Vervroegde
overbrenging en
openbaarheid
Door Arnold den Teuling*)
Juridische
N
ft
8
stukken die in sommige gevallen nog geen
twee jaar oud zijn, zijn voor raadpleging door
historische onderzoekers en andere belangstel
lenden of belanghebbenden beschikbaar...
6
7
Onlangs werd het kabinetsarchief van de Commissaris van de Koningin in de provincie Groningen over de periode
1943-1996 overgebracht naar het Rijksarchief in Groningen. Een overbrenging die een nieuwe vorm van uitzonde
ring in de archiefwetgeving zou inluiden en niet zonder reden met enige feestelijkheid was omlijst.
Op de eerste plaats is dit de eerste overbrenging van een om
vangrijke hoeveelheid provinciale en rijksarchiefbescheiden
onder de werking van de Archiefwet 1995, die per 1 januari
1996 van kracht is. Onder de nieuwe wet is de termijn
daarvoor verkort van 50 tot 20 jaar (Archiefwet 1995
art. 12). Ten tweede zijn voor het eerst zeer recente stukken
van een kabinetsarchief overgebracht, en wel uit de periode
1943-1996. De wet maakt dit mogelijk als er naar het oor
deel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende
reden voor bestaat. (Archiefwet 1995 art. 13.). Voor de rijks
archivaris was de voldoende reden om dit nu te laten plaats
vinden dat het om een belangrijk archief gaat, dat na over
brenging openbaar wordt. Tegelijkertijd zijn ook omvang
rijke delen van het archief van de provinciale griffie (gedepu
teerde staten) en de provinciale waterstaat overgebracht.
In één klap beschikbaar
Door de persoonlijkheid van degene die ervoor verantwoor
delijk is, heeft een kabinetsarchief een veel persoonlijker
karakter dan een doorsnee overheidsarchief, hoe uniek elke
Rijksarchief in Groningen, gehuisvest in het Cascadegebouw. Nu eigenaar van
het vervroegd overgebracht kabinetsarchief van de Commissaris van de Koningin
organisatie en dus elk archief ook is. Daarom werd het ver
trek van de heer Vonhoff als Commissaris van de Koningin in
Groningen als grensjaar gekozen voor de afsluiting van het
archief. Dat betekent echter ook, dat stukken die in sommi
ge gevallen nog geen twee jaar oud zijn, voor raadpleging
door historische onderzoekers en andere belangstellenden of
belanghebbenden beschikbaar zullen zijn. Dat heeft conse
quenties voor de openbaarheid. Een belangenafweging zoals
bestuurders dat op grond van de Wet openbaarheid van
bestuur gewend zijn, kan daarbij geen rol meer spelen.
Natuurlijk zouden er, als het archief in het provinciehuis was
gebleven, mettertijd geleidelijk aan steeds minder restricties
op informatieverstrekking eruit en raadpleging ervan zijn
overgebleven. Echter, door deze overbrenging zijn opeens
vrijwel alle stukken in originali voor onderzoek beschikbaar.
Openbaarheid en privacybescherming
Vanwege de aard van de bemoeienissen van de commissaris
bevindt zich in het archief een aanzienlijke hoeveelheid
stukken waar een onbeperkte inzage tot zeer ongewenste
situaties zou leiden. Onlangs was in de pers te lezen hoe een
onzorgvuldig gebruik van archiefgegevens leidt tot het
onnodig oprakelen van oud zeer. Een onderzoeker had
namenlijsten van verdachten uit 1945 uit hun verband
gerukt en integraal en zonder kritisch commentaar opnieuw
gepubliceerd. Daarmee bracht hij talrijke mensen ten
onrechte in opspraak'. Ook is het zeer ongewenst dat
bijvoorbeeld stukken over het aantrekken van bedrijven
ontijdig in de openbaarheid komen. Naast openbaarheids
wetgeving in de vorm van de Archiefwet en de Wet open
baarheid van bestuur bestaan er privacyregels, zowel in de
vorm van specifieke wetgeving als van uitzonderingsbepa
lingen in of krachtens de twee wetten.
Vorm van de informatie
Het verschil in uitgangspunt tussen de WOB en de Archief
wet, -de eerste wet verschaft het recht op informatie, en niet
automatisch op inzage van stukken- doet voor dit betoog
niet ter zake. Volgens de gangbare jurisprudentie moet de
overheid ook bij verzoeken om informatie op grond van de
WOB de aanvrager zo veel mogelijk tegemoet komen ten
aanzien van de vorm waarin de informatie wordt gevraagd.
Zo was onlangs in een actualiteitenprogramma op de
televisie (KRO, Kruispunt, 2 november) te zien en te horen,
dat de omroep op grond van de WOB een kopie van een
rapport over de aanschaf van een regeringsvliegtuig uit 1994
had verkregen. Beide openbaarheidswetten kennen overigens
een limitatieve reeks uitzonderingen. Bij de invoering van de
Archiefwet 1995 zijn deze uitzonderingen opnieuw zo goed
mogelijk op elkaar afgestemd. In de WOB is de reeks
uitzonderingen uiteraard veel langer dan in de Archiefwet;
tot welke complicaties dat leidt, komt zo dadelijk aan de
orde. De tekst van de artikelen 10 en 11 van de WOB is
hierbij afgedrukt. Ik ga ervan uit, dat de lezer beschikt over
een tekst van de Archiefwet 1995.
Wet Openbaarheid van Bestuur
Art. 10. -1Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft
achterwege voor zover dit:
a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen;
b. de veiligheid van de Staat zou kunnen schaden;
c. bedrijfs- en fabriacagegevens betreft, die door natuurlijke personen
of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld.
-2. Het verstrekken van informatie ingevolge deze wet blijft eveneens
achterwege voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de
volgende belangen:
a. de betrekkingen van Nederland met ander staten en met
internationale organisaties;
b. de economische of financiële belangen van de Staat, de andere
publiekrechtelijke lichamen of de in artikel 1 a, onder c en d. bedoelde
bestuursorganen;
c. de opsjjoring en vervolging van strafbare feiten;
d. inspectie, controle en toezicht door of vanwege bestuursorganen;
e. de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
f. het belang, dat de geadresseerde erbij heeft als eerste kennis te
kunnen nemen van de informatie;
g. het voorkomen van evenredige bevoordeling of benadeling van de bij
aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan
wel van derden.
Art. 11- 1In geval van een verzoek om informatie uit documenten,
opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt geen informatie
verstrekt over daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen.
- 2. Over persoonlijke beleidsopvattingen kan met het oog op een goe
de en democratische bestuursvoering informatie worden verstrekt in
niet tot personen herleidbare vorm. Indien degenen die deze opvat
tingen heeft geuit of zich erachter heeft gesteld, daarmee heeft inge
stemd, kan de informatie in tot personen herleidbare vorm worden
verstrekt.
- 3. Met betrekking tot adviezen van een ambtelijke of gemengd
samengestelde adviescommissie kan het verstrekken van informatie
over de daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen plaats
vinden, indien het voornemen daartoe door het bestuursorgaan dat het
rechtstreeks aangaat aan de leden van de adviescommissie voor de
aanvang van hun werkzaamheden kenbaar is gemaakt.
Overleden of niet meer actief
Als uitzondering op openbaarheid kennen beide wetten de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer van personen
die in de archiefstukken voorkomen. De WOB is alleen van
toepassing op informatie die nog berust onder de overheids
organen, die de archieven hebben gevormd. Die wet ver
bindt dus geen termijn aan deze beperking. Dat hoeft ook
niet, want na overbrenging, na maximaal
20+10 jaar, is deze wet niet meer van
toepassing. Wel is de termijn voor
toepassing van beperkingen op de
openbaarheid van gegevens door de
bestuursrechter bekort: de privacybe
scherming houdt op als de persoon in de
stukken is overleden. De Archiefwet zelf
verplicht daarentegen tot het stellen van
een termijn aan de beperkingen van de
openbaarheid, met een maximum van 75 jaar na het
ontstaan van de stukken (art. 15 lid 4). Dat hoeft weliswaar
niet te betekenen, dat de betrokkenen geacht worden dan
overleden te zijn, maar in ieder geval zijn zij na zoveel jaar
vrijwel zeker niet meer maatschappelijk actief en
ondervinden dus niet of nauwelijks meer schade van
publikaties. Deze termijn van 75 jaar is in de verklaring van
overbrenging van het Groningse kabinetsarchief als
beperkende bepaling opgenomen, eveneens bekort voorzover
de aanvrager kan bewijzen dat de in de stukken genoemde
persoon of personen zijn overleden.
Genuanceerde beschikbaarstelling
Het uitgangspunt van de openbaarheidsbepalingen in de
archiefwetgeving was sinds de totstandkoming van de WOB
steeds dat de openbaarheid van de stukken door overbren
ging naar de archiefbewaarplaats op zich, niet mocht worden
beperkt. Zo was er bijvoorbeeld in 1985 een verzoek om
informatie naar aanleiding van een geschil tussen de burge
meester van Ezinge en een wethouder. Ook dit geval was
onlangs opnieuw in de pers.' De bestuursrechter besliste dat
een geanonymiseerde versie van het rapport over dit
geschil aan de belanghebbende aanvrager beschikbaar moest
worden gesteld. Een dergelijke genuanceerde beschikbaar
stelling kent de archiefwetgeving echter niet. Zou de
betrokkene zich nu, dat wil zeggen na overbrenging, tot de
rijksarchivaris wenden om inzage, dan zou hij strikt geno
men eerst zijn eigen overlijden moeten aantonen voordat hij
inzage in de stukken krijgt. Uiteraard zit er ook een versie
van het rapport in het archief in de vorm waarin het aan de
toenmalige aanvrager beschikbaar is gesteld, zodat er allicht
een praktische oplossing is voor deze en andere belangheb
benden van toen. De wetgeving biedt daartoe ook de mo
gelijkheid (Archiefwet 1995 art. 15 lid 3). De Rijksarchivaris
handelt namens de minister van Onderwijs en Wetenschap
pen, maar moet hiervoor wel eerst de commissaris horen.
Daarna heeft hij zelf de verantwoordelijkheid voor de
100/10 DECEMBER 1997
