Colu
mn
7/
Herziening algemene selectiecriteria
PIVOT
Door Jan Folkerts
Megatrends in het archiefwezen
Op 25 juni j.I. verzocht de Staatssecretaris van Onderwijs,
Cultuur en Wetenschappen om advies inzake het voorstel
"Herziene algemene selectiecriteria Rijksarchiefdienst/
PIVOT (april 1997)". Deze adviesaanvraag werd behandeld
door zowel de Beleidscommissie Archieven als de Uitvoe
ringscommissie Archieven. Het gemeenschappelijke pread
vies van deze commissies werd door de Raad onverkort
overgenomen.
Hieronder vindt u een samenvatting van het advies van de
Raad voor Cultuur terug. De integrale tekst van het advies is
verkrijgbaar bij het secretariaat van de Raad voor Cultuur.
De adresgegevens van dit secretariaat luiden:
R.J. Schimmel-pennincklaan 3, Postbus 61243 Den Haag
(tel. nr 070-3106686; fax nr 070-3614727;
e-mail cultuur@cultuur.nl).
Samenvatting van het advies
De Raad is verheugd, dat het voorstel tot herziening van de
selectiecriteria snel in aansluiting op de algemene evaluatie
van de PIVOT-archiefselectiemethode is ingebracht. Hij
gaat er van uit, dat deze criteria uitsluitend binnen die
methode toepassing zullen vinden 3). Bij zijn beoordeling
onderscheidt de Raad procedurele en inhoudelijke aspecten.
Deze komen in de 4 tot en met 6 aan de orde.
Procedureel:
1. Het voorstel is kennelijk uitsluitend voorbereid binnen
de besloten kring van de rijksoverheid en daarbinnen
door de meest bij PIVOT betrokkenen. Gezien het
belang en de betekenis van de criteria betreurt de Raad
het, dat over het voorstel geen gelegenheid tot open
bare discussie is gegeven. Hij meent, dat in ieder geval
het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap
alsnog om commentaar gevraagd zal moeten worden
gevraagd 4);
Inhoudelijk:
1. Als uitgangspunt voor de inhoudelijke beoordeling
voor de Raad zijn advies over de PIVOT-evaluatie van
20 januari 1997, waarin, binnen aangegeven randvoor
waarden, is ingestemd met de nadere omschrijving
('precisering') van de PIVOT-selectiedoelstelling. Voor
wat betreft de waardering en handelingen bespeurt de
Raad een kentering: ookde feitelijk gevormde admini
stratieve neerslag blijkt bij de waardering betrokken te
(gaan) worden 5.1);
2. De Raad mist een, aan de herziening ten grondslag
liggende, inventarisatie van inhoudelijke ervaringen
met de 'oude' selectiecriteria. Het thans voorliggende
voorstel lijkt beperkt tot een herbezinning op formele,
procedurele en redactionele aspecten van de aanvan
kelijk gestelde criteria 5.2);
3. Het is onduidelijk welke selectiedoelstelling - de oor
spronkelijke of de nadien gepreciseerde - als uitgangs
punt bij de herziening is gehanteerd 5.3);
4. Het toepassingsgebied van de criteria - aangeduid als
beleidsterreinen - is niet gedefinieerd. Daarom is niet
duidelijk of deze criteria zonder meer in alle voorko
mende situaties hanteerbaar zijn 5.4).
5. Door hun presentatie lijkt in de criteria meer het accent
te worden gelegd op de beleidsvormende dan op -uit
voerende aspecten. Die indruk wordt versterkt door het
feit, dat de toepassing van de, de uitvoering betreffen
de, criteria in nogal restrictieve zin is toegelicht.
De elementen 'interactieve overheid - samenleving' en
'bijzondere tijdsomstandigheden en incidenten' (in res
pectievelijk de criteria nrs 5 en 6) dienen expliciet(er)
opgenomen; dit geldt ook voor het aspect 'recht- en be-
wijszoeking' 5.5);
6. Er wordt een onduidelijk onderscheid gemaakt tussen
de algemene en bijzondere selectiecriteria. De bewaring
van basisregistraties, steekproeven, of voorbeelddossier
zijn aspecten, die in de toepassing van de algemene
criteria moeten worden verdisconteerd. Dit geldt ook
voor het aspect van de waardering van bijzondere (re
gionale) omstandigheden en gebeurtenissen 5.6);
7. Voor zover bijzondere wet- en regelgeving zelf een
voorziening omtrent de positieve of negatieve selectie
van archiefbescheiden bevat, dient de archiefselectie
conform de Archiefwet 1995 zich in beginsel daaraan te
conformeren 6);
8. Indien vanuit het administratief belang wordt gepleit
voor bewaring van archiefbescheiden, dient er rekening
mee te worden gehouden dat dit - meer dan het voor
stel veronderstelt - een aanwijzing kan zijn voor het
historisch belang van deze bescheiden 6);
9. Het element '(her-)inrichting van organisaties' (criteria
4) acht de Raad moeilijk hanteerbaar in verband met
het veelal complexe en compacte karakter van over
heidsorganisaties. Daarnaast meent hij, dat de interne
werkwijze van deze organisaties in dit criterium dient
te worden opgenomen 7).
In een afzonderlijke paragraaf 8) besteedt de Raad aan
dacht aan enkele zaken betreffende de effectuering van de
nieuwe selectiecriteria. Deze betreffen de verantwoording
van (de mate van) hun toepassing, de incorporatie ervan in
reeds lopende projecten alsmede de openbaarmaking van de
criteria. Daarnaast pleit de Raad voor een toekomstige
evaluatie van de nieuwe criteria.
Tenslotte 9) geeft de Raad, in verband met de aard en
hoeveelheid van zijn op- en aanmerkingen, aan op het
moment te moeten volstaan met een voorlopig advies. Over
een aangepast voorstel zal hij graag nader adviseren.
In een vakgebied dat zich vooral met het verleden bezighoudt, valt het niet altijd mee om belangstelling voor de toekomst te
ontdekken. En wie de horizon verder trekt dan vijf of tien jaar, loopt helemaal het gevaar voor een naieve wolkenridder te
worden aangezien.
Als we die risico's dan toch maar trotseren en wat langer stilstaan bij recente ontwikkelingen, dringen zich onmiskenbaar
enkele trends op. Twee sleutelwoorden spelen daarbij een rol: digitalisering en schaalvergroting. Zoals in deze column al eens
eerder is beweerd, heeft het archiefwezen zich op het gebied van de digitalisering tot nu toe voornamelijk bezig gehouden met
de beheersmatige aspecten van de digitalisering van archieven, en veel minder met de gevolgen voor de dienstverlening. Juist
op dit laatste vlak zullen echter op de lange termijn de gevolgen het meest dramatisch zijn. Steeds minder zal het nodig zijn
naar een fysieke archiefbewaarplaats te reizen om informatie uit die archieven te kunnen verkrijgen. Het beheer van digitale
archieven vereist zowel conceptueel als praktisch een schaalgrootte en een mate van professionaliteit die in een kleine
archiefdienst niet altijd gewaarborgd zijn.
Beide ontwikkelingen zouden wel eens tot een merkwaardige paradox in de 21ste eeuw kunnen leiden. Kleine archiefdiensten
zullen gaan fuseren met grote, zodat er steeds minder archiefinstellingen in Nederland zullen overblijven. Maar tegelijkertijd
zal de verspreiding van informatie uit die archieven steeds beter via de digitale snelweg mogelijk worden. Niet alleen thuis via
internet, maar ook via openbare servicepunten in bibliotheken en gemeentehuizen kan dan historische informatie uit de
archieven digitaal worden verstrekt. Het ideaal van een vorige generatie archivarissen, het dekkend net, zou in de 21ste eeuw
dan wel eens met een andere vorm en inhoud alsnog gerealiseerd kunnen worden.
Beide lange-termijnontwikkelingen werpen hun schaduwen vooruit: fusies van archiefdiensten beperken zich niet langer tot
provinciehoofdsteden of tot twee partners. En de digitale toegang-op-afstand wordt zowel aan aanbod- als vraagzijde lang
zaam beter, sneller en goedkoper.
Beide megatrends: een langdurige fusiegolf in het archiefwezen en een doorbraak van de digitale toegang op afstand houden
ons archivarissen voorlopig wel van de straat. Hobbels en valkuilen zijn er genoeg. Maar de nieuwe mogelijkheden die zich
aandienen zijn een aantrekkelijk perspectief voor iedereen die net als ik van mening is dat de overheid niet zoveel mogelijk
geld moet verdienen aan zijn "klanten", maar heel gewoon, zoals dat vroeger heette, dienstbaar moet zijn aan de burger.
100/9 november 1997
21
