Almanak van het
Nederlands Archiefwezen
Fédération Internationale des Archives
du Film FIAF
Almanak van het Nederlands Archief
wezen 1998
Rijnland te Leiden als het Gemeentearchief Arnhem voor
het publiek in de periode van maandag 29 december 1997
tot en met vrijdag 2 januari 1998 gesloten.
Mutaties in de gegevens zoals die zijn opgenomen in de
meest recente uitgave van de Almanak kunt u te allen tijde
doorgeven aan het bureau van de Koninklijke VAN, Postbus
11645, 2502 AP Den Haag. Van deze wijzigingen wordt
mededeling gedaan in het middenkatern van het Archieven
blad (met uitzondering van personeelsmutaties). Exemplaren
van de Almanak 1997 zijn te bestellen bij het verenigings
bureau.
12.2.14 Werkverband Gemeentelijke Archiefinspectie
(WGA)
Met ingang van 1 oktober 1997 heeft A.P. Hoekstra het
secretariaat van het WGA overgenomen van mw J.
Ontwerp ethische code
Niet alleen bij de ICA, maar ook bij zijn zusterorganisaties
op het gebied van de archivering is er lang gesproken over
de noodzaak en de vorm van een gedragscode. De filmar
chieven verenigd in de FIAF hebben op hun bespreking van
april 1997 in Cartagena de Indias de volgende concepttekst
aangenomen.
Inleiding:
Filmarchieven zijn verantwoordelijk voor het behoud van
bewegend beelddocumenten, die zij naar beste kunnen en
zoveel mogelijk conform de uitgangspunten van de makers
moeten beschermen en aan het nageslacht doorgeven.
Zolang de originele films in goede staat van conservatie zijn
dienen ze veilig te worden gesteld; moeten ze op een nieuwe
film worden gekopieerd, dan dient het oorspronkelijke
formaat te worden gerespecteerd. De filmarchivaris is belast
met de veiligstelling van de documenten die hij beheert, en
met het beschikbaar stellen van de documenten voor
onderzoek, studie en vertoning, vooropgesteld dat hierdoor
de veiligstelling niet in gevaar komt.
De rechten van het archief:
1De archivaris zal de filmdocumenten die hij beheert
integraal bewaren, ze niet censureren, bewerken of op
Valenbreder-Everse. Het secretariaatsadres is nu:
Markt 35, 4701 PB Roosendaal
Tel. 0165-579431; fax 0165-579517
De mutatieformulieren voor de Almanak van het Neder
lands Archiefwezen 1998 zijn onlangs weer verzonden.
Wij verzoeken u vriendelijk uw mutaties zo volledig moge
lijk en tijdig aan ons door te geven. Mocht u het formulier
niet ontvangen hebben dan dient u s.v.p. zo spoedig moge
lijk contact op te nemen met het verenigingsbureau (tel.
070-3478656, fax 070-3825790). Suggesties voor nieuwe
vermeldingen zijn ook welkom.
Eventuele reacties zien wij graag vóór 30 december tege
moet. Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking aan
de totstandkoming van de nieuwe Almanak.
enige andere manier vervalsen, of toelaten dat zij door
derden zodanig behandeld worden.
2. De archivaris laat altijd de veiligstelling van de documen
ten prevaleren boven de exploitatie ervan en zal toegang
tot die documenten kunnen weigeren, die kwetsbaar zijn.
Zij zijn verplicht de hun toevertrouwde materialen altijd
onder de best mogelijke condities te bewaren.
3. Kopieën die gemaakt worden voor raadpleging, conser
vatie of andere doeleinde dienen te allen tijde geheel
conform aan het origineel te zijn. Ze mogen niet
worden bewerkt of anderszins gewijzigd.
4. Bij restauratie zal de archivaris alleen aanvullen wat
verloren blijkt te zijn gegaan, of door tijd, slijtage of
onjuist gebruik ontstane toevoegingen verwijderen.
5. De archivaris zal zoveel mogelijk de originele documen
ten bewaren en toegankelijk houden voor onderzoek als
dit wettelijk en administratief mogelijk is.
6. De archivaris is gehouden bij het verwerven en behouden
van materialen alleen de richtlijnen te volgen van het
eigen instituut onafhankelijk van enige vorm van externe
druk.
De rechten van de schepper:
7. De documenten die het archief beheert zijn creaties van
derden. Ook daar waar de nationale wetgeving zulke
creaties niet of gedeeltelijk beschermt, is de archivaris
gehouden de auteursrechten en/of morele rechten van
de schepper(s) te respecteren.
8. De archivaris beschermt naar vermogen de integriteit
en de intenties van de schepper en werkt niet mee aan
enige handeling die daaraan afbreuk zou doen.
De rechten van de gebruiker:
9. De archivaris erkent de commerciële rechten die
derden kunnen hebben op de materialen in zijn
beheer. Hij zal op deze rechten geen inbreuk maken,
en trachten te voorkomen dat anderen zulks doen.
10. Alleen wanneer een document wettelijk rechtenvrij is
verklaard of wanneer het archief (alle) rechten erop
heeft ontvangen, kan de archivaris het betreffende
document zo nodig zelf commercieel exploiteren.
11. Teneinde deze uitgangspunten te bevestigen zal de
archivaris bij de vertoning van materialen in zijn
beheer:
- vertoning alleen doen plaatsvinden in een cultureel
of educatief kader
- niet tot vertoning overgaan als dit nadelig kan zijn
voor commerciële vertoning in dezelfde periode
- vertoning alleen doen plaatsvinden onder verant
woordelijkheid van het archief
- vertoning alleen doen plaatsvinden zonder oogmerk
van gewin (i.e. inkomen uit eventuele toegangshef
fing dient duidelijk ten goede te komen aan de
culturele taken van het archief en niet aan derden).
12. Wanneer een archief het recht verwerft materiaal uit
de eigen collectie te vertonen, zal het dit recht delen
met andere erkende archieven van gelijke status die
zich verplichten zich te houden aan de ethische code.
Hiervoor en alleen hiervoor is geen verder overleg
met rechthebbende(n) nodig.
13. De archivaris zal niet opzettelijk meewerken aan
enige transactie van welke aard ook, waardoor de
rechten van derden aangetast kunnen worden, of
waardoor de goede naam en integriteit van het
archiefwezen beschadigd kunnen worden.
De rechten van collega-archieven:
14. De archivaris draagt bij tot de vrije en volledige ver
spreiding van kennis onder collega-archivarissen,
zonder oogmerk van concurrentie, doch met inacht
neming van eventuele vertrouwelijkheid van
informatie.
15. De archivaris is gehouden de hem verstrekte infor
matie of materialen met respect te behandelen, geen
materialen te kopiëren zonder voorafgaande toestem
ming, geen informatie verder te geleiden zonder
vermelding van de bron, en te allen tijde de vertrou
welijkheid van informatie en/of documenten te
garanderen.
16. Wanneer een archief materialen beheert die afkom
stig zijn uit andere collecties of archieven, dient de
archivaris alle verzoeken om hergebruik, kopiëring en
exploitatie naar het oorspronkelijke archief of
collectie door te geleiden.
17. De archivaris zal niet zonder vooroverleg met zijn
collega's in het betrokken land films of collecties in
dit land als particulier of als instelling trachten te
verwerven of op andere wijze het archiefbeleid in dit
land trachten te beïnvloeden.
Professioneel gedrag:
18. De archivaris zal nalaten iets te doen dat nadelig kan
zijn voor de belangen van zijn archief, zoals:
- een privécollectie aanleggen op dezelfde gebieden als
het archief zelf
- namens het archief spreken of schrijven en daarvoor
zelf enige financiële waardering aanvaarden
- een financieel belang verwerven in bedrijven die het
archief goederen of diensten leveren of waaraan het
archief goederen of diensten levert
- deel uitmaken van een (belangen)groep waarvan de
doelstellingen strijdig zijn met die van het archief.
19. De archivaris mag alleen in zijn hoedanigheid van lid
van het publiek voor eigen gebruik diensten of voor
werpen verwerven van het archief waar hij werkzaam is.
20. De archivaris is gehouden eventuele schendingen van
de ethische code te signaleren via de daarvoor geëigen
de kanalen.
21De archivaris erkent het recht van het publiek om
toegang te eisen tot archiefcollecties en correct en
hoffelijk behandeld te worden wanneer de archivaris
gegeven de principes van deze code geen of slechts
gedeeltelijk toegang kan verlenen tot collecties of
documenten.
22. De archivaris behandelt alle verzoeken van het publiek
met volstrekte eerlijkheid en respecteert volledig de
eventuele vertrouwelijkheid van hem door derden
verstrekte informatie.
Bron: Rapport van het 53e FIAF-congres, Cartagena de
Indias (Colombia) 21-26 april 1997.
Vertaling: Robert Egeter van Kuyk, KVAN/AVA, septem
ber 1997
