- c w
Ifh
A. Serif* Izdrip.
■dri.
18
19
archiefsysteem opzet, op de een of an
dere manier de archival resources te
coördineren, zonder dat dit zou behoe
ven te leiden tot een complete inte
gratie in één nationale archiefdienst.1
We moeten dus denken aan een net
werk van zelfstandige eenheden, sa
menwerkend met, naast en niet onder
het nationale archief.
In het museumwezen is de laatste ja
ren het begrip de "collectie Neder
land" ontwikkeld: alle voorwerpen in
alle musea tezamen gezien als één ge
heel, gedistribueerd over verschillende
locaties. Dat heet in het jargon: een
distributed collection. De eerdere geci
teerde Call for proposals van het Euro
pese Telematicaprogramma vervolgt:
Increasingly, librairies will also contribute
to larger distributed digital librairies,
whose resources may contain also collections
from museums, data archives, and other
memory organisations. There is a need to
investigate the new models for maintaining,
providing access to and delivering services
from these neiv collections.
Ook deze trend kan aan de vorige
twee worden gekoppeld.
Een "archiefdienst zonder muren"
heeft méér te bieden dan hetgeen "in
huis" is en biedt ook toegang (op z'n
minst: virtueel) tot historische
informatie elders.
Verzakelijking
Reinventing Government is de titel van
het boek uit 1992 van Osborne en
Gaebler, met als ondertitel:
How the Entrepreneurial Spirit is Trans
forming the Public Sector. In Nederland
denken we dan aan begrippen als:
Tilburgs model, output sturing, de
zakelijke overheid, verzelfstandiging.
Voor het archiefwezen brengt dit met
zich mee: nieuwe vormen van taakuit
oefening, door uitbesteding, cluste
ring, convenanten met archiefvormers.
Het laatste Duits-Nederlandse ar
chiefsymposium was er grotendeels
aan gewijd. Het Agentschap Rijks
archiefdienst werkt met management
contracten voor vier jaar, onderne
mingsplannen, managementrappor
tages. Door grotere efficiency bereiken
we een grotere effectiviteit. Vroeger
had je als overheidsdienst personeel
dat bepaalde taken uitvoerde. Of er
misschien efficiëntere mogelijkheden
waren, kwam niet aan bod: het per
soneel was er toch en efficiencywinst
ging naar de schatkist. Tegenwoordig
heeft de overheidsmanager een inte
graal budget en stuurt hij meer op de
output (producten en diensten), dan
op de input (uren en geld). Gekoppeld
aan de eerder aangeduide trends: ook
de overheid en de overheidsarchief
diensten proberen, met behulp van
informatietechnologie, de burger als
klant te benaderen met producten en
diensten die op die individuele klant
zijn toegesneden.
Organisatie van het archiefwezen
Archivarissen waren - en zijn veelal
ook nu nog - gepreoccupeerd met het
fysieke archief en met de eigendom
van of zeggenschap over dat fysieke
archief. Daarvan konden velen - ikzelf
ook - niet los komen in de vehemente
discussies in de jaren zeventig en tach
tig over enerzijds inbewaringgeving
van archieven, anderzijds gewestvor
ming en decentralisatie. Wij waren
ld~>'
'*V ■- iris,/'t'ii.'T
y - 1 -J.
-
■~j?
ï&c..
j9- CTfó,
/A-, m 7. c az
C :.-,v.- jJy
Het netwerk ruim honderd jaar geleden: de 'heeren archivarissen in Nederland', ondertekenaars van het peti
tionnement over de notariële archieven, 1885 (zie F. C.J. Ketelaar, 'Haarlem, Bakermat van de Vereniging
van Archivarissen in Nederland', in: Hart voor Haarlem. Liber amicorum voor Jaap Temminck Haarlem
1996)225-261).
1 Aangehaald in: E. Ketelaar, Centralization!decentralization and archives, in Proceedings of the twenty-fourth International Archival Pound Table
Conference (Paris 1987).
getraind in een archivistiek die archi
valia en archieven ordent en beschrijft
als fysieke, niet als logische eenheden.
Maar in een wereld die door de geschet
ste trends wordt beheerst, moeten we
niet langer (uitsluitend) naar het fysieke
archief kijken. Evenmin moeten we de
eigendom van dat archief of de staat
kundige verdeling van bestuurlijke ver
antwoordelijkheden als uitgangspunt
voor de organisatie van het archiefwerk
en het archiefwezen nemen.
De burger en zijn of haar informatie
behoefte moeten het vertrekpunt zijn.
Op de KV AN studiedag "Regiovor
ming" in 1994 zei ik "De Rijksarchief
dienst wil onnodige concurrentie voor
kómen. Evenmin moeten we ons rich
ten op het instellen/opheffen van een
archiefdienst alleen omdat de wet erom
vraagt. Immers, vóór alles geldt, zo
meent het Convent van Rijksarchivaris
sen: hoe kan het archiefwezen de bur
ger zo goed mogelijk van dienst zijn."1
Bij diezelfde gelegenheid wees ik erop
"Door ontkoppeling van de bewaar
functie en de dienstverleningsfunctie
(fysiek versus intellectueel beheer) en de
inzet van informatietechnologie (raad
pleging op afstand) ontstaan mogelijk
heden om organisatorische en geografi
sche belemmeringen te overwinnen."
De organisatie-adviseur Rodrigues
schreef laatst over "de toenemende be
reidheid onder overheidsmanagers om
af te stappen van de dominante aan
dacht voor structuur- en formalise-
ringsvragen ten gunste van het den
ken in taakorganisaties en samenwer
kingsvormen."2
Clustering
De vier aangeduide trends betekenen
voor het archiefwezen dat niet langer
altijd en overal de dienstverlening,
met de daarvoor benodigde expertise
en marketing, hoeft te worden uitge
voerd op en vanuit dezelfde plaats als
waar de archieven zijn. Iets dergelijks
geldt al langer voor onze verwijs- en
makelaarsfunctie. De gebruiker van de
archieven in Den Bosch verwacht van
de archiefdienst ter plaatse know-how
aangaande historische informatie over
Den Bosch elders, in archiefdiensten,
bibliotheken, musea, documentatie
centra. Een "archiefdienst zonder mu
ren" beperkt zich niet tot het eigen
bestand, maar weet wat er overal te
krijgen valt. Ik ga nog een stap ver
der. Zou men zich bijvoorbeeld kun
nen indenken dat de taak van de
Rijksarchiefdienst inzake de regionale
en lokale geschiedbeoefening in
Noord- en Zuid-Holland wordt uitge-
poefend niet op twee plaatsen (Haar
lem en Den Haag), maar op één van
deze plaatsen? De basis daarvoor is
niet een verkaveling van archieven,
maar een efficiënte en effectieve inzet
van deskundigheid voor de dienstver
lening aan overheid en burger.
Zoiets kun je rekenen tot de new service
and acquisition models die ik eerder noem
de. Maar om het aanbod aan informa
tie opnieuw te structureren en in kwa
liteit te verhogen, zijn standaardisatie
en investeringen nodig. De meeste van
de bestaande archiefdiensten zijn te
klein om dat alleen te kunnen. Voor
beeld: een super server als infrastruc
tuur voor de datacommunicatie tussen
de rijksarchieven en tussen de rijksar
chieven en de klant kost als eerste in
vestering 1 miljoen, met in latere
jaren nog eens 1 lA miljoen aan capaci
teitsuitbreiding. Dus 3 miljoen (tegen 5
miljoen indien alle rijksarchieven elk
een aparte server zouden hebben). Dit is
dan alleen de investering, nog niet de
exploitatielasten en de afschrijving.
En dit is slechts één voorbeeld. De
enige dienst die dit alléén zou kunnen
doen, is de Rijksarchiefdienst. Maar
dan niet de Rijksarchiefdienst in de
huidige vorm, maar een Rijksarchief
dienst waarin bepaalde taakonderde
len van de afzonderlijke rijksarchieven
niet meer door alle rijksarchieven wor
den uitgevoerd, maar geclusterd zijn
of intern zijn uitbesteed. Dat wil zeg
gen dat een of meer gespecialiseerde
rijksarchieven mede voor de collegae
werk uitvoeren. We kennen dat al bij
de fotografie: de fotograaf van het
rijksarchief in Groningen werkt ook
voor Friesland en Drenthe. De mensen
aan de "aanvezelstraat" in het ARA
werken ook voor andere rijksarchie
ven. Inventarisatie en materiële ver
zorging van Utrechtse kantonge
rechts-archieven is aan het rijksarchief
in Overijssel uitbesteed.
De effecten van dergelijke clustering
zijn: efficiëntere benutting van dure
apparatuur en mensen, verlaging van
de kostprijs, een lenige en flexibelere
organisatie, vrijspelen van mensen en
middelen om de uitdagingen van de
21e eeuw te kunnen aangaan.
Samen met de Rijksarchiefdienst
Maar als rijksarchieven binnen het ver
band van de Rijksarchiefdienst taken
clusteren, gezamenlijk doen of intern
uitbesteden - waarom dan niet ook bui
ten de Rijksarchiefdienst? Met als part
ners gemeente- en streekarchieven,
provinciale archiefinspecties, bibliothe
ken, musea? Het samen-doen en sa
men-delen is de gemeente- en streek
archivarissen al veel langer bekend. Of
het nu gaat om een gemeentearchivaris
die in deeltijd ook elders gemeente
archivaris is, of om het combineren van
de archiefbewaarplaatsen van twee of
meer gemeenten op één plek, of om
"satelliet-constructies" als het streek
archief Zuidoost Brabant - het zijn
voorbeelden van het op een efficiënte en
effectieve manier inzetten van midde
len. Tot nu toe echter beperkt tot
archieven en beperkt tot samenwerking
van gemeenten en waterschappen.
Het rijksarchief en het gemeentear
chief in Groningen geven een voor
beeld van hetgeen samenwoning en
samenwerking vermag. In Utrecht
gaan we nog verder. Maar dit zijn niet
toevallig plaatsen waar de provincie-
naam en de naam van de hoofdstad
dezelfde zijn: gevolg van de nauwe
verbondenheid, historisch en cultu
reel. In beide plaatsen kan partnership
profiteren van gezamenlijke huisves
ting. In Groningen is de publieksservi-
ce geclusterd, in Utrecht worden alle
taken in één cluster - nl. een geïnte-
1 Nederlands Archievenblad 98 (1994) 198.
2 Managementblad rijksdienst 3 nr. 7 (november 1996) 17.
100/1 JANUARI 1997
