plek in de stad
Mensen
Door Joyce Pennings en Bert Looper
Archiefdiensten zijn in de regel in het historisch centrum van een gemeente
of in de dichte nabijheid hiervan gesitueerd. Dit zijn - met het oog op de vele kilometers
die hier geborgen worden - vaak niet de goedkoopste plekken. Archivarissen streven er tegen
woordig naar hun diensten zo efficiënt, effektief en goedkoop mogelijk in te richten. Welke ideeën
en plannen leven er onder hen met betrekking tot de locatie en inrichting van archiefdiensten.
12
Nulnummer augustus 1996
13
Leiden: mr. T.N. Schelhaas
In Leiden komt dit jaar de nieuwe
aanbouw aan en de verbouwing van
het bestaande archiefgebouw gereed.
Gemeentearchivaris mr. T.N. Schel
haas licht de keuze voor de bestaande
locatie toe. Zoals vaak het geval,
neemt het nogal wat tijd om van de
eerste plannen te komen tot de uit
eindelijke realisering van nieuwbouw.
Ook in Leiden zijn er jaren verstreken voordat een definitieve keuze
kon worden gemaakt. Schelhaas: "Zoiets is altijd een kwestie van
geduld. Maar ik wist toch zeker dat het zou lukken. De aanleiding
om de huisvestingsproblematiek bij het gemeentebestuur aan te
kaarten, was het feit dat onze depots boordevol zaten. Ik heb de pro
blemen gepresenteerd als het gevolg van een autonoom proces; het
vinden van een adequate oplossing werd daarmee 'onvermijdelijk'.
Toen de eerste locatie-onderzoeken werden gestart was de factor
'bezoekersstroom' nog niet in beeld. Schelhaas: "Nee, het ging in de
eerste plaats om de oplossing van het archiefprobleem". Hoe is het
nu in de afgelopen jaren gelopen? Schelhaas: "Er zijn diverse va
rianten onderzocht: restauratie en verbouwing van een bestaand
historisch pand, volledige nieuwbouw en aanpassing en uitbreiding
van het huidige pand. Uiteindelijk kwam de laatste variant als meest
geschikt uit de bus. Natuurlijk speelde de financiële factor in de
afwegingen een belangrijke rol". Schelhaas onderstreept het belang
van een goed bouwkundig rapport als uitgangspunt van het gehele
proces: "Ik raad iedere collega aan om al in het begin te kiezen voor
een aantal varianten en die ook vast te leggen in een rapport. Als je
dat niet doet, kom je al gauw terecht in een situatie waarin je enorm
veel werk moet steken in het bekijken en onderzoeken van allerlei
gebouwen waar 'iemand iets mee moet'. Geef zo snel mogelijk rich
ting aan de wijze waarop je met het huisvestingsprobleem wilt om
gaan". Nu de bestaande huisvesting is aangepast en er aanvullende
nieuwbouw is gepleegd, is natuurlijk de vraag: zit het gemeente
archief op de juiste plek? Schelhaas: "Je kunt niet zeggen dat de
huidige plek ook de meest ideale locatie is: weinig parkeerruimte,
nogal ver van bet station en niet direct bereikbaar met het openbaar
vervoer. Maar uit reacties van mijn bezoekers blijkt dat dat niet als
een groot probleem wordt ervaren. Men weet ons te vinden. Boven
dien is ons gebouw het oudste als zodanig gebouwde gemeente
archief in Nederland. Al meer dan 100 jaar zitten we hier. Het doet
me deugd dat we die traditie nog kunnen voortzetten".
Utrecht: dr. M.Wvan Boven
In het Nederlands Archievenblad
van december 1995 kwam de
Rijks- en gemeentearchivaris van
Utrecht, dr M.W. van Boven, al
met enkele behartenswaardige op
merkingen over de locatie van
archiefdiensten. Om ook de cul
tuurminnaars, dat wil zeggen de
geïnteresseerde leken die een aantrekkelijk aanbod willen consume
ren, te bereiken, zou je, zo stelt Van Boven, "als archiefdienst moe
ten beschikken over een liefst historische locatie in het centrum van
een stad. Dat is best te realiseren als we wat meer afstand nemen
van het idee dat de archivaris op zijn spulletjes moet zitten
Vooral met de ontwikkelingen in de geautomatiseerde informatie
voorziening is het steeds beter mogelijk de bewaring en informatie
verstrekking te scheiden". Denkt en werkt Van Boven nog steeds in
de geest van zijn opmerkingen van een half jaar geleden? Van Boven:
"Jazeker, ik ben er nog steeds van overtuigd dat het archief in de bin
nenstad moet zitten om een breed, algemeen in historie geïnteres
seerd publiek te kunnen bereiken. We zijn toch ook verplicht om
een zo groot mogelijk bereik van doelgroepen te realiseren". Hoe
wordt daar nu in Utrecht in concreto aan gewerkt. Van Boven 'Het
huisvestingsprobleem is hier nog volop in onderzoek. Vanuit het
stadsbestuur is er de wens om in het gebied achter de Dom tot een
bun-deling van culturele functies te komen (het Museumkwartier).
Het archief zou daarin ook een belangrijke component kunnen zijn.
Het probleem van elke historische binnenstad is natuurlijk dat
bouwactiviteiten het bodemarchief kunnen verstoren. Het is dan ook
maar de vraag of achter de Dom de benodigde depot-capaciteit
onder de grond kan worden gerealiseerd. Als dat niet zou kunnen,
dan kun je gaan denken aan dislocatie. We hebben hier aan de
Alexander Numankade natuurlijk ook voortreffelijke depots. Zoals
ik ook in december heb gezegd: waarom moeten we als slakken al
tijd ons huisje meenemen. Kies voor je publieksfuncties de meest
publieksvriendelijke locatie en bewaar je archieven - desnoods - op
een andere plek. Bovendien: het is niet een kwestie van alles of niets.
Uit onderzoek blijkt dat in de afgelopen 3 jaar 55% van onze fondsen
niet is geraadpleegd. Dat geeft toch wel aan dat dislocatie een verstan
dige optie kan zijn. Maar nogmaals, al deze zaken zijn in onderzoek en
we zullen zien wat het gaat worden. Voor mij is het belangrijkste dat
een archivaris er alles aan doet om het publiek te bereiken, ook met
zijn gebouw".
Den Haag: dr. J.E.A.
algemeen rijksarchief
"Zo tegen het jaar 2002 is het
ARA vol. Wij hebben nu zo'n 75
a 80 km in onze depots staan.
Aan het begin van de volgende
eeuw zal dat onder andere dank
zij PIVOT meer dan 100 km
zijn. Voor deze buurt bestaan
uitbreidingsplannen, waarin ook het ARA participeert. Als archief
instellingen moeten wij op dit gebied veel meer samenwerken. In
het geval van het ARA betekent dit samenwerken met de vele mini
steries in onze omgeving. Waarom zou het ARA voor de omliggende
ministeries niet als centraal depot voor computerbestanden kunnen
fungeren? En wij in ruil daarvoor onze minder geraadpleegde of
gedupliceerde bestanden in hun depots bewaren?
Je kan je depotruimten in kwaliteits- en in kwantiteitsdepots verde
len. In het eerste type bewaar je de kwetsbare bestanden, die veel
aandacht en zorg behoeven. In de kwantiteitsdepots plaats je de
archiefstukken die bijvoorbeeld weinig geraadpleegd worden, in de
vorm van duplicaten ter beschikking worden gesteld of waar je wei
nig omkijken naar hebt. Voor het ARA zouden die bijvoorbeeld best
elders mogen liggen. Het idee al je collecties onder handbereik te
hebben moet minder vanzelfsprekend zijn. Economische afwegingen
vormen hierbij een goede leidraad. Wegen de goedkope opslagkos
ten bijvoorbeeld op tegen de kosten die je moet maken om je ar
chiefstukken op afstand te laten faxen voor bezoekers of in dupli-
caatvorm ter beschikking te laten stellen? Belangrijk is ook het type
archief. Zo is het logistiek een stuk eenvoudiger een dossier over een
bepaalde zaak te transporteren dan stukken die her en der bij elkaar
gezocht moeten worden zoals bijvoorbeeld in een verbaalarchief. Het
zou mooi zijn als een dienst als de Rijksgebouwendienst zich ook in
deze gedachtengang kan verplaatsen. Fors investeren in verfilming
kan een alternatief vormen voor verhuizen naar een groter gebouw.
Het lijkt logisch om die reden aan te kloppen bij de RGD voor een
bijdrage in verfilmingsprojecten. Helaas werkt het in de praktijk
niet zo. Je hebt te maken met verschillende geldstromen die van
elkaar gescheiden zijn.
De depots van het ARA behoren momenteel kwalitatief tot de beste
ter wereld. Het is hier zeer gezond toeven, waarschijnlijk gezonder
dan in de buitenlucht. Misschien dat we daarom ook zo aan onze
ruimtes en onze papieren vastzitten. Archivarissen willen graag zo
dicht mogelijk bij hun bronnenmateriaal zitten. Maar in dit tijdperk
van 'virtualisering' gaat het niet zo zeer om de stukken maar om de
informatie. Ik vind het belangrijk dat mensen straks buiten het ARA
onze informatie kunnen raadplegen: een gëdelocaliseerde archief
dienst dus.
Deze ontwikkeling heeft ook gevolgen voor de interne inrichting van
een archief, met name van de studiezaal. Ik denk aan één studiezaal
waarin alle informatie geïntegreerd beschikbaar is, ongeacht of deze
afkomstig is uit archiefstukken, kaarten en tekeningen of de zelfbe
diening. Wél zullen er aparte hoeken met extra toezicht moeten
komen voor mensen die privacy-gevoelig materiaal of kostbare stuk
ken willen raadplegen. In onze depots moeten we een optimaal
gebruik van onze ruimte maken. Dankzij de automatisering is het al
lang niet meer zo dat elk archief keurig van begin tot eind op een
rijtje moet staan. Stukken kunnen zo efficiënt mogelijk worden
geborgen, waardoor je alle gaten vult. Dat betekent voor ons nu al
een grote ruimtewinst".
Maastricht: drs.J.T.J. Jamar,
rijksarchief in Limburg
"Dit jaar is de laatste hand gelegd
aan een ingrijpende verbouwing
van het Limburgse rijksarchief. Er
zijn nieuwe depots onder de grond
gecreëerd en de aangrenzende kerk
is als studiezaal ingericht. In deze
nieuwe inrichting is de looproute
tussen studiezaal en depots zo kort
mogelijk gehouden, wat uit het oogpunt van archiefbeheer én voor
de bezoekers ideaal is. Een dagelijkse fysieke controle van de stuk
ken is daardoor mogelijk en men hoeft niet ver te lopen met de stuk
ken. Voor de bezoekers betekent het dat de wachttijden kort zijn.
Het rijksarchief ligt in het historisch centrum van de stad, vlakbij
het Onze Lieve Vrouweplein. Voor de verbouwing is nog wel serieus
naar de mogelijkheid gekeken om buiten de stad te gaan bouwen.
Dat zou alles bij elkaar 5 miljoen goedkoper zijn geweest. Toch zijn
wij erg blij met de keuze die wij nu gemaakt hebben. Wij zitten nu
op een mooie locatie, midden in de stad. En de kerk, die anders leeg
gestaan zou hebben, heeft een zinvolle bestemming gekregen.
In de gedigitaliseerde toekomst kan ik me wel voorstellen dat je de
dienstverlening op de ene plek aanbiedt en voor de archiefopslag een
andere plek kiest. Ofschoon studiezaal en depots op één locatie toch
het ideaal blijft. Ik was onlangs in Keulen, waar het Rheinisches
Wirtschaffsarchiv zijn studiezaal in de binnenstad heeft en het groot
ste deel van de archieven op het industrieterrein wordt bewaard. Dat
is natuurlijk een stuk goedkoper, maar het vraagt wel extra organisa
tie zowel voor de bezoekers als voor de archiefinstelling. Welke keuze
je maakt, hangt sterk af van de locale situatie. Ik geloof niet dat er
een algemeen geldende uitspraak te doen is in de zin dat het altijd
goed is of altijd verkeerd. Persoonlijk ben ik geneigd de situering in
de binnenstad zeer zwaar te laten wegen. Je bent als archiefdienst dan
goed bereikbaar en je zit dicht bij andere culturele instellingen.
De nieuwe studiezaal is anders gestructureerd dan de oude. Midden
in de kerk is een eiland ingericht voor het raadplegen van originele
stukken. Aan de zijkanten vindt men alle computers en leesappa-
raten. Ook de handbibliotheek is ter inzage in de studiezaal. Nieuw
is de poortbeveiliging, waardoor alle bezoekers de studiezaal weer
dienen te verlaten. Eveneens nieuw is een monitor in een hoekje van
de studiezaal waar de eerste bezoekers met behulp van een aan-klik-
systeem informatie kunnen vinden over onder andere de huisregels
en faciliteiten van het rijksarchief en hen de eerste handreiking
wordt geboden voor het verrichten van genealogisch onderzoek".
