Au
\tomatisenng
op internationaal
niveau
Werk in
S3,
door Peter Horsman
12
13
Op het gebied van automatisering is van alles gaande. Onder de vleu
gels van de International Council on Archives is een indrukwekkend
programma van start gegaan om greep te houden op de snelle ont
wikkelingen op het terrein van automatisering. Peter Horsman doet
verslag van de projecten die door de verschillende comités onder
handen zijn.
I
Vele commissies
Iets meer dan drie jaar geleden verga
derde de ICA Committee on Archival
Automation in Den Haag. Dat was
geen wereldschokkende gebeurtenis,
en ook van het seminar dat door een
dertigtal Nederlandse collega's werd
bijgewoond, zal weinig meer voor het
nageslacht zijn overgebleven dan een
paar artikelen in Janus. Het was toen
de eerste vergadering van de commis
sie. Na het ICA congres in Montréal
was haar voorganger, kortweg Auto
mation Committee geheten, opgeheven,
en vervangen door drie nieuwe com
missies: Electronic Records, Image
Technology, en Archival Automation, elk
met een deel van de taak van de
voorganger. Vier jaar later heeft de
ICA Executive Committee opnieuw inge
grepen, waarbij de commissies Image
Technology en Archival Automation zijn
samengevoegd tot de Committee on Infor
mation Technology, nu weer met een wat
breder taakgebied.
Continuïteit
Op het moment van schrijven zijn de
leden van de nieuwe commissie nog
niet benoemd, alleen de voorzitter.
Ook het werkplan voor de komende
vier jaar moet nog worden vastgesteld,
maar in grote lijnen ligt dat al wel
vast. Want ondanks de wisselingen in
de structuur van de ICA organisatie
zit er wel redelijke continuïteit in de
werkzaamheden: het programma van
beide oude commissies wordt voort
gezet. In Beijing presenteerden de
twee commissies enkele van hun pro
ducten, maar konden tevens vaststel
len dat het werk daarmee niet zonder
meer was afgerond. Automatisering is
nu eenmaal een snel veranderend ge
bied.
Informatie Technologie Strategie
Het meest algemene onderwerp waar
mee de commissie zich bezig heeft ge
houden, en bezig zal houden, is dat
van Informatie Technologie Strategie
voor archieven. Een 24 bladzijden
tellende brochure beschrijft een me
thode waarin het planningsproces in
zeven stappen is opgedeeld. De stap
pen hangen weliswaar nauw met el
kaar samen, en er zit ook een zekere
hiërarchie tussen, maar ze hoeven niet
noodzakelijkerwijs volledig na elkaar
te worden doorlopen.
Zes stappen
De eerste stap is gericht op het vast
stellen van de algemene strategie van
de dienst, en gaat in op vragen als:
Wie zijn mijn klanten, en welke pro
ducten levert de archiefdienst aan hen.
Dat klinkt allemaal erg zakelijk, en
dat is het ook. De hele methode is
doordesemd met David Gracy's
kernvraag: What business are we in?
Amerikaans?1 Ja, in zekere zin wel; de
brochure is in hoofdzaak geschreven
door twee Amerikaanse commissiele
den en dat is te merken. Het komende
jaar zal ze dan ook enigszins gedeame-
rikaniseerd moeten worden. Gelukkig
telt de commissie ook Europese leden,
uit Schotland, Zweden, Zwitserland
en Italië, die enig gezond tegenwicht
kunnen bieden.
Stap twee beschrijft de producten en
diensten in de vorm van productplan
nen. Lezers uit de Rijksarchiefdienst
zullen deze eerste twee stappen her
kennen: voor een deel komen ze over-
1 David B. Gracy 11, 'Hurtling toward our jupiter? Archival education in the information age1, Janus (1995) 2 pp 61-67.
een met wat hier het ondernemings
plan heet.
De volgende stap analyseert de werk
processen. Nu staat niet zozeer cen
traal wat er gedaan wordt, maar hoe.
Wie nu denkt aan business process re-
design, heeft de juiste associatie.
Voordat je begint met automatisering
is een bezinning op de wijze waarop
wordt gewerkt bepaald niet overbo
dig. De eerste drie stappen hebben
nog niet direct met automatisering
van doen, al is het op de achtergrond
uiteraard wel aanwezig. In de volgen
de vier stappen staat automatisering
wel centraal.
Stap vier bepaalt de informatie tech
nologie strategie en legt de uitgangs
punten voor de toepassing ervan vast.
Stap vijf beschrijft de informatie
technologie architectuur en stap zes
formuleert de standaards voor hard
ware en software. Dit stuk is veel
technischer van aard dan het eerste
deel. De laatste stap, tenslotte, is het
aanschaffen of ontwikkelen van pro
gramma's.
Publicaties
De brochure is tijdens het ICA con
gres in Beijing gepresenteerd in een
workshop, op een van de middagen.
En niet zonder succes. De hele oplage,
zowel de Engelse als de Franse, vond
onmiddellijk zijn weg naar de aanwe
zige archivarissen. De commissie kan
nu aan de slag om suggesties te ver
werken en binnen afzienbare tijd met
een nieuwe editie te komen. Mogelijk
zal deze zowel als afzonderlijke publi
catie worden verspreid, als in de vorm
van een artikel in Janus en via de ICA
Web-site. Vertalingen in het Duits en
Italiaans zijn in voorbereiding. Het di
dactisch materiaal voor de workshop
zal eveneens worden herzien.
Gegevensmodel voor
archiefbeschrijving
Een tweede grote klus die de commis
sie onder handen heeft, is het ontwerp
van een database voor archiefbeschrij
ving. Goedbeschouwd betreft het een
conceptueel gegevensmodel, dat kan
dienen als referentiemodel voor aan
schaf of ontwikkeling van program
matuur voor het beschrijven van ar
chieven. De studie telt in de huidige
versie meer dan 40 bladzijden en is
gebaseerd op recente ontwikkelingen
in de archivistiek. Ze bevat een for
meel data model, in de vorm van een
Entity Relationship Diagram, alsmede
tabel-beschrijvingen. De gehanteerde
concepten worden vooral archivistisch
verklaard.
Een bijzondere toevoeging is de nadruk
op het gebruik van de internationale
standaards voor archiefbeschrijving:
ISAD(G).1
De studie laat zien hoe deze stan
daards kunnen worden toegepast in
een geautomatiseerd systeem. Begin
1997 zal een eerste versie van de stu
die voor commentaar worden gepubli
ceerd. De commissie kan dan gaan
werken aan de inbedding van de con
cept standaards voor authority control.
In Nederland - maar niet alleen in Ne
derland - is ISAD(G) inmiddels enigs
zins bekend, het begrip authority con
trol niet of nauwelijks. Beide verdie
nen zeker meer aandacht dan ze tot nu
toe gekregen hebben. Gelukkig heeft
de Archiefschool tenminste ISAD(G)
in het lesprogramma opgenomen.
De commissie heeft als standaard dat
elk van haar producten een didactisch
element moet hebben. Voor het plan
ningsdocument is dat een workshop;
voor de studie naar een generiek data-
model moet dat nog worden vastge
steld en uitgewerkt. Een eerste poging
met een soort workshop voor een na
tionale archiefdienst, was zeker veel
belovend.
Internet en andere netwerken
De grote vlucht die het Internet geno
men heeft, en nog steeds neemt, is aan
het archiefwezen niet voorbijgegaan.
Bijna dagelijks wordt wel melding ge
maakt van een nieuwe archief Website
die ergens ter wereld geopend wordt.
Wat daar zoal bij komt kijken, zowel
in technische als niet-technische zin,
wordt beschreven in de gids Archives
and Networks. Ook deze brochure is
in Beijing gelanceerd en vond gretig
aftrek. De publicatie gaat overigens
Illustratie: Peter Vlot
Automatisering op internationaal niveau
1 International Standards for Archival Description (General). (Ottawa 1992).
100/1 JANUARI 1997
