3
V
Restauratie-Atelier
Helmond B.V.
OOK STERK
IN
PERIODIEKEN
WERK
Erven B^van der Kamp BV
10
voor restauratie en conservering van
papier, leer en perkament
Boeken, in leer en perkament
Charters en zegels
Prenten en tekeningen
Kaarten en affiches
Massaconservering
Vrijblijvende offertes
Vacuüm-vriesdrogen
ondersteuning bij calamiteiten
24 uur bereikbaar bij brand- en waterschade
06-575.896.31
Panovenwea 40. 5708 HR HELMOND fNLI
Tel: 0492 - 55 39 90 Fax: 0492 - 55 24 42
voelige informatie daarin. Een noodoplossing is het weige
ren van inzage op grond van artikel 8 van het Europees
Verdrag tot Bescherming van de rechten van de mens en de
fundamentele vrijheden (EVRM). In jurisprudentie van het
Europese Hof is neergelegd, dat het al dan niet toeganke
lijkheid zijn van gegevens over iemands privéleven in dossiers
onderwerp moet zijn van een belangenafweging. En aangezien
verdragsrecht boven nationaal recht gaat, is dit in Nederland
geldend recht. Ten principale moet dan echter nog 'reparatie'
van de onbevoegd genomen besluiten plaatsvinden.
Een ander voorbeeld van onbevoegd handelen betreft de
overeenkomsten van inbewaringgeving tussen het Rijk en
gemeenten onder de werking van de Aw 1962. Deze zijn
dikwijls van de kant van gemeenten ondertekend door de
gemeentearchivaris. Deze was daartoe niet bevoegd, indien
hij geen mandaat had van de burgemeester, die immers de
gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt.
Motieven en consequenties
Het is natuurlijk beter om dit soort zaken van grond af aan
goed te regelen. Dit betekent dat de zorgdrager het betref
fende besluit zelf neemt, of dat hij de bevoegdheid manda
teert. De archivaris kan de keuze die daarin gemaakt wordt
zelf beïnvloeden door een gemotiveerd voorstel tot man
daatverlening te doen. Het is prettig om inzicht te hebben
in de motieven voor en de consequenties van mandatering.
Eén van de belangrijkste motieven voor mandatering is
organisatorisch van aard: ontlasting van het betreffende
bestuursorgaan. Met name veel voorkomende, weinig poli
tiek gevoelige besluiten met een min of meer technisch ka
rakter lenen zich daarmee voor mandatering. Of mandaat
gewenst is of niet kan dus ook van de grootte van de organi
satie afhangen. In kleine organisaties komen bepaalde zaken
immers minder vaak voor dan in grote. Het besluiten inzake
openbaarheidsbeperkingen (art. 15, lid 1, Aw 1995) leent
zich voor mandatering. Deze bevoegdheid zou gemanda
teerd kunnen worden aan de hoogste ambtenaren van mi
nisteries, diensten, bedrijven en stadsdelen: de beheerders.
Mandaat aan de archivaris is niet uitgesloten, met name
wanneer overbrenging geen overgang naar een andere zorg
drager betekent (bij gemeenten en waterschappen). Dit is
echter minder fraai, omdat de archivaris al als adviseur staat
genoemd. Het adviseurschap zou dan als het ware door het
mandaat geconsumeerd worden. Er is zeker iets voor te
zeggen het mandaat in deze kwestie bij de beheerders te
leggen: zij kennen de archiefbescheiden het beste en kun
nen bijvoorbeeld verondersteld worden inzicht te hebben in
de privacybedreigende elementen in de archiefbescheiden.
De in lid 2 van artikel 15 genoemde bevoegdheid om op
een later tijdstip beperkingen te stellen leent zich goed voor
mandatering aan de archivaris. Er kan sinds overbrenging al
lange tijd zijn verlopen, waardoor de binding van het oor
spronkelijke organisatieonderdeel met de archiefbescheiden
afwezig is.
Vrijwel alles vatbaar voor mandaat
Ook het besluiten inzake het opheffen of buiten toepassing
laten van beperkingen (lid 3) kan heel wel gemandateerd
worden aan de archivaris. Dit geldt ook voor besluiten tot
vernietiging en vervanging. Het opstellen van de in artikel
8 Ab 1995 genoemde verklaringen van vernietiging, ver
vanging of vervreemding zijn niet vatbaar voor mandaat als
bedoeld in de Awb, omdat het niet gaat om besluiten maar
om feitelijke handelingen. De betreffende verklaringen
kunnen eventueel worden opgemaakt door het ambtelijk
hoofd van het dienstonderdeel, waaronder de vernietigde,
vervangen of vervreemde bescheiden hebben berust. Ook
besluiten tot opname van particuliere archieven in de be
waarplaats door middel van inbewaringgeving of schenking
kunnen heel goed in mandaat genomen worden. Wel dient
hier gelet te worden op de relatie met andere regelingen in
zake aanvaarding van schenkingen. Voor besluiten tot ver
vreemding is mandaat minder geschikt vanwege het relatief
zeldzame karakter van dergelijke besluiten en vanwege
bijvoorbeeld samenloop met bepalingen ten aanzien van
vervreemding, bijvoorbeeld op grond van de Gemeentewet.
Dit geldt ook voor verkrijging door de vervreemding be
doeld in de artikelen 46 en 47 Aw 1995 (omzetting inbewa
ringgeving in eigendom). Onmogelijk zijn mandaten ook
hier echter niet.
De archivaris en het mandaat: Belle en het beest?
In de afweging tot het wel of niet laten mandateren van
bevoegdheden spelen nogal eens overwegingen, die eerder
emotioneel dan rationeel te betitelen zijn. Het komt nogal
eens voor, dat ambtenaren niet willen verzoeken om man-
Belle en het beest.
datering, omdat ze het gevoel hebben, dat ze daardoor
vatbaarder worden voor kritiek. Ze vinden het een veilig
gevoel, dat het bestuursorgaan zelf het betreffende besluit
neemt. Ze miskennen daarmee echter het feit, dat ze in
ieder het geval het bestuursorgaan moeten adviseren. Een
slecht advies leidt in veel gevallen óók tot een slecht besluit,
omdat het bestuursorgaan met name in meer technische za
ken blind moeten varen op het ambtelijk advies. De gevol
gen voor de organisatie als geheel zijn feitelijk dezelfde of
het nu om een besluit van het bestuursorgaan gaat naar
aanleiding van een slecht advies, of een in mandaat geno
men slecht besluit. De vatbaarheid voor kritiek zal echter
niet minder zijn zonder mandaat. Indien daaraan behoefte is
kan men de mandaatgever een instructie voorstellen, binnen
de kaders waarvan het mandaat wordt uitgeoefend. Het
komt ook voor, dat ambtenaren besluiten niet in mandaat
wensen te nemen, omdat ze eraan hechten, dat het be
stuursorgaan op de hoogte van de betreffende kwestie is.
Wellicht, dat dit in kleinere organisaties een relevante
overweging kan zijn. Wie echter de enorme aantallen be
sluiten kent, die in grotere overheidsorganisaties moeten
worden genomen, zal zich geen illusie maken over wat er
aan inhoudelijke informatie bij een bestuursorgaan beklijft.
Verslaglegging en het gericht presenteren van de eigen ac
tiviteiten lijken daarvoor een beter instrument. Relevant is
bovendien, dat in gevallen, waarin na een advies geen in
houdelijke afweging meer plaatsvindt, het bestuurlijk
apparaat zonder mandatering onnodig wordt belast. a
y/i jAuit/
tio»<le Dru^e
Postbus 70164 9704 AD Groningen
Telefoon 050 - 52 7 82 11 Fax 050 - 527 64 30
100/1 januari 1997
