De index moet tegelijkertijd zo volledig
mogelijk èn zo beknopt mogelijk zijn
8
9
binnen het zogenaamde 'mormonen'-
project verfilmd. Deze microfilms zijn
sterk wisselend van kwaliteit: van re
delijk tot zeer slecht.
Om toch aan de vraag van het publiek
tegemoet te komen, is besloten met
een grootschalig project de akten zo
breed mogelijk te ontsluiten.
Wijze van noteren...
De formulering van de doelstelling van
het enorme project Indicering Nota
riële Archieven luidt: 'Het ontwerpen
van een onderzoeksinstrument voor
zoveel mogelijk disciplines'. Dit bete
kent dus dat de index tegelijkertijd zo
volledig mogelijk èn zo beknopt mo
gelijk moet zijn. We proberen dit te
bereiken door een aantal ingangen op
de formulieren te laten invullen, deze
in de computer in te voeren, waarop
vervolgens gezocht kan worden. Maar
hierover straks meer.
Om te beginnen worden de algemene
gegevens genoteerd die voor elke akte
gelden. Het inventarisnummer, de
datum waarop de akte passeerde, het
bladzijde- en/of microfichenummer en
om welk soort akte het gaat. Voor de
benoeming van het soort akte is ge
kozen voor het rechtshistorische clas
sificatiemodel dat beschreven is door
professor Gehlen en verder uitgewerkt
door professor Stevens1. We hebben
hiervoor gekozen omdat notariële ak
ten juridische stukken zijn waarin de
rechtshandeling aangeeft om welk
soort akte het gaat. Op grond van
vaste elementen worden de akten be
noemd in de groepen familie- en erf
recht, vermogensrecht, semi-processuele
zaken en akten sui generis. Hoewel de
benoeming soms arbitrair is, zijn er in
deze classificatie vele soorten'onderzoek
mogelijk. Zo kun je naast juridische on
derzoeksvragen denken aan vele soorten
historisch onderzoek, bijvoorbeeld in
testamenten of boedelinventarissen.
...en de wijze van spellen
Alle genoemde personen worden opge
nomen in de index en wel in de spel
ling zoals deze voorkomt in de akte.
Rechtspersonen zijn echter meestal
genoteerd in hedendaagse spelling om
het zoeken te vergemakkelijken.
Beroepen, functies en titels worden bij
de betreffende persoon genoteerd in
uniforme spelling, maar het is ook
mogelijk in deze ingang zelfstandig te
zoeken. Dit geldt ook voor woon
plaats, geboorteplaats of plaats van
overlijden. Welke rol iemand speelt in
de akte wordt alleen in grote lijnen
aangegeven. Het kan van belang zijn
te weten of iemand comparant is,
getuige, de buurman of dat hij op dat
moment is overleden. Ook alle onroe
rende goederen worden genoteerd. De
spelling is variabel: eigennamen van
onroerend goed worden behandeld als
persoonsnamen, dus in de spelling
zoals deze in de akte staat. Voor de
aard van onroerend goed wordt uni
forme spelling aangehouden. Verder
wordt de locatie met eventuele belen
dingen vermeld. Het is hier dus moge
lijk te zoeken op straat- of plaatsnaam.
Dit wat betreft het terugvinden van de
vaste informatie, alle (rechts)personen
en onroerende goederen met bijbeho
rende gegevens. Wat overblijft is de
variabele informatie, of anders gezegd,
de niet-juridische inhoud. Hiervoor
stelden we een trefwoordensysteem
samen dat geen details aangeeft, maar
de mogelijkheid biedt in grote lijnen
op onderwerp te zoeken. In ongeveer
twintig alfabetisch gerangschikte
hoofdrubrieken en een onderverdeling
in subrubrieken staat aangegeven waar
het in de akte om gaat. Wie onderzoek
wil doen naar de verkoop van appels of
de vangst op makreel zal het in deze
index niet vinden. Wel is het mogelijk
te zoeken via overkoepelende termen
als fruit, vis, handel of visserij.
Tot slot noteren we bijzonderheden die
niet bij de tekst horen of toevoegingen
zijn. Bij voorbeeld een zegel, een bij
zonder handmerk, een situatieteke
ning, een genealogie of een essentiële
beschadiging.
Het is uiteraard noodzakelijk dat alle
indiceerders zo uniform mogelijk
werken. Subjectiviteit is niet helemaal
uit te sluiten, maar wel voor een groot
deel terug te dringen door het gebruik
van een uitgebreide handleiding.
Het plan en de mensen
Bij de start van het project op 1 janu
ari 1995 is een 'bananpooler' begonnen
met de samenstelling van een handlei
ding voor vrijwilligers. Daar is veel tijd
voor uitgetrokken omdat een gedegen
handleiding noodzakelijk is voor de
kwaliteit van de uitvoering van het
project. Na een jaar vond er een
wetenschappelijk congres -onder
voorzitterschap van professor Gehlen-
plaats waarbij enige hoogleraren uit
eenzettingen gaven over het notariaat
en de classificatie van akten. Tevens
waren er enkele sprekers uit het on
derzoeksveld. De resultaten van dit
congres zijn verwerkt in de handlei
ding voor de indiceerders. In het najaar
van 1997 verschijnt de congresbundel.
Vooral gepensioneerden en haanlozen
hebben belangstelling voor dit indi-
ceringswerk. Zij ervaren het als prettig
en zinvol en komen veel te weten over
de stadsgeschiedenis. Voor de archief
dienst is hun werk zinvol en nuttig
omdat het een belangrijk archief beter
toegankelijk maakt. Het werken met
vrijwilligers betekent echter wel dat de
continuïteit van het project valt of
staat met hun enthousiasme. Er is
1. A.Fl. van Gehlen, Notariële akten uit de Veen 18e eeuw. Handleiding voor gebruikers. Werken ,OVR XII (Zutphen, 1986). S. Stevens, Revolutie en notariaat.
Antwerpen, 1794-1814. Brabantse rechtshistorische reeks VIII (assen/Leuven, 1994).
weinig verschil met vaste medewerkers
in de mate van instructie en controle
en ook de motivatie is goed. De hoe
veelheid te bewerken akten is echter zo
groot dat het werk niet is uit te voeren
met uitsluitend vrijwilligers. Dus
zochten we naar andere mogelijkhe
den. Uitbreiding van de formatie was
om budgettaire reden slechts beperkt
mogelijk. Een aanvraag in het kader
van de Melkert-1 regeling leverde op
dat we langdurig werklozen voor dit
werk konden inzetten. Daar zijn wel
voorwaarden aan verbonden. Zo moet
de werkomschrijving passen binnen de
doelstellingen van de subsidieregeling
en de selectie van kandidaten vindt in
eerste instantie plaats bij de uitvoer
ders van de regeling, dat wil zeggen de
sociale dienst of de regionale bureaus
voor de arbeidsvoorziening.
Ook de banenpool-regeling leverde de
mogelijkheid op voor plaatsing van één
medewerker.
Werkgelegenheidproject
In 1996 kon de uitvoering van het
project notariële archieven als werk
gelegenheidproject van start gaan. De
fase waarin uitsluitend met vrijwilli
gers gewerkt werd, was hiermee afge
sloten. Thans wordt het project uitge
voerd door drie medewerkers in het
kader van de Melkert-1 regeling, één
WSW-er en zes vrijwilligers. Er is een
vacature voor een banenpoolmedewer
ker en binnenkort starten twee mede
werkers in het kader van de Melkert-3
regeling. De begeleiding is in handen
van drie vaste medewerkers, één voor
problemen op het vlak van automatise
ring, één voor de coördinatie en één
voor de inhoudelijke problemen. De
medewerkers hebben daarnaast de
steun van de uitvoerige handleiding
die tevens als naslagwerk fungeert. In
de handleiding zijn enige lijsten als
bijlagen opgenomen: een woordenlijst,
een beroepenlijst en een straatnamen
lijst. Voor de analyse van de akten zijn
ruim 50 analysemodellen opgenomen.
Dit wat betreft de bemensing, de in
structie en de begeleiding. Rest nog de
werkwijze die uiteindelijk moet leiden
tot een bruikbaar onderzoeksinstrument.
Project-organisatie
Om het project goed te laten verlopen,
stelden we een project-organisatie en
een planning op. Aan de vrijwilligers
stelden wij de eis dat zij minimaal twee
Prof.mr. PL. N'eve: uiteenzetting over de geschiede
nis van het notariaat in Brabant
dagdelen beschikbaar zijn, dat zij de
cursussen oud-schrift voor beginners
en gevorderden gevolgd hebben of
bereid zijn dat alsnog te doen. De me
dewerkers in de Melkert-regeling krij
gen een opleiding in huis. De werk
zaamheden worden in verschillende
fasen uitgevoerd:
a) De eerste analyse wordt gemaakt
door het lezen van de akte en het in
vullen van een standaard-formulier.
Twee medewerkers en zes vrijwilligers
voeren dit werk uit. b) Anderen
controleren de ingevulde formulieren
op juistheid en volledigheid. Er wordt
een foutmarge gehanteerd van 10%. Is
dat hoger dan gaat het werk terug
naar degene die de analyse-formulieren
heeft ingevuld. Eventueel volgt er dan
een nadere instructie, c) De goedge
keurde formulieren worden vervolgens
in een invoerbestand opgenomen.
Hiervoor zijn twee medewerkers inge
zet. Ook dit werk wordt steekproefs
gewijs gecontroleerd. Bij een fout
marge hoger dan 10% gaat het werk
retour naar de data-typisten tot het
resultaat aanvaardbaar is.
d) Het uiteindelijke resultaat wordt
daarna op volledigheid gecontroleerd
vóór het bestand in de leeszaal ter be
schikking van de onderzoekers komt.
Het zoeken
Het resultaat van de hierboven be
schreven inspanningen leidt tot een
database met vele onderzoeksmoge
lijkheden. De eerste akten zijn inmid
dels via een publieksinformatiesysteem
te raadplegen. Dat kan op persoonsna
men, plaats- en straatnamen, topogra
fische aanduidingen, rechtspersonen,
onroerend goed, beroep, soort akte,
trefwoorden en bijzonderheden in de
akte. Voor de trefwoorden wordt
gebruik gemaakt van een systemati
sche classificatie die is opgenomen in
een bezoekershandleiding.
Het begin is gemaakt, de voorberei
dingen zijn klaar. In een gestaag tem
po wordt het te raadplegen bestand
aangevuld. Maar zelfs met de huidige
inzet zal het zeker tien jaar duren voor
alle 300.000 akten zijn geanaly
seerd.
NB: De in het najaar te verschijnen con
gresbundel bevat de volgende artikelen:
1. prof. P.L. Nève, Geschiedenis van
het Notariaat in (Staats-)Brabant
tot aan de Franse wetgeving;
2. prof. F. Stevens, Classificatie van
notariële akten, het standpunt van
een rechtshistoricus;
3. E.Tigelaar, De ontsluiting van de
Utrechtse Notariële Archieven uit
de periode 1560-1811;
4. P.Meijer, Indicering te Bergen op
Zoom:nog 300.000 akten te gaan;
5. H.L.Zwitzer, Het notarieel archief
als bron voor militair-historisch
onderzoek;
6. prof. P.J.A. Nissen, Op zoek naar
sporen van gedrag en geloof, nota
riële archieven als cultuurhistori
sche bron;
7. O.J.A.M.Dierckxsens, Het belang
van notariële archieven voor de
genealogie.
Deelnemers aan het congres krijgen de bun
del toegestuurd. Voor anderen is de bundel
te bestellen bij de Sector Archiefzaken
Postbus 35 4600 AA Bergen op Zoom,
tel. 0164 241930, fax 0164 254096
of per e-mail: info@archboz.nl
100/8 oktober 1997
