Imp
ressies bij Bgj Ü3
een beursbezoek 5
De nieuwe genealoog
28
DIS'96, workflow en groupware. Utrecht 20-23 februari 1996 >4
door Len Winkelman
'Workflow en groupware zullen in de komende jaren een bijzonder accent leggen op de
automatisering van processen. Voor velen is dit congres de eerste kennismaking met deze
fenomenen; het zal zeker niet voor het laatst zijn, dat U hiervan hoort!'
Met deze woorden werd de gast welkom geheten in de folder die hij bij zijn bezoek aan
DIS UNLIMITED, het congres van DIS'96 kreeg uitgereikt. Len Winkelman toog naar
DIS'96 om te zien of er voor archivarissen ook nog wat te beleven viel.
Koopmansalmanakken
NEGOCIANT
S
Nulnummer augustus 1996
The Jetsons
29
Door de bulletin boards, wordt toegang verkregen tot wereldwijde
genealogische informatie. Zij stimuleren ook de vraag naar gedigita
liseerde genealogische informatie. Steeds groter wordt de roep om
collecties, indexen, toegangen en publicaties digitaal beschikbaar te
stellen. Het is de uitdaging van de jaren '90 en de opmaak voor de
21e eeuw.
Automatisering en datacommunicatie hebben een belangrijke plaats
binnen de vereniging verworven. Dankzij deze ontwikkeling is de
NGV in staat zowel de groei in ledental als de toenemende behoefte
aan informatie adequaat op te vangen. Automatisering heeft ook bij
gedragen aan een sterke groei van de genealogiebeoefening.
Welke kant gaat de genealogiebeoefening op? Als we stellen, dat
genealogiebeoefening een plaats heeft veroverd in het informatietijd
perk, wat bedoelen we dan? Immers, in het klassieke beeld is de ge
nealoog iemand die informatie uit oude bronnen haalt om zijn stam
boom of kwartierstaat samen te stellen. Wat is er nu veranderd?
Welnu, in het informatietijdperk is een genealoog iemand die genea
logisch interessante informatie uit een grote hoeveelheid bronnen be
en verwerkt of een grote hoeveelheid informatie per bron be- of ver
werkt met behulp van de computer en datacommunicatie. Kernbe
grippen hierbij zijn: grote hoeveelheid, bronnen en het medium. Laten
we deze stelling eens verder afpellen om te bezien wat de consequen
ties zijn voor genealogische verenigingen, of stichtingen of archieven.
Allereerst, over welk type genealoog hebben we het eigenlijk? Zijn ze
allemaal zo modern? Zeker niet. Talrijk zijn de beginners die nog niets
of weinig van een computer weten. Hun aantal zal in de toekomst wel
dalen, maar op genealogische gebied blijven het beginners. Zij zullen
zeker nog geen grote hoeveeelheden informatie be- of verwerken.
Beginners zullen er altijd blijven, maar hun basisvaardigheden zullen
diverser zijn. Het zal dus een permanente opgave zijn om beginners op
te vangen. Wie vangt op en hoe wordt er dan opgevangen? De meeste
beginners komen meteen in een archief terecht. Slechts een zeer klein
aantal komt via een vereniging in een archief terecht. Een beginner die
in een archief wordt geconfronteerd met computertoepassingen om
stukken aan te vragen of in te zien, zal zich bijzonder ongemakkelijk
voelen als hij of zij die basisvaardigheid mist. Evenzo zal een beginner
die in een vereniging binnenkomt en met allemaal computeraars
wordt geconfronteerd, zich ongemakkelijk voelen.
Misschien denkt u, ja allemaal heel plausibel. Waar ik echter op wil
wijzen is, dat naarmate organisaties een hogere graad van automati
sering bereiken, de inspanning die je moet verrichten om een begin
ner adequaat op te vangen, steeds groter wordt. Aangezien begin
ners een permanente doelgroep zijn, betekent dat enerzijds een per
manente aandacht voor een goede opvang met afstemming tussen de
verschillende betrokken organisaties, en anderzijds een toenemende
spanning binnen een organisatie om de wensen van zeer uiteenlo
pende doelgroepen als beginners en computerfreaks in een samen
hangend beleid bijeen te houden.
Gaan we van de doelgroep beginners naar de doelgroep datacommu-
nicators. Het liefste zitten zij op Internet, want dan heb je maximale
mogelijkheden. Maar op Internet heerst anarchie, ieder doet wat hij
of zij wil en dat betekent dat het respecteren van auteursrecht en
privacy van persoonlijke opvattingen afhankelijk is.
Als organisaties als de Rijksarchiefdienst, het Centraal Bureau voor
Geneaolgie of de NGV documenten op Internet of bulletin boards
gaan brengen, dienen zij zich terdege af te vragen wat de consequen
ties zijn. Die consequenties beperken zich niet tot auteursrechtelijke of
privacy-vraagstukken. Denk bijv. aan de affaire Louter, waar sprake is
van doelbewuste vervalsing van gegevens. En wat zijn de gevolgen van
het vrije verkeer van genealogische informatie voor het voortbestaan
van een vereniging? Waarom zou men nog lid worden, en daarmee
dus bijdragen aan de instandhouding van het werk van een vereniging
en continuïteit van de informatieverschaffing, als je alles 'gratis' van
Internet kunt halen. Nou ja gratis, tegen de prijs van je toegang en de
telefoonkosten. Voordat dit pad wordt betreden, past een kritische
bezinning op de stappen die je daarbij als organisatie zet.
Genealogiebeoefening in het informatietijdperk betekent een grote
hoeveelheid digitaal beschikbare bronnen aftasten op relevante infor
matie. Hoe is dat gekomen en welke kant gaat het op?
Juist de grote en nog immer wassende stroom publicaties zorgt er
voor dat de genealoog steeds meer gewenste informatie uit secun
daire bronnen tot zich kan nemen en steeds minder afhankelijk is
van zoeken in de primaire bronnen. Maar, wie biedt bronnen aan?
En hoe zit het met het controleren van transcripties van bronnen en
het verifiëren van gegevens uit secundaire bronnen? Wat betekent
deze ontwikkeling voor het opdoen van ervaring in het lezen van
oud schrift en methoden van onderzoek in primaire bronnen?
Vragen te over. Nemen we voor de aardigheid - en uitsluitend als
een geschikt algemeen bekend voorbeeld - eens het project van de
Rijks-archiefdienst om de hele BS trouwen van Nederland in één
groot bestand onder te brengen. Daaruit kunnen dan weer stam
reeksen en kwartierstaten worden geleverd. Op het eerste gezicht
een prima project, waarbij verschillende afdelingen van de NGV po
sitief hebben gereageerd op verzoeken om medewerking bij het
aantrekken van vrijwilligers. Maar bij nader inzien kunnen we ons
afvragen of het wel een goede keus is geweest. Immers, de BS is een
vrij gemakkelijke en goed toegankelijke bron, waarmee een beginner
ervaring kan opbouwen in methoden van onderzoek, valkuilen en
het lezen van verschillende handschriften. Ontnemen we een begin
ner deze fase, dan zal waarschijnlijk de drempel naar de DTB hoger
worden of de kans op fouten groter. Voorts heeft dit project geen
nieuwe toegevoegde waarde. Dat maakt mij nieuwsgierig naar de
achterliggende redenen om voor dit project te kiezen.
Omdat de beschikbare budgetten beperkt zijn en ook met de be
schikbare inzet van vrijwilligers zuinig moet worden omgesprongen,
had een keuze uit de veelheid van nog niet toegankelijke, genealo
gisch interessante bronnen, want marktwaarde, meer voor de hand
gelegen.
Waarom kom ik met dit voorbeeld. De vraag is namelijk hoe besluit
vorming of keuzes tot stand komen. Bij een overheidsinstantie ligt
aan de besluitvorming over het toegankelijk maken van bronnen op
digitale wijze een bepaalde belangenafweging ten grondslag. In hoe
verre een marktinschatting daarbij een rol speelt, onttrekt zich aan
onze waarneming. Ter vergelijking: binnen een vereniging als de
NGV is het vaak de keuze van een individu of van een werkgroep
onder de hoede van een afdelingsbestuur, die bepaalt wat digitaal
toegankelijk wordt gemaakt. Maar samen vormen we één markt van
aanbieders en afnemers van genealogische informatie. Een betere af
stemming van vraag en aanbod is mijn inziens noodzakelijk. Ener
zijds omdat ook marktpartijen geïnteresseerd zijn in bijvoorbeeld het
uitbrengen van een CD-ROM met genealogische informatie, de vraag
is dan welke informatie of bronnen, anderzijds om te voorkomen dat
mensen dubbel werk gaan doen of dat er een soort gatenkaas van
gedigitaliseerde bronnen ontstaat. Enige systematische aanpak is
beslist niet overbodig...
<f
Kantoor Efficiency, het blad van Uitgeverij Overkleeft waarvan de
eigenaar met de gelijke naam al vele jaren schrijft over DIS in de
betekenis van Documentaire Informatie Systemen, had zijn lezers in
februari 1996 voorzien van de informatieve aflevering van K&E Do
cument: DIS'96. Het lezen van de artikelen 'What's in a name' en
'Workflow Management' voordat ik naar de Jaarbeurs toog, was
uitermate verhelderend. Tekenend voor mij als historica was, dat ik
bij het lezen van de namen van de sponsors waar in dit verband digi
tale produkten achter schuil gingen, slechts associaties kreeg met
hun inmiddels bijna 'historische' produkten: fotokopieermachines,
INSTRUCTION GENEI ALE
s A r A RY.
ffenx duuujlov,.
Een koopmamalmanak uit vroeger eeuwen, collectie NEHA
type-machines, formulieren voor de salarisadministratie, huishou
delijke apparaten.
In dit verslag geen free publicity voor de standhouders of congres
deelnemers. Die staan opgesomd in de 200 pagina's tellende han
delscatalogus, die elke 'beursganger' ontving. Deze heb ik geacqui-
reerd voor de Economisch Historische Bibliotheek van het NEHA.
Wij hebben dergelijke uitgaven namelijk uit alle eeuwen, van
diverse beurzen van in die tijd innovatieve produkten. Ze behoren
tot het collectieprofiel, zogezegd. Ook deze DIS-catalogus heeft het
handige formaat van een pocket. Zoals de zeventiende eeuwse koop
mansalmanakken kun je ze in je zak steken om altijd voor snel
gebruik bij de hand te hebben.
Wat dit naslagwerkje interessant maakt voor 'informatieverzorgers',
zijn de ruim 70 pagina's waarmee auteur, die natuurlijk consultant
wordt genoemd, F.Ph.G. Hollander in 'Contouren van DIS en
Workfow' uit de doeken doet wat het nu eigenlijk inhoudt. DIS gaat
over systemen; workflow gaat een stapje verder. Bij Workflow wor
den informatiestromen en processen (werkstromen) geanalyseerd,
waarop je de structuur van de opslag en selectie van de inhoud van je
DIS baseert. Formulieranalyse is nodig alvorens te starten met alle
varianten van digitale, automatische gegevensinvoer en -retrieval. Is
PIVOT Workflow zonder DIS, vroeg ik mij af?
Opnieuw: de begeleidende documentatie. De 'gevorderde beginners'
kunnen enkele dagen hun mening toetsen aan de experts. Ik ver
moed dat met die laatste categorie de aanwezige leveranciers van al
het 'digitale geweld' worden bedoeld. Zo voelde ik mij, geconfron
teerd met al die nieuwigheid: overvallen door die 21e eeuwse appa
raten, vaak onzichtbaar met elkaar verbonden door weggewerkte ka-
belgoten en radiografische pulsen. De wereld van The Jetsons, die ik
als scholiertje in tekenfilms op tv zag, nu in werkelijkheid. Met de
bijbehorende snelle jongens, al hadden zij hun jasje, dasje en geen
flitsende ruimtepakken. Meisjes waren er ook. Diegenen die ik
sprak, zagen er gedistingeerd, 'klassiek' uit: zwart rokje en blouse
met dito pumps en zwarte kousen. Dat had misschien iets te maken
met de produkten die zij vertegenwoordigden? Bijvoorbeeld een uit
gever, die op de conventionele informatiedrager 'papier' losbladige
uitgaven voor archivarissen op de markt brengt.
Opvallend is dat het woord archief niet meer in de titels van derge
lijke handboeken voorkomt. Het is nu (documentaire) informatie
voorziening wat de klok slaat. Electronische media geven blijkbaar
aanleiding tot een taalrevolutie. Ze hebben ook een functieverschui-
