Verslag van de bijeenkomst van het
TOP-overleg, d.a. 16 januari 1997
KV AN-Sectie audiovisuele archieven
U kunt zich aanmelden als deelnemer aan deze dag (of een
deel van het programma) door het aanmeldingsformulier
(zie laatste pagina van dit katern) - volledig ingevuld -
vóór 5 april te sturen of te faxen naar het Bureau van de
Koninklijke VAN.
Aanwezig: de heren H.H.M. Dekkers (SOD),
drs. J. Dijkstra (LOPAI), drs. M.R. Hermans (KALO),
mr. M.H. Kamphuis (SOD) prof. dr. F.C.J. Ketelaar
(Rijksarchiefdienst), mr. L. Lieuwes (Raad voor Cultuur),
drs. C. Streefkerk (KVAN) en drs. J.H.M. Wieland
(KV AN)
1. Cultuurnota
Het wordt door diverse aanwezigen betreurd, dat er in de
cultuurnota t.a.v. de archieven bijna uitsluitend aandacht
wordt besteed aan de Rijksarchiefdienst en minder aan het
brede veld.
Met betrekking tot de procedure van aanvragen voor de
zogenaamde deltaplangelden, is geconstateerd dat er geen
aparte budgetten meer zijn voor de restauratie van gemeen
telijke archieven.
2. Onderzoek naar koepelfunctie Archiefwezen
Door het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap
pen is opdracht verstrekt aan de rechtsopvolger van het
NBBI om een onderzoek te doen naar een gesprekspartner
voor het ministerie betreffende aangelegenheden van het
archiefwezen. De reden hiervoor is, dat voor het ministerie
het archiefwezen in zekere zin is gefragmenteerd. Niet ge
heel duidelijk is aan het TOP-overleg wat de verwachtingen
van het ministerie zijn. Het onderzoek wordt geflankeerd
door een klankbordgroep die is samengesteld uit mensen
die bekend zijn met het archiefveld, maar geen belangheb
bende zijn. Naast de deelnemende partijen aan het TOP-
overleg, zullen ook de NVBA, CANNet en de Archiefschool
worden benaderd. Aandacht zal worden gevraagd aan de
adviseur om ook de rol van het IPO en de VNG hierin te
betrekken.
Er wordt bij de KALO en LOPAI op aangedrongen om hun
relatie met respectievelijk de VNG en het IPO te versterken.
Eind maart zal het conceptrapport gereed zijn. De uitkomst
van het rapport kan tot gevolg hebben, dat de KV AN een
extra ledenvergadering belegt.
3. Digitale archieven
Recent heeft er een afstemmingsoverleg plaatsgevonden,
waarbij onder andere de ambtelijke opdrachtgevers van de
ministeries van Binnenlandse Zaken en het ministerie van
Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen, IPO, VNG, KALO
en LOPAI betrokken waren.
De volgende afspraken zijn gemaakt met betrekking tot
pilotprojecten:
creatie van documenten verbeteren, door bewust
wording bij de producent te verbeteren;
twee pilots per bestuursniveau te realiseren;
ontwerp van een digitale archiveringsfunctie (de 'digi
tale kluis');
proefreglement op basis van het Archiefbesluit uit
proberen in concrete situaties.
Vanuit de Rijksarchiefdienst wordt extra formatieve capaci
teit beschikbaargesteld voor het project Duurzame digitaliteit
De heer Hofman zal als projectleider worden gedetacheerd
voor de duur van een jaar.
Door de algemene rijksarchivaris is het initiatief genomen
om een consortium Cultureel Erfgoed op te richten. Tot dit
consortium behoren ook de Koninklijke Bibliotheek,
LOPAI, KALO, NBLG en anderen.
Aandachtspunten binnen het consortium zijn onder andere:
standaardisatie met betrekking tot toegankelijkheid,
zoals browsers, indextalen e.d.
informatie-uitwisseling en overlap vermijden dan wel
tegengaan
De mogelijkheid bestaat dat het consortium wordt verheven
tot expertisecentrum voor de rijksoverheid.
Tijdens het Nederlandse voorzitterschap van de Europese
Unie zal aandacht worden gegeven aan de digitale archief-pro
blematiek. Zo worden instructies en bewustzijnsvergroting
met deze problematiek nader uitgewerkt. Het ligt in de be
doeling om de ministers van Cultuur een resolutie te laten
aannemen, die de strekking heeft dat de digitale archieven van
vandaag het cultureel erfgoed van morgen vormen.
De algemene rijksarchivaris belegt een bijeenkomst met al
zijn overige collega's uit de Europese lidstaten.
De door kroonprins Willem-Alexander in gebruik gestelde
WEB-site www.archief.nl is al 8000 maal bezocht sinds de
ingebruikname in november 1996.
Er wordt besloten na te gaan of er een redactieraad kan
worden gevormd uit de diverse instanties in het archiefveld
om de WEB-site te gaan voeden met informatie.
Er zijn fondsen aan de Rijksarchiefdienst ter beschikking
gesteld, die het mogelijk maken om de huwelijksakten
vanaf 1811 toegankelijk te maken via Internet. Dit om
vangrijke project dient in het jaar 2002 te zijn voltooid.
Er komt in het kader van de digitale duurzaamheid een
AIO (promotie-assistent) bij de Erasmusuniversiteit (prof.
Snellen) die zich richt op het vraagstuk van de verantwoor
ding van het openbaar bestuur met behulp van digitale
documenten.
4. Uniforme codering
Gesproken is over een uniforme codering van de Neder
landse archiefbewaarplaatsen. Alhoewel de aanwezigen van
mening zijn, dat hier niet de hoogste prioriteit ligt, zal de
KVAN het initiatief nemen om te bezien of een en ander
realiseerbaar is. Gewezen is op de noodzaak van de conti
nuïteit en consistentie met betrekking tot het onderhoud.
5. Selectie
Aan het steekproefonderzoek zal op 10 april a.s. een studie
middag worden gewijd. Richtlijnen zullen aangeven op
welke wijze deze proeven het beste kunnen worden toege
past.
Met het Koninklijk Nederlands Historisch Genootschap is
goed overleg geweest over de wijze waarop het genootschap
bij de selectie-arbeid kan worden betrokken. Door het
KNHG aan te zoeken historici zullen een klankbordfunctie
krijgen, maar geen formele positie innemen in het drie
hoeksoverleg.
Het advies van de Raad voor Cultuur aan de Staatssecretaris
inzake evaluatie 5 jaar PIVOT wordt binnenkort aangebo
den.
6. Internationale aangelegenheden
Door de Rijksarchiefdienst en de Koninklijke Bibliotheek
wordt in het kader van het EU-voorzitterschap op 20 en 21
maart een expertbijeenkomst belegd inzake de verzurings-
problematiek. Ook is onderwerp van bespreking de ver
deling van researchprojecten over de EU-lidstaten.
Het bezoek van Hongaarse archivarissen mag een succes
worden genoemd. De nadruk tijdens het bezoek lag op de
inspectie-activiteiten. Tevens is er een draaiboek gemaakt
voor conservering, dat voor april in Hongarije zal worden
aangeboden.
Door een misverstand waren er geen Nederlandse archi
varissen aanwezig bij het Europese congres in Cork.
Op het congres van de ICA te Beijing zijn diverse Nederlan
ders benoemd in commissies, uitvoerende organen e.d. Het
grote aandeel van Nederlanders wordt door anderen toe
geschreven aan de professionele houding en grote kennis
van de Nederlandse archiefgemeenschap.
7. Registratuur bij Politieregio's
Er is door het LOPAI een enquête gehouden in de politie
regio s met betrekking tot diverse facetten van de organisa
tie en uitvoering van de registratuurwerkzaamheden.
Geconstateerd is dat in sommige politieregio's de registra-
tuurtaken in meerdere opzichten worden ondergewaar
deerd. De goede en geordende staat van de archiefbeschei
den zou wel eens te minimaal kunnen worden geïnterpre
teerd. Deze aangelegenheid zal onder meer bij het beraad
van korpsbeheerders worden aangekaart.
LOPAI, KALO en SOD zullen bezien of een afgestemde
studiebijeenkomst kan worden georganiseerd.
8. Persoonsgegevens
De algemene rijksarchivaris zal met de heer Lieuwes van de
Raad voor Cultuur de gevolgen onderzoeken voor het be
waren en beheren van persoonsgegevens van het vooront
werp voor de nieuwe Wet bescherming persoonsgegevens.
9. Vervreemding
De procedure rond vervreemding van archiefbescheiden van
het rijk aan de gemeenten is opgestart. De rijksarchivarissen
in de provincie vervullen hierbij een belangrijke rol. Aan
hen zullen bepaalde bevoegdheden worden toegekend.
10. Datum volgende bijeenkomst
De volgende bijeenkomst van het TOP-overleg zal worden
gehouden op 25 juni 1997 om 14.00 uur in het gebouw van
het Algemeen Rijksarchief te Den Haag.
Ledenvergadering en themadag
De eerstkomende ledenvergadering van de Sectie Audiovi
suele Archieven wordt gehouden op vrijdag 6 juni 1997 te
Hilversum (Omroepmuseum).
Aan deze bijeenkomst wordt een themadag gekoppeld met
als onderwerp 'Commercie en cultuur. Over hergebruik van
AV-materiaal'Veel praktische voorbeelden, waaronder het
fenomeen 'historische koopvideo', komen op deze themadag
aan de orde. De discussie zal zich op zowel de ethische
aspecten, als ook de rechten op het materiaal en de finan
ciering richten. Nader bericht hierover volgt.
Activiteitenplan Sectie A VA 1997
De KVAN-sectie AVA wil de komende jaren meer naar
buiten treden. Een betere informatie-overdracht vanuit het
bestuur naar de leden en anderen is daarbij noodzakelijk.
Momenteel laat deze te wensen over. Om belanghebbenden
en belangstellenden beter te informeren is een globaal acti
viteitenplan opgesteld. Het wordt aan de leden van de sectie
AVA en van de Werkgroep Lokale en Regionale Archivering
toegestuurd en gepubliceerd in het Archievenblad.
1. Nationaal
Voor de audiovisuele archieven in Nederland is 1997 het
begin van een geheel nieuwe situatie. Door de samenvoe
ging van drie tot dusverre separate archieven (SFW, AVAC
en RVD) in één Stichting Nationaal Audiovisueel Archief
(NAA) te Hilversum wordt de archivering van AV-docu-
menten in ieder geval op landelijk niveau overzichtelijker.
Het NFM blijft apart functioneren. Het is duidelijk dat de
samenvoeging van drie onderling zeer verschillende instel
lingen niet direct de volgende dag kan leiden tot een nieuw,
evenwichtig en doordacht beleid. Dat geldt ook voor een
