40
41
zonder te beschikken over goed bronnenmateriaal. Woonwagen
bewoners zijn namelijk niet als groep herkenbaar door hun achter
namen of door de beroepen die zij uitoefenden. Pas na 1920 worden
zij makkelijker traceerbaar omdat de woonwagenbewoners vanaf dat
moment verplicht werden een woonwagenvergunning aan te vragen.
Geheel conform de regelgeving worden echter slechts de registers met
verleende vergunningen bewaard. Alle documenten die de aanvrager
moest overleggen om de felbegeerde vergunning te bemachtigen, zijn
vernietigd, met uitzondering van Overijssel. In het archief van de Com
missaris van de Koningin zijn geheel toevallig alle dossiers bewaard
gebleven met daarin alle gegevens die nodig waren om een vergunning
aan te vragen: persoonsgegevens, schouwrapporten van de woonwa
gens, door de bewoners beantwoorde vragenlijsten, adviezen van de
burgemeester of politiefunctionaris. De dossiers bevatten veel infor
matie over de beroepsuitoefening van de woonwagenbewoners en op
basis van de gegevens kunnen zelfs trekroutes worden gereconstrueerd.
Cottaar heeft bij toeval deze unieke bronnen kunnen gebruiken en
heeft de waarde ervan inmiddels genoegzaam aangetoond. Het gaat
om pure uitvoeringsdossiers waarvan de informatiewaarde door ar
chivarissen in het algemeen laag wordt ingeschat. Behalve dat het
boek van Cottaar een verrijking vormt van de kennis over woonwa
genbewoners, zou het ook betrokken moeten worden in de huidige
discussie over selectie en vernietiging van archieven.
Wat te doen met deze Overijsselse dossiers die toevallig bewaard zijn
gebleven? Ik heb drie verschillende mogelijkheden gehoord: alsnog
vernietigen, in het rijksarchief bewaren of elders onderbrengen bij
een instelling als het IISG. De slechtste optie zou zijn om het mate
riaal over te brengen naar een geïnteresseerde instelling, hoe goed de
archieven er ook beheerd zouden kunnen worden. De overheid mag
met haar culturele erfgoed eenvoudigweg geen uitverkoop houden.
Het materiaal is of belangrijk genoeg om te bewaren (door de over
heid) of dient vernietigd te worden. Dit heeft uiteindelijk ook met
rechtszekerheid te maken. En wat moet er gebeuren als een archief
van voldoende cultuur-historische waarde wordt geacht, maar er
geen enkele instelling is die het wil overnemen? Als archivarissen het
historische belang van archieven als serieus criterium bij de selectie
willen hanteren, moeten er ook consequenties uit worden getrokken.
Dit betekent dat de Overijsselse dossiers gewogen zullen moeten
worden op hun cultuur-historische waarde en vervolgens zal een
besluit genomen moeten worden, waarbij de keuze beperkt is tussen
vernietigen of bewaren in een openbare archiefbewaarplaats.
Al met al dus een zeer lezenswaardig boek, niet alleen vanwege het
interessante thema, maar ook vanwege de onderliggende problema
tiek waarmee archivarissen dagelijks te maken hebben.
Charles Jeurgens, gemeentearchief Schiedam.
Jeurgens, Ch, en Klep, P.M.M., Infomatieprocessen van de
Bataafs-Franse overheid 1795-1813, Den Haag, Instituut voor
Nederlandse Geschiedenis, 1995, 103 p.
Onder de titel 'Ontsluiting van het Bataafs-Franse beschrijvende bron
nenmateriaal' startte het Instituut voor Nederlandse Geschiedenis
(ING) ruim twee jaar geleden de voorbereiding van een bronnengids
die een overzicht zou bieden van de tijdens de periode 1795-1813
door de overheid verzamelde informatie. Uitgangspunt van het pro
ject was niet langer de 'statische' informatiebron (het document)
maar het 'dynamisch' administratief werkproces (de informatiestro
men). Het doel van het project was ambitieus: "een zo compleet
mogelijke lijst maken van de inspanningen die de overheid zich heeft
getroost om systematische informatie betreffende burgers, organisa
ties, objecten enzovoort, te verzamelen, vast te leggen en te gebrui
ken". Het vorig jaar verschenen werkje van het duo Jeurgens-Klep,
respectievelijk gemeentearchivaris in Schiedam en hoogleraar ge
schiedenis in Nijmegen, gaat door als een tussentijds rapport van dit
project en is om verschillende redenen opmerkelijk.
Een eerste reden houdt verband met de methodologische benadering
van administratieve werkprocessen bij de overheid. De auteurs intro
duceren het concept informatieverwervings- en toepassingsproces
(IVET-proces). Via het IVET-proces worden op basis van grondig
archiefonderzoek alle informatieverwerkende administratieve han
delingen van de overheid geïdentificeerd en gereconstrueerd en
worden alle aspecten van het werkproces vastgelegd: Wat wilde de
overheid precies weten en welke was de formele grondslag van de
informatiebehoefte (wet, decreet en dergelijke)? Wat is ervan terecht
gekomen? Welk orgaan hield zich met de verwerving en toepassing
van de informatie bezig? Welke informatie is er nog bewaard ge
bleven en waar kan ik die informatie vinden? Het concept is gericht
op de informatiegerichte ontsluiting van het globaal pakket door de
overheid gevormde archieven. Het afgewerkte 'product' van het
project, dat mede door toedoen van een elektronische databank tot
stand kwam, is een inventaris van informatieprocessen (een voorlopi
ge lijst werd in bijlage 1 opgenomen).
Een tweede reden waarom dit werkje onze bijzondere aandacht ge
niet, is dat met de IVET-benadering een flinke stap in de richting
van de onderzoeker wordt gezet. De 'klassieke' archiefinventarissen
vormen namelijk geen of te weinig ontsluiting op de in de archief
stukken aanwezige informatie. De ervaring leert dat de voor een on
derzoek relevante administratieve fragmenten van het IVET-proces
niet alleen in meerdere archiefbestanddelen van één enkele archief
vormer opgeborgen zitten, maar dat deze vaak verspreid zitten in de
archieven van meerdere instellingen die daarenboven op verschillen
de locaties kunnen worden bewaard. Een databank zoals die voor de
Bataafs-Franse Tijd tot stand komt, is een mooi voorbeeld van hoe
de dienstverlening er in de volgende decennia zou moeten uitzien.
Hoewel het project zowel vanuit de geschiedbeoefening als vanuit de
archiefwereld kan worden toegejuicht, is de IVET-proces-benadering
voor de ontsluiting van de (laat)-negentiende eeuwse archieven toch
geen haalbare kaart. De informatiebehoefte van de overheid in de
late achttiende en begin negentiende eeuw was in vergelijking tot
vijftig of honderd jaar later bescheiden. Bovendien valt de archief
vorming voor die periode nog enigszins te overzien. Geheel anders
wordt het voor de periode na 1850. De spectaculaire toename van de
overheidsbemoeienis, de groei van het aantal instellingen, advies
organen, samenwerkingsverbanden en dergelijke en de daarmee ge
paard gaande complexiteit van de archiefvorming maken dat het
identificeren en beschrijven van IVET-processen, zoals dat voor de
periode 1795-1813 geschied, volstrekt ondoenlijk wordt, zowel
technisch als methodologisch. Ik verwacht voor de ontsluiting van de
laat negentiende en twintigste eeuwse massale archiefbestanden meer
van gedegen institutioneel onderzoek van specifieke beleids-domeinen
in termen van-bevoegdheden, handelingen, taken en functies.
Karei Veile, Rijksarchief Beveren, België.
Quellen itnd Beitrage aus dem Propsteiarchiv Kempen hrsg. von Hanns
Peter Neuheuser (Köln-Weimar-Wien-Böhlau) band 1 (1994)
Aan de 700-jaarviering in 1994 van de, kleine Duitse stad Kempen
aan de Nederrijn heeft het kerkelijk archief zich niet onbetuigd
gelaten, in de bundel Quellen und Beitrage aus dem Propsteiarchiv
Kempen zijn veertien artikelen van wetenschappers uit diverse disci
plines samengebracht. Deze belichten elk vanuit hun specifieke ach
tergrond één of meer bronnen uit het archief en leveren daarmee in
een aantal gevallen niet alleen een bijdrage aan de plaatselijke ge
schiedenis maar ook die van het eigen vakgebied.
Zo heeft een mediaevist de merkwaardige vorm van oorkonden in de
veertiende eeuw onderzocht. Een rechtshistoricus bericht over de
waarde van de kerkelijke bronnen voor de eeuwenlange juridische
strijd over het eigendom van het kerkplein, waarvoor overigens bij
gelegenheid van het stadsjubileum een bevredigende oplossing lijkt
te zijn gevonden. Een bijzonder fraaie kaart uit de zeventiende eeuw
is waardevol voor de bewoningsgeschiedenis van de streek maar ook
voor de geschiedenis van de cartografie.
Naast de behandeling van deze en andere bronnen zoals bijvoorbeeld
de ontwerpen voor glas in lood vensters, die een belangrijk gebied
van de kerkelijke kunst vanaf de vijftiende eeuw laten zien, levert
een studie van twee rekenboeken uit 1759 en 1829 op verrassende
wijze een bijdrage aan de kennis van het rekenonderwijs in de
achttiende en negentiende eeuw.
Dit zorgvuldig uitgegeven boek toont overtuigend de veelzijdige rijk
dom van een kerkelijk archief aan en de betekenis ervan voor diverse
vakgebieden, met name voor wetenschappers die normaliter niet zo
snel met dergelijke bronnen in aanraking komen. Voor archivarissen
is deze jubileumbijdrage een interessant voorbeeld van 'archiefpro
motie voor wetenschappelijk onderzoek'.
Ellis Kreuwels, Gemeentearchief Den Haag.
Starre, J. van der. - Verraderlijk, er staat niet wat er staat
ontsluiting van afbeeldingen. - In: Open 28 (1996) 3, p. 68-71.
Van oudsher hebben archieven, bibliotheken en documentatiecentra
het ontsluiten van afbeeldingen als moeilijk beschouwd. Afbeeldin
gen zijn altijd ondergeschikt geweest aan tekst. Door de veranderen
de vraag van gebruikers naar beeldmateriaal, wordt de formele- en
onderwerpsontsluiting van afbeeldingen steeds belangrijker. Jan van
der Starre laat diverse systemen voor de formele ontsluiting van af
beeldingen de revue passeren en komt tot de conclusie dat er nog
lang geen eenheid bestaat in het formele beschrijven van afbeeldin
gen, maar dat er wel ontwikkelingen in de goede richting gaande
zijn. Wat betreft de onderwerpsontsluiting van afbeeldingen stelt
Van der Starre dat tekst nodig blijft om een afbeelding te beschrij
ven, tenzij zelflerende en patroonherkennende programma's echt iets
gaan betekenen. De uitgangspunten van diverse concepten voor on
derwerpsontsluiting worden beschreven. Het op elkaar afstemmen
van deze concepten zou wenselijk zijn, maar daarvoor zijn de collec
ties en de doelgroepen van de collecties te verschillend van aard.
Vervolgens beschrijft Van der Starre de praktijkproblemen bij het in
dexeren van afbeeldingen. De conclusie is, tenslotte, dat in de meeste
gevallen kan worden volstaan met eenvoudig, pre-iconografisch ont
sluiten, waarbij bij voorkeur gebruikgemaakt wordt van een goed
gestructureerde thesaurus.
Van der Starre geeft een helder beeld van de problematiek zonder in
details te treden. Veelvuldig wordt verwezen naar relevante, interna
tionale, literatuur op het gebied van het ontsluiten van afbeeldingen.
Dit maakt het artikel bijzonder geschikt voor eenieder die zich bezig
houdt met de formele ontsluiting en onderwerpsontsluiting van
statisch beeldmateriaal.
Mare Bogman, Gemeentearchief's-Hertogenbosch
S.P. Been en P. de Jong (red), Documentmanagement in de praktijk
(Samsom H.D. Tjeenk Willink Alphen aan den Rijn 1996)
Losbladige uitgave.
Volgens nieuwe commerciële inzichten laten concerndirecties hun
werkmaatschappijen met elkaar concurreren. In het geval van een
groot uitgeversconcern, Wolters Noordhoff, blijkt dat tot gevolg te
hebben dat de Samsom-Tjeenk Willink-poot de bovenvermelde uit
gave brengt, terwijl de Bohn-Stafleu-Van Loghum-poot nog steeds
een losbladige uitgaven Archiefbeheer in de praktijk in zijn fonds
heeft. Uit de rest van dit stuk zal blijken dat deze gelijkenis toevallig
is. Volgens het voorwoord wil het handboek de optiek van archief
beheer, automatisering, organisatiekunde en reproduktie combine
ren. "documentmanagement... betreft ook de goede inzet van men
sen, middelen en activiteiten en de overkoepelende afstemming er
van". De doelgroep is de relatieve leek, de manager en de specialist.
Dat is nogal wat, en het bestek van een recensie laat helaas niet toe
om dit allemaal te toetsen aan wat er nu wordt geboden (ongeveer
200 pagina's). Ik zal er enkele aspecten uit lichten.
(Pagina 0400-3/4) "De functie van een document kan zijn:
- het imago van de verzender te verstevigen (reclame);
- een inhoudelijke boodschap over te brengen (rapport); of
- een actie te bewerkstelligen (factuur)".
De auteur (S.P. Been) gaat vervolgens over op de ontstaansgeschie
denis van documenten. Voorlopig is de kous hiermee af: "Een docu
ment is dan ook een evoluerend samenhangend geheel van inhoud,
vorm en structuur". Een eind verderop worden er nog wat functies
van documenten aan toegevoegd.
Het tot nu toe geproduceerde deel van het handboek staat helaas vol
met deze voorbeeldsgewijze opsommingen, die zelden zelfs maar
proberen een graad van volledigheid of een systematisch overzicht
van gepresenteerde feiten te bereiken. De opsommingen worden ge
volgd door nietszeggende algemeenheden van het hier geciteerde
type. De auteurs springen van verwerking van binnenkomende post
zonder overgang op het beheer van de formulierenvoorraad en het
drukken en verspreiden van reclame of ander drukwerk; automatise
ringsaspecten worden er willekeurig bijgehaald, en ontbreken op
plaatsen waar men ze zou verwachten.
Aan het eind van het hoofdstuk registratie (door P. de Jong) wordt
in een korte samenvatting de elektronische vorm ervan behandeld.
De mogelijkheid de gehele registratie te vervangen door imaging-
technieken wordt zelfs niet genoemd. Het hoofdstuk registratie op
zich, hoewel beter leesbaar dan de door Been geschreven stukken, zit
slecht in elkaar. Vanaf B 1125-8 worden A. Documentregistratie, B.
Procesregistratie en C. Procesbesturing besproken. De eerste para
graaf van A gaat over stukkenregistratie, en de eerste van B over
postregistratie; niet het proces eromheen, zoals de titel suggereert,
maar de registratie van losse poststukken. A2 behandelt versiebeheer
en registratie ervan als variant van documentregistratie. Onder B2
wordt eveneens "registratie van documentvervaardiging" besproken,
zonder een duidelijke afgrenzing van begrippen ten opzichte van A2.
Een vanzelfsprekend onderwerp als registratie van de tijdschriften
circulatie ontbreekt.
Ik heb mij beperkt tot de behandeling van de objecten van docu
mentmanagement. Voor de andere aspecten: organisatie van het do
cumentmanagement, de inzet van personeel en middelen, is het
werk even chaotisch. Een heldere uiteenzetting welke typen
documenten welke vorm van personeel, materieel, organisatorisch en
financieel beheer vereisen of toelaten ontbreekt.
Aan het eind van het werk bevinden zich drie duidelijke en goed
Nulnummer augustus 1996
