverkt. Op
die manier zal de positie van archieven
binnen de samenleving en als onderdeel van
Groninger model in het Cascadegebouw
waarneembare geschiedenis. Samenwerking
draagt bovendien bij aan de kwaliteit en de
doelmatigheid van het archiefbestel als ge
heel. In de komende jaren zullen in overleg
met vooral bestuurlijke partners verdere
mogelijkheden worden ontwikkeld, (hdstk
3: 'cultureel stadsleven'sub Archieven)
Daarnaast wil ik in de komende periode een
de culturele infrastructuur meer gestalte
krijgen. Ik ga ervan uit dat waar mogelijk
beleid ten behoeve van het archiefbestel als
een samenhangend geheel zal worden
uitgevoerd. De Rijksarchiefdienst vervult in
de uitvoering van dat beleid een vooraan
staande rol... (hfdstk 7, 'de toekomst van
het verleden')
Gescheiden diensten in
Groningen
Eind jaren tachtig werden het Rijks
archief in Groningen en her Gemeen
tearchief Groningen in toenemende
mate met ruimtenood geconfronteerd.
Toen de Rijksgebouwendienst van plan
bleek het Rijksarchief in een groot,
nieuw te ontwikkelen kantorencom
plex te huisvesten drong vooral de bur
gemeester erop aan ook het Gemeente
archief op die locatie onder te brengen.
Men besloot beide diensten gezamen
lijk te huisvesten maar organisatorisch
onafhankelijk te laten. Alleen het
'front', de receptie en studiezaal, wordt
gezamenlijk beheerd. Daarachter gaan
twee gescheiden diensten met ieder
een eigen 'kapitein' schuil. Een con
structie die al snel het 'Groninger
model' werd genoemd. Het leidende
idee was op deze manier naar elkaar
toe te groeien en gaandeweg meer te
integreren. De eerste maanden in het
nieuwe gebouw maken duidelijk dat
de doelstelling 'de burger beter te be
dienen' met een geïntegreerde dienst
verlening ruimschoots gehaald wordt.
Tegelijkertijd blijkt overduidelijk dat
het onmogelijk is twee diensten in het
'voorkantoor' te integreren en het
'achterkantoor' ongemoeid te laten.
Deze soms pijnlijke ervaringen leiden
ertoe dat druk naar volledige integratie
steeds groter wordt en daardoor ook
het probleem van 'twee kapiteins op
één schip' dwingender.
Eén kapitein in Utrecht
In de provincie Utrecht zijn sinds de
vroege jaren zeventig het Rijksarchief
en het Gemeentearchief als twee
volledig zelfstandige diensten in twee
aan elkaar grenzende gebou wen ge
huisvest. Alleen de hal is gemeen
schappelijk, voor het overige was alles
gescheiden. Een scheiding die, mede
door persoonlijke tegenstellingen uit
het verleden, ver doorwerkte in de
twee organisaties. Zelden werd er iets
gezamenlijk aangepakt. De vacature
van gemeentearchivaris eind 1994
maakte de weg vrij voor verandering.
In gezamenlijk overleg besloten de
Burgemeester van Utrecht en de
Algemene Rijksarchivaris dat de te
benoemen gemeentearchivaris tevens
fungerend rijksarchivaris zou zijn. Eén
kapitein op één schip! Deze nieuw
benoemde functionaris kreeg als
opdracht de diensten organisatorisch te
integreren. Het 'Utrechtse model' was
geboren. Hier speelde dringende ruim
tenood geen cruciale rol; doorslagge
vend was het inzicht bij de bestuurders
dat een geïntegreerde Utrechtse ar
chiefdienst zowel voor de burger als
voor de overheid meer kwaliteit en
kwantiteit voor hetzelfde geld zou
kunnen leveren. Als bestuursvorm
voor deze nieuwe dienst koos men
vooralsnog voor een overheidsorgaan
op basis van de Wet Gemeenschappe
lijke Regelingen. Het Utrechts Archief
wordt een openbaar lichaam met een
eigen rechtspersoonlijkheid. Het be
heer van de archieven en de exploitatie
van de gezamenlijke archiefbewaarplaats
wordt ingebracht. De bestuurlijke ver
antwoordelijkheid (de 'zorg') blijft op
een enkel punt na, zoals de benoeming
van de directeur en het aanwijzen van de
archiefbewaarplaats, bij de afzonderlijke
partners berusten. In het integratie
proces ruimden beide diensten al vele
tussenschotten op. Het ligt in de bedoe
ling dat per 1 januari 1998 het geïnte
greerde 'Utrechtse archief van start gaat.
Overigens is noch in Groningen, noch in
Utrecht de samenwerking of integratie
door bezuinigingsdrift ingegeven.
Rijksarchief in Limburg blijft
alleen
Niet alle pogingen tot samenwerking
te komen lukken. In Limburg bood
het Rijk de gemeente Maastricht aan
om het Gemeentearchief tegen een
bijdrage in de exploitatielasten in het
nieuwe en zeer ruim gehuisveste Rijks
archief in Limburg op te nemen. Het
gebrek aan enthousiasme van de kant
van de gemeentearchivaris, de macht
sstrijd tussen verschillende gemeente
lijke afdelingen en een lokkende in
vesteringssubsidie van een ander
ministerie ten behoeve van de bebou
wing van een lege plek in Maastricht,
brachten de Gemeente Maastricht tot
afwijzing van dit aanbod. Wel werd
gezamenlijke nieuwbouw van het
Gemeentearchief en de Gemeen
tebibliotheek mogelijk.
Lokale weerstanden in
Noord-Brabant
Nadat in het recente verleden een
hecht samenwerkingsverband of inte
gratie tussen het Gemeentearchief
's-Hertogenbosch en het Rijksarchief
in Noord-Brabant (nog) niet haalbaar
bleek, is in deze provincie intussen wel
besloten het Streekarchivariaat 'Langs
Aa en Dommel' in het Rijksarchief in
Noord-Brabant onder te brengen.
Door lokale weerstanden binnen het
Gemeentebestuur van Boxtel tegen
deze keuze heeft deze gemeente hier
om echter besloten uit dit streekarchi
variaat te stappen.
Sterke culturele positie in
Overijssel
4 november 1997 bracht het College
van Burgemeester en Wethouders van
Zwolle een intentieverklaring naar
buiten om te komen tot een integratie
van het Gemeentearchief met het
Rijksarchief in Overijssel. De bedoe
ling van deze integratie is ook hier de
doelmatigheid voor burger en overheid
van deze twee archiefdiensten te ver
groten. Door de verplaatsing naar de
100/10 DECEMBER 1997
