Nieuws
5
if
Het vak opgewaardeerd of opgeblazen?
24
Proeftuin archiefvormersoverzicht bij
Rijksarchieven in Gelderland en Zeeland
25
Verslag van de studiedag 'Digitale duurzaamheid: een haal
bare kaart!', 23 september 1997 Stadsarchief's-Hertogen-
bosch
DD, DIS, MLG, IT, RKS... af en toe duizelt het mij, een net
beginnend archivaris-in-opleiding. En mij niet alleen: hoewel
archivarissen zo langzamerhand vertrouwd raken met al deze
afkortingen, meenden de leerlingen van het studiejaar 1996-
1997 oude stijl dat hun kennis van automatisering en digi
tale bestanden op bepaalde punten tekort schoot. Zij namen
het initiatief voor een studiedag over het thema Digitale
Duurzaamheid (DD). Marieke Smits van Oyen, stagiaire bij
het Stadsarchief's-Hertogenbosch, nam de organisatie op
Organisator Marieke Smits van Oyen in gesprek met Rolf Hage en Thijs Laeven
(foto: Albert Scheurs)
zich in samenwerking met de Archiefschool. Zij stelde een
interessant programma op waarin theorie en praktijk elkaar
konden ontmoeten.
De eerste spreker, Charles Noordam (GA Amsterdam), ging
in op de juridische consequenties van de ontwikkeling van
digitale informatie. De vanzelfsprekende verbondenheid
tussen gegevens en gegevensdrager, die we gewend zijn van
m
papieren archiefbescheiden, bestaat in een digitale omgeving
niet. De eisen die de Archiefwet 1995 stelt wat betreft
duurzaamheid gelden echter onverminderd. Op dit moment
worden proeftegels ontwikkeld die ervoor moeten zorgen dat
ook digitale archiefbescheiden authentiek, betrouwbaar en
toegankelijk zijn en blijven.
Formulering van deze proeftegels is een van de doelstellin
gen van het programma DD. Hans Hofman (RAD) gaf een
inleiding over dit gezamenlijke project van de ministeries
van Binnenlandse Zaken en Onderwijs, Cultuur Weten
schappen. Naast de bevordering van regelgeving onder
steunt men enkele proefprojecten, waaronder het ontwikke
len van een Record Keeping System (RKS) voor de Tweede
Kamer. Peter Horsman (RAD) houdt zich als adviseur voor
het programma DD vooral bezig met de vaststelling van
vereisten voor dergelijke systemen. Hij redeneert hierbij
vanuit de functies van archieven: verantwoording, bewijsvoe
ring en 'institutioneel geheugen'. Record Keeping Systems
dienen zodanig te worden opgezet, dat deze functies ook op
lange termijn gewaarborgd zijn.
We zien dat men op verschillende fronten probeert vanuit
bestaande regelgeving en functies van archieven een manier van
omgaan met digitale archiefbescheiden te vinden. Het is nog
aftasten en uitproberen. Dat dit zowel voor de theorie als de
praktijk opgaat, werd duidelijk uit de lezingen van het
middagprogramma. Daarin behandelde Gerard Kuypers
(Prof/z/e bv) het Randstedelijk project Machineleesbare
Gegevensbestanden (MLG). Dit project heeft tot doel
beleidsaanbevelingen te formuleren voor het beheer van
digitale archiefbescheiden volgens de wettelijke normen. In
het kader hiervan is geïnventariseerd welke digitale informa
tiesystemen (DIS) de provincies Noord- en Zuid-Holland en
Utrecht gebruiken en op welke wijze zij de informatie
momenteel archiveren. Ik vond het jammer dat Kuypers
weinig zei over concrete gegevens uit dit onderzoek. Ook in
de lezing van Ad van Heijst (ORDP facilitair bv) over
werkgroepen Documentaire Informatievoorziening (DIV) bij
gemeenten zou een enkel voorbeeld een welkome geweest
zijn.
De praktijk kwam wel uitgebreid aan bod bij de laatste
spreker, tevens gastheer, Rolf Hage. Hij signaleerde enkele
ontwikkelingen en problemen die zich concreet voordoen in
de Gemeente 's-Hertogenbosch. Bijvoorbeeld hoe een
gemeentearchivaris toezicht kan houden op de invoering van
nieuwe informatiesystemen als er al 300 verschillende
systemen officieel en ook nog eens 250 illegaal in gebruik
zijn. Bij alle drie de lezingen 'uit het veld' kwam duidelijk
naar voren dat er op uitvoerend niveau grote behoefte is aan
een samenhangend beleid en formele procedures op het
gebied van DIV.
Er is nog genoeg werk te doen, maar de deskundigheid van
de traditionele archivaris schiet hiervoor vaak tekort. Hij zou
zijn eigen kennis moeten verbreden en samenwerking
moeten zoeken met bijvoorbeeld specialisten in de informa
tietechnologie (IT). Deze studiedag maakte duidelijk dat
daaraan hard wordt gewerkt. Het vak van archivaris dient
'opgewaardeerd' te worden, maar we moeten wel zorgen het
niet op te blazen. De traditionele archivistische begrippen
kunnen heel goed als basis dienen; wel vraagt het opnieuw
invullen en aanpassen van de oude kaders creativiteit en
enige 'acrobatiek in het hoofd' (Hofman). Belangrijk is
hierbij de nadruk die Horsman legt op de verantwoordings
functie van archieven. Die blijft gelden, ongeacht de vorm
van de informatie.
Beroepsdeformatie kan snel intreden. Als net begonnen
oude-stijler ben ik bijna vanzelfsprekend geneigd me aan te
sluiten bij het door vrijwel alle sprekers verwoorde gevoel
dat er sprake is van verandering en vernieuwing van het vak.
Het was dan ook verhelderend om eens te praten met enkele
studenten van de leerroute archivistiek van de Universiteit
van Amsterdam. Voor hen is het vanzelfsprekend dat een
archivaris een brede kennis van informatietechnologie heeft
en zich ook op het terrein van de archiefvorming beweegt.
Tenslotte dit: als de archiefwereld zich realiseert dat ze zich
dient open te stellen, zal zij intern moeten beginnen. De oude
jongens-krentenbroodsfeer die af en toe ontstond tussen de
heren sprekers en de toehoorders op de eerste rij past hierbij
niet. Deze kanttekening doet echter niets af aan mijn lof voor
de manier waarop het initiatief gestalte heeft gekregen. De
goede organisatie, kundige sprekers en niet in de laatste plaats
de zeer competente dagvoorzitter Thijs Laeven hebben
gezamenlijk een leerzame en gezellige dag verzorgd.
Marie-Anne van de Griekstagiaire Rijksarchief in Zeeland
Bij de Rijksarchieven Gelderland en Zeeland wordt gewerkt
aan een geautomatiseerd archiefvormersoverzicht. Het pro
ject is opgezet als proeftuin voor het verder ontwikkelen
van het archievenoverzicht dat in de nieuwe geïntegreerde
versie van de archiefbeheersystemen ARCHEION (Rijks
archiefdienst) en ABS (gemeentearchieven) zal zijn opgenomen.
Het gaat om de bouw van een proefmodel voor geautomati
seerde beantwoording van de traditionele standaardvraag
stelling: welke archiefvormer(s) had(den) in de tijd en de
geografische ruimte waarop mijn onderzoeksvraag betrek
king heeft bemoeienis met het onderwerp van mijn onder
zoek? Is die vraag eenmaal beantwoord, dan kan worden
doorgestoten naar de vraag: waar berust het archief en wat
zit erin?
De onderzoeksvraag kan in het systeem gesteld worden in
termen van:
naam archiefvormer (ook onderdelen, benaderingen,
alternatieve benamingen)
periode
geografie (vestigingsplaats, ressort, invloedssfeer; dit
laatste begrip is ingevoerd om archiefvormers waarvan de
werkingssfeer het formele ressort te buiten ging goed te
kunnen opnemen)
onderwerp (taken archiefvormer, systematische rubrieks
indeling, trefwoorden, vrije tekst).
Heeft men de archiefvormer(s) die aan de gestelde vraag
beantwoorden gevonden, dan kan men vervolgens nadere
informatie opvragen:
gegevens over de archiefvormer: institutionele samen
vatting, wet- en regelgeving, literatuur
gegevens over het archief: bewaarplaatsen, volledigheid,
omvang en toegankelijkheid van het archief (waarbij het
archief door het systeem als het ware gereconstrueerd
wordt: uit alle nog voorhanden, eventueel verspreide
onderdelen)
opvolgers en voorgangers; hogere en lagere organen;
overige archiefvormers die een relatie met de geselec
teerde hebben (en voor al deze archiefvormers kunnen
dan weer dezelfde gegevens worden opgevraagd).
Het systeem begeeft zich dus niet op het niveau van de
eigenlijke toegangen of van de nadere toegankelijkheid. Ook
bestrijkt het, zoals gezegd, in beginsel alleen de automatisering
(of computerondersteuning) van het traditionele archiefonder
zoek. We proberen oplossingen voor de beantwoording van de
pertinente onderzoeksvraagstelling te leveren en het systeem
presenteert zich aan de onderzoeker als vraaggeoriënteerd,
maar we blijven ferm met beide voeten staan op de 100 jaar
geleden geformuleerde grondslagen van het vak.
De bijgevoegde illustratie (fig. 1) geeft een idee hoe het
archiefvormersoverzicht in een totaal systeem van toegan
kelijkheid te plaatsen is.
Wanneer alles volgens plan verloopt zal het archiefvormers-
overzicht vanaf eind oktober/begin november in de studie-
100/8 oktober 1997
