"Magista maakt een
optimale invulling mogelijk
INFORMATIEBON
Bemiddelen tussen
brein en bron
noemen we dat
In een geautomatiseerde omgeving blijkt de
armoe van de traditionele inventaris als
informatiebron pas goed
mr T.N. Schelhaas
gemeentearchivaris
van Leiden
"Om ons archief zo efficiënt mogelijk in te richten kwam de
flexibiliteit van Magista goed van pas. Dankzij de deskundige
en persoonlijke begeleiding en het vermogen om de maatvoering
speciaal aan ons archief aan te passen is onze opslagruimte
optimaal gevuld."
Meer weten over Magista's oplossingen voor archiverings
systemen? Uw telefoontje of fax is voldoende om onze
uitgebreide informatie te ontvangen.
QUALITY MARK
O Bel mij voor een afspraak om mij te adviseren over de optimale
invulling van miin archief.
Ja, ik wil graag meer informatie over:
O Archiefinrichtingen
O Kantoorinrichtingen
Bedrijf:
Naam:
Functie:
Adres:
Postcode:
Plaats:
Telefoon
Stuur of fax deze bon naar: Magista B.V.,
postbus 1, 9300 AA Roden, fax: 050 5025505
Magista B.V. Oosteinde 6, Postbus 1, 9300 AA Roden Tel. 050-5025500, Fax 050-5025505
WWW.Magista.nl, E-mail: magista@Magista.nl
Informatiebemiddeling
Beekhuis praat graag over de plannen
van zijn afdeling Dienstverlening. Hij
roemt het ARA, hèt (inter)nationale
centrum voor de bestudering van de
Nederlandse geschiedenis en cultuur,
en brengt zijn enthousiasme over als
een geroutineerde verkoper die de
vaktaal van de moderne non-profit-
organisatie beheerst: "Het is een uniek
archief, het Rijksmuseum van het
archiefwezen". Bakker en De Graaff,
beiden nauw betrokken bij de recente
ontwikkelingen, tonen zich ingenomen
met de veranderingen die zijn ingezet.
"Om te beginnen komt er één balie
waar de klant met zijn vragen terecht
kan, of het nu is voor de bibliotheek,
het archief of de kaarten en tekenin
gen. De studiezaal ondergaat daarom
in de loop van dit jaar een verbouwing
en er is één systeem voor alle toegan
gen in ontwikkeling. Ook kan de
bezoeker binnenkort een andere hou
ding bespeuren van de studiezaal
medewerker. Was het vroeger zijn
voornaamste taak te bemiddelen in een
antwoord, voortaan gaat het er om te
helpen bij het zoekpad dat de klant
zelf moet afleggen. Bemiddelen tussen
brein en bron noemen we dat. Het
gaat niet om inhoudelijke kennis van
de archiefbronnen, maar om de klant
te leren met het instrumentarium om
te gaan." De taak van de studiezaal is
in meer dan één opzicht breder dan
vroeger, daarom spreekt Beekhuis
liever over een 'accent-verschuiving' in
de informatiebemiddeling. "De bezoe
ker is primair geïnteresseerd in infor
matie. Waarom zou je alleen je eigen
waren uitstallen? De techniek maakt
het immers mogelijk de zoekvraag van
de klant te leiden naar neveninstellin
gen met bronnen die een relatie onder
houden met de taken en het bezit van
het ARA."
Cursussen en gidsen
Stelt de modernisering van de dienst
verlening in de nabije toekomst geen
hoge eisen -zoals een grotere zelfstan
digheid- aan de bezoeker? Bakker en
De Graaff putten zich uit in een arse
naal aan wervende termen: nieuwe
voorwaarden creëren, zoekwijzer,
scholing, cursussen, zelfwerkzaamheid,
eigen initiatief... De bezoeker van de
studiezaal krijgt een introductiecursus
van twee uur: 'Hoe kan ik beginnen
met mijn onderzoek in het Algemeen
Rijksarchief' De belangstelling over
treft nu al de verwachtingen. Onder de
mensen die zich aanmelden zijn
overigens veel trouwe bezoekers die
blijkbaar graag willen mee-profiteren.
Daarnaast zijn er themacursussen,
zoals over personenonderzoek in de
archieven van de Verenigde Oost-
Indische Compagnie en het Koninklijk
Nederlandsch-Indisch Leger. Verder
geeft het ARA in samenwerking met
andere instellingen handzame gidsen
uit met aanwijzingen voor het doen
van onderzoek. Tot nu toe verschenen
in deze nieuwe reeks twee titels, een
over Nederlandse landverhuizers in de
19de en 20ste eeuw en een over solda
ten overzee, Nederlandse militairen in
Oost- en West-Indië vóór 1950. De
reeks maakt de verschuiving van het
ontsluiten van archieven naar het
vraaggericht aanbieden van informatie
zichtbaar.
Trefwoorden en digitalisering
Uiteraard draaien de welbekende cur
sussen paleografie, genealogie en regio
nale geschiedbeoefening gewoon door.
Beekhuis weet dat tussen de 40 en 50%
van de bezoekers voor familieonder
zoek komt. "We zijn nu bezig met een
overzichtsgids die een dwarsdoorsnee
biedt van alle persoonsgebonden infor
matie die wij hier in huis hebben. Het
is een zoeklijst op zo'n 4000 tref
woorden uit alle toegangen. Een
dergelijke thematische ontsluiting is
daarom zo rijk omdat het ARA
bronnen biedt die je nergens anders
vindt." De werktitel van deze nieuwe
gids is PEGIN, wat staat voor Per-
soons Gebonden Informatie. "Een
ander project waar we aan werken, is
het digitaliseren van de overzichten en
toegangen met behulp van moderne
media. Het belang daarvan is dat deze
buiten de muren van het ARA be
schikbaar komen, voor bezoekers een
groot voordeel. Maar in een geauto
matiseerde omgeving blijkt de armoe
van de traditionele inventaris als in
formatiebron pas goed. Een 'verbaal'
bijvoorbeeld bevat een massa onder
werpen maar die zijn alleen te bereiken
via een agenda op het verbaal. De
redactionele vorm zegt hier dus niets
over de inhoud. Nieuwe be
schrijvingsregels, ISAD-G, passen we
nu toe in het lopende Japan-project.
Voor zover ons bekend, is het de eerste
keer dat deze in de praktijk worden
gebracht."
Schaalvergroting
Over de klant-vriendelijkheid van het
openbaar archiefwezen in Nederland
wil Beekhuis nog wel meer kwijt.
Ondanks de goede wil kan
die volgens hem stukken beter.
De huidige structuur van het archief
wezen verhindert naar zijn idee een
doelmatige informatiebemiddeling.
"Door de opdeling in kleine eenheden
is er momenteel sprake van een ver
spilling van middelen. Concentratie en
schaalvergroting zou een hoger rende
ment bewerkstelligen. Het Utrechtse
model (waarin het RA Utrecht en het
Gemeente Archief Utrecht samengaan
AJ) is een positief voorbeeld, maar dat
100/3 maart 1997
