a
heiml
Archiveren, inventariseren, microverfilmen,
digitaliseren, adviseren, indexeren, boekbinden,
reviseren, confectioneren, ontsluiten, kortom:
LICOM Archiefverzorging en Documentenconversie
L I
Archiefverzorging en Documentenconversie
14
door Jaap Kloosterman
15
niet alleen in op het Internet, maar
ook op lokale netwerken. Deze zijn
immers voor een archiefdienst een be
langrijke randvoorwaarde voor het be
treden van de elektronische snelweg.
Ook voor dit onderdeel van het werk
plan zal didactisch materiaal ontwik
keld worden. De commissie is in ieder
geval bereid workshops en trainingen
te organiseren. Voorwaarde is daarbij
wel - en dat geldt in feite voor alle
ICA activiteiten - dat het uitnodigen
de land de kosten voor zijn rekening
neemt. In geval van de gewone, jaar
lijkse commissievergadering zijn dat in
de regel alleen de verblijfkosten; in
geval dat commissieleden uitgenodigd
worden voor het verzorgen van een
cursus of lezing, zullen doorgaans ook
de reiskosten vergoed moeten worden.
De commissie is nauw betrokken ge
weest bij de inrichting van de ICA
Web-site, en draagt daaraan nog
steeds meer dan een steentje bij. Een
gelukkige bijkomstigheid is dat de
commissiesecretaris Chris Seifried voor
de National Archives of Canada werkt,
die als gastheer voor de site fungeert.
Beeldverwerking
De voormalige Committee on Image Tech
nology produceerde als reactie op de
snel ontwikkelende technologie een
Introduction to Image Technology for
Archives. De gids is eerder technisch
dan conceptueel van aard. De meeste
archiefdiensten weten wel wat ze met
de technologie kunnen doen, maar
minder goed waar ze in technisch op
zicht op moeten letten. Er zijn vele
standaards die van belang zijn, som
mige zijn echte standaards, maar vele
andere niet meer dan leverancier-stan
daards. Omdat de investeringen nog
steeds aanzienlijk zijn, zowel in de
kosten van apparatuur als in de kosten
van conversie, is een zorgvuldige keu
ze van het grootste belang. Eén van de
dingen die archiefdiensten over de he
le wereld met elkaar gemeen hebben,
is het chronisch gebrek aan middelen.
Mislukkingen zijn altijd kostbaar, op
het gebied van digitalisering zelfs zeer
kostbaar.
Wat over de vorige activiteiten is gezegd,
gaat ook op voor deze: er moet didactisch
materiaal worden vervaardigd.
Overige activiteiten
Met name op het gebied van digitale
beeldverwerking staat nog het een en
ander op het programma. Zo zal er
onderzoek worden verricht naar de
minimum-standaards voor de conver
sie van papier of microfilm naar een
digitale drager. Een ander onderzoek
richt zich op de conservering van digi
tale objecten, een onderzoek dat mo
gelijk uitgevoerd zal worden in sa
menwerking met de Electronic Records
Committee. Tenslotte zal nog aandacht
worden besteed aan andere media die
geschikt zijn voor de opslag en retrie
val van full-text documenten.
Conclusie
Het programma is ambitieus en de
mogelijkheden zijn beperkt. Alle com
missieleden (in de nieuwe samenstel
ling zullen dat er tussen de 7 en 10
zijn) moeten de activiteiten naast het
dagelijkse werk doen. En juist interna
tionale samenwerking kost veel tijd,
door de verschillen in taal, cultuur en
archivistische traditie. Desalniettemin
is het zeer verrijkend voor de direct
betrokkenen, maar dat zou het ook
moeten zijn voor de zendende organi
saties en de landen van herkomst. Het
is de taak van elk van de afzonderlijke
leden en van de commissie als geheel
dit duidelijk te maken aan de natio
nale en internationale archivistische
gemeenschap. Helaas is juist commu
nicatie niet de sterkste kant van de
ICA. De redactie van het Archieven
blad moet de Nederlandse leden van
ICA commissies en secties maar voort
durend achter de broek zitten om op
zijn minst over hun activiteiten te rap
porteren. Zelfs Nederland, met zijn
rijke archivistische traditie, kan nog
wat leren.
LICOM Archiefverzorging en
Documentenconversie biedt u
een betrouwbare en deskundige
aanpak van al uw archief
problemen. Een team van
ervaren medewerkers, (SOD
I+II,WA, Middelbaar Archief
ambtenaren) staat voor u klaar.
Ontsluiten en toegankelijk maken van dynamische en (semi-) statische archieven
Inventariseren Selectie op de vernietiging Reviseren/ordeningsplannen Indexeren
Adviseren m.b.t. archiefbestanden Overzetten van oude handschriften Micro-
verfilmen en confectioneren van documenten, boeken, technische tekeningen etc.
Digitaliseren van documenten via scanning en indexeren Boekbinden
Crutserveldweg 6, 6416 AD Heerlen
J Tel. 045 - 571 06 15
Fax 045 - 571 37 65
In de klachtenstroom die historici momenteel over
het Russische archiefwezen uitstorten, neemt de
groeiende geheimhouding een vooraanstaande
plaats in. Dat is niet altijd terecht. Jaap Klooster
man, die als directeur van het Internationaal Insti
tuut voor Sociale Geschiedenis in Amsterdam goed
op de hoogte is van de situatie in het voormalige
Oostblok, geeft aan waarom.
Secrete besognes
Daarin verschillen zij van mening met Georg Simmel, die
tien jaar voor Lenins besluit juist het privégeheim "een van
de grootste verworvenheden van de mensheid" noemde.
Het schiep een tweede wereld naast die van de openbaar
heid en was een "individualiseringsmoment van de eerste
orde": het gedijde in sociale verhoudingen die sterk indi
vidueel gedifferentieerd zijn, en bevorderde ze tegelijk. En
het lijkt, aldus Simmel, of "met het toenemen van de cul
turele doelmatigheid de aangelegenheden van de gemeen
schap steeds openbaarder worden, en die van het individu
steeds vertrouwelijker".
bepaald dat documenten dertig jaar na hun ontstaan open
baar kunnen worden gemaakt, mits ze geen geheimen be
vatten. Wat geheim is, wordt in belangrijke mate door de
veiligheidsdiensten vastgesteld. Tekst waar sekretno boven
staat een woord dat op veel papier was voorgedrukt
dient hoe dan ook een tijdrovende en met weinig animo
afgewerkte procedure te doorlopen, die overigens ook zelf
geheim is. Zo wordt nu menig onderzoeker de toegang ont
zegd tot ruim een halve eeuw oude stukken die hij nog on
langs had ingezien.
Vergeefs zoeken maar verplicht overdragen
Reden tot klagen is er dus wel in de eerste plaats voor de
plaatselijke bevolking, die duidelijk niet geacht wordt recht-
of bewijszoekende burgers te tellen. Zelfs zoeken naar de
miljoenen familieleden die ooit in handen van genoemde
diensten zijn gevallen, is nauwelijks meer mogelijk: de be
treffende documenten zijn zo goed als gesloten om het
overheidspersoneel te beschermen. Omgekeerd wordt het
niet erg op prijs gesteld wanneer privé-personen er hun
eigen geheimen op nahouden. Russische archivarissen kun
nen zich zeer opwinden over het feit dat de nieuw ontstane
en geprivatiseerde bedrijven hun bescheiden niet keurig aan
het eind van het jaar bij de archiefdienst komen afleveren.
En de archiefwet van 1993 houdt vooraanstaande burgers
expliciet verantwoordelijk voor hun literaire nalatenschap.
Die opvattingen stammen rechtstreeks uit 1918, toen Lenin
bij decreet het particuliere archiefbezit afschafte en het be
grip "staatsarchieffonds" invoerde om uitdrukking te geven
aan zijn streven al het geschrevene onder centrale controle
te brengen. Als de Russen zich er al van bewust zijn dat dit
begrip niet overal opgeld doet, geloven zij toch oprecht
hierin een grote culturele verworvenheid te bezitten.
Socialisme, meende Lenin, was Sovjetbewind plus electrificatie (deGPU tegen de
kapitalisten, collectie IISG)
PESOfltöUHOHilp MOJlHtSE
piM&i raas. Dt8aa«KW «awifa, Ero npcussfla
nsGis/jsHtf, ocrpufi spe/jareabtHo# HeoypaïBMa* crpa«a
pm«re.naJ £rs astrsinta «apa. psonHssefmaors yaapsl
3HSö, spar, marawmag x wawg!
JHAUI «lACÖBOfl-HACTOPOJHB
In de onoverzichtelijke situatie na augustus 1991 waren de
Russische archieven geruime tijd de meest toegankelijke ter
wereld: het wegvallen van alle regels dompelde de beheer
ders in een zo diepe onzekerheid dat zij zelfs de jongste ver
trouwelijke dossiers naar de studiezalen droegen. Zulke toe
standen zouden nergens lang hebben geduurd. Sindsdien is
Veel ontwikkelingen in het archiefwezen bevestigen die ob
servatie. De Westerse overheidsarchieven zijn in de loop van
de tijd steeds verder geopend voor steeds meer mensen.
Soms is de toegang tot hun documenten zelfs langs gerech
telijke weg af te dwingen. En anderzijds hebben personen
en organisaties tal van mogelijkheden gekregen om hun
100/1 januari 1997
