Archiefnieuws
'Geluk met de domme'
Risicobeheersing
22
Kring van Archivarissen hij Lagere Overheden
Projectgroep Risicobeheersing Archieven
PIVOT
Ochtendsluiting bibliotheek Algemeen Rijks
archief
Avondopenstelling Utrechts Archief
Koninklijk Huisarchief: tijdelijke sluiting en
beperkte dienstverlening
gen in de rest van het Gelderse rivierengebied. Was men overal over
gegaan tot evacuatie?
De streekarchivariaten in het gebied hebben te maken met meer
dere locaties, waardoor bij calamiteiten het personeel van de archief
dienst zijn aandacht moet verdelen.
Bij het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg lagen bij de ge
meenten, die bij een dijkdoorbraak bedreigd werden, de plannen tot
verplaatsing van de archieven gereed, maar gelukkig bleek evacuatie
niet nodig.
Het Gemeentearchief Wageningen had al vroegtijdig contact met het
crisisteam en waren voorzieningen getroffen. Uiteindelijk werd een
aantal archieven intern verplaatst naar hoger gelegen verdiepingen.
Bij het Streekarchief West Betuwe waren voorzieningen in het ge
meentehuis van Lingewaal te Asperen niet nodig. In Neerijnen werd
de archiefkelder ontruimd en de archieven verspreid over de verdie
pingen van het gemeentehuis totdat de vloeren begonnen door te
buigen. Daarna heeft de firma Geytenbeek, een commercieel bedrijf
voor archiefopslag, nog een deel van de archieven vervoerd en opge
slagen. Door de gemeente Geldermalsen werden geen maatregelen
genomen, maar werd volstaan met het dichtkitten van een van de
kluisdeuren. Het polderdistrict Tieler- en Culemborgerwaarden
achtte ontruiming van hun archiefbewaarplaats (in de kelder) voor
afgaande aan de evacuatie van de bevolking niet wenselijk in ver
band met paniekvorming onder de bevolking. Ook in een later
stadium is er niets geëvacueerd.
De gemeenten van het Streekarchivariaat Kesteren, Lienden, Echteld
en Maurik hebben, toen de situatie kritiek werd, gezorgd voor het
verplaatsen van hun archieven naar een veilige hoogte in de gemeen
tehuizen.
Het Streekarchivariaat Tiel, Buren en Culemborg kende weinig pro
blemen in Buren en Culemborg. De bewaarplaats in Buren werd niet
bedreigd en in Culemborg is de archiefbewaarplaats ontruimd door de
gemeente en zijn de archieven overgebracht naar een bovenverdie
ping. In Tiel stelde het crisisteam zich heel formeel op. Door de on
duidelijkheid over de risico's kon pas laat met de ontruiming van de
archiefbewaarplaats, gevestigd in het souterrain van het gebouw dat
gebruikt wordt samen met de openbare bibliotheek, worden begon
nen en de samenwerking met de bibliotheek verliep moeizaam. Er was
voor Tiel al in 1993 een prioriteitenlijst gemaakt van in geval van
dreigend hoogwater naar een hogere verdieping van het gebouw te
verplaatsen archieven. De verhuizing van de archieven kon niet vol
tooid worden omdat hulp van de gemeente uitbleef en de medewer
kers van het archief ook privé moesten gaan evacueren. In totaal werd
ongeveer 500 meter, een-vijfde van het aanwezige materiaal, verhuisd.
Het overzicht hierboven zegt niets over de getroffen maatregelen bij
gemeenten zonder gekwalificeerd beheer van de overgebracht archie
ven en ook niet over de maatregelen met betrekking tot de dynami
sche en semi-statische archieven in het Gelderse rivierengebied. Een
globale inventarisatie door de Provinciale Archiefinspectie leerde dat
er zeer verschillend is gereageerd. In veel plaatsen zijn de archieven
verplaatst binnen het gemeentehuis naar hoger gelegen verdiepingen
of is met purschuim, siliconenkit, waterbestendig zelfklevende (alu
miniumfolie en zandzakken geprobeerd de archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen waterdicht te maken. Er zijn echter ook veel
gemeenten die geen enkele voorzorgsmaatregel hebben genomen.
Alles overziende is de conclusie dat het Streekarchief Bommeler-
waard bij de evacuatie begin 1995 erg veel geluk heeft gehad ten
aanzien van bewaarplaats, verhuizer, vrijwilligers, betrokkenheid
bestuurders, relatief geringe hoeveelheid te evacueren archief, etc.
Alleen bij het Streekarchief Bommelerwaard kwam het tot een
algehele evacuatie, elders werd ook veel werk verzet om de eventuele
gevolgen van een dijkdoorbraak zoveel mogelijk te beperken, maar
vrijwel alle diensten waren slecht voorbereid en moesten roeien met
de beperkte riemen die ze hadden. Indien er dijken waren doorge
broken zou veel cultureel erfgoed het niet hebben overleefd. Het
belang van een goed risico-beheersingsplan kan niet genoeg worden
benadrukt. Er schuilt ongetwijfeld veel waars in de wat afgezaagde
slogan: 'Het wordt pas echt een ramp indien je niet weet wat je
moet doen'. Het geluk was dit keer nog met de domme, want on
voorbereide, archivarissen. Het lijkt -de wet van Murphy indachtig-
niet verstandig om er op te gokken dat dat ook in de toekomst altijd
het geval zal zijn, ook al is ten aanzien van de risico's van het hoge
water ook voor ons dijkverzwaring het enige echt goede antwoord.
Snel na de 'bijna ramp' is door de Provinciale Archiefinspectie in
Gelderland een bijeenkomst van de archivarissen in het Gelderse
Rivierengebied belegd en zijn de ervaringen uitgewisseld. Dat heeft
geleid tot de instelling door de LOPAI van een 'Werkgroep Risico
beheersing voor Archiefdiensten' bestaande uit H.B.N.B. Adam van
de Provinciale Archiefinspectie Gelderland als voorzitter, de dames
P.C.M.T. Bouten en B.W. Wassink van het Algemeen Rijksarchief,
mevr. H.M. van den Heuvel-Habraken van de Provinciale Archief
inspectie in Noord-Brabant en ondergetekende.
De naam geeft al aan dat de werkgroep veel verder is gegaan dan
zich alleen richten op het treffen van maatregelen bij dreigend
hoogwater of nadat een overstroming heeft plaatsgevonden. Zelfs is
geprobeerd een kader te scheppen dat breder is dan rampenbestrij
ding alleen. Gepleit wordt voor een integraal risico-beheersingsplan,
waarin ook aandacht is voor beveiliging, vandalismebestrijding, dief
stal, bestri-ding van schimmelexplosies, etc. Mede omdat tijdens de
hoogwatercrisis van 1995 werd ervaren dat via het bestaande lande
lijke en provinciale netwerk van cultuurbescherming maatregelen
werden getroffen om museaal cultuurgoed te beschermen, waardoor
bijvoorbeeld de rijtuigendependance in Tiel van het Openluchtmu
seum te Arnhem en het Marechaussee-museum in Buren probleem
loos met medewerking van het leger werden ontruimd, zijn er plan
nen ontwikkeld om ook een dergelijke netwerk op te zetten voor het
archiefwezen.
De werkgroep heeft dankbaar gebruik gemaakt van de ervaringen in
Gelderland in 1995, van enkele publikaties van het Centraal Labo
ratorium in Amsterdam, van enkele hoofdstukken van Archiefbe
heer in de praktijk en vooral van het al bestaande conceptcalamitei
tenplan van het Algemeen Rijksarchief en de Koninklijke Biblio
theek.3
In november 1995 heeft de werkgroep een rapport afgerond, geti
teld 'Risico-beheersing voor archiefdiensten. Voorlopige aanbeve
lingen voor organisatie, preventie en salvage'.
Het rapport geeft in het eerste hoofdstuk een aanzet om te komen
tot een goede risico-analyse en in het tweede hoofdstuk een aantal
voorlopige aanwijzingen voor het maken van een risico-beheersings
plan, waarbij na het formuleren van een aantal algemene uitgangs
punten nader wordt ingegaan op diefstal, brand, waterschade, eva
cuatie van archiefmateriaal en schimmelschade. Er wordt dus nog
archiefdienst te Den Haag: het Algemeen Rijksarchief, adres: Prins
Willem-Alexanderhof 20, 2595 BE te Den Haag. Tel. 070-3315491.
In het gekleurde katern van de Koninklijke VAN worden berichten
opgenomen die de Vereniging van belang acht om onder de aan
dacht van vakgenoten te brengen. Berichten bestemd voor dit katern
kunnen worden toegestuurd aan het Bureau van de Koninklijke
Vereniging van Archivarissen in Nederland, ter attentie van Marjoke
de Roos, Postbus 11645, 2502 AP 's-Gravenhage.
Samenstelling en portefeuilleverdeling van het bestuur van de Kring
van Archivarissen bij Lagere Overheden (KALO) per 1 juli 1996
drs. M.R. Hermans (GA Zutphen), voorzitter, internationale
aangelegenheden
drs. J. Folkerts (GA Zwolle), secretaris
mw. drs. E.T. Suir (GA Deventer), penningmeester, kerkelijke
instellingen, WGA
mr. C.G.M. Noordam (GA Amsterdam), juridische aangelegen
heden
drs. W.F.L. Reijnders (SA Kwartier van Oisterwijk), auto
matisering, CBG
drs. PH. Maarschalkerweerd (GA Amersfoort), materieel beheer,
onderwijs
G. Timmerman (WA De Groote Waard), waterschapszaken,
SOD
mw. T. de Groot (GA Zaanstad), beschikbaarstelling, dienst
verlening, communicatie
Op 21 mei jl. is in Arnhem de projectgroep Risicobeheersing Archie
ven voor de eerste maal bijeengekomen. De projectgroep, die wordt
gevormd door H.B.N.B. Adam (voorzitter), drs. H.G. van der Hert
(secretaris), mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken en T.A.G.
Steemers, heeft het initiatief genomen tot de vorming van twee
werkgroepen. De ene werkgroep zal zich gaan bezighouden met het
ontwerpen van een model rampenplan ten behoeve van verschillende
soorten archiefdiensten. De andere zal zich vooral richten op de
coördinatie van de hulpverlening bij grootschalige rampen.
In het kader van de archiefwettelijke procedure tot vaststelling van
selectielijsten {art. 4, lid 2 van het Archiefbesluit 1995] ligt ter inzage
vanaf 1 juli 1996 voor een periode van acht weken het concept Basis
Selectie Document voor archiefbescheiden van het Kabinet der Ko
ningin. Het concept kan, tezamen met het bijbehorende rapport van
het institutioneel onderzoek, worden ingezien bij de bibliotheken van
het Kabinet der Koningin, het Ministerie van OC&W, de
rijksarchieven in de provincie en van het Algemeen Rijksarchief.
Voor meer informatie tel. 070-3315409. Bibliotheek vestiging Rijks-
Het Algemeen Rijksarchief bereidt zich voor op een structurele ver
betering van de dienstverlening aan zijn klanten. Eén van de maat
regelen daartoe is integratie van de studiezalen. De vier huidige stu
diezalen zullen worden samengevoegd zodat de bezoekers voor alle
informatie, zoekmiddelen en aanvragen terecht kunnen in één stu
diezaal. Ook in het belang van de dienstverlening zullen op korte
termijn de aanschafcriteria van de bibliotheek van het ARA worden
bijgesteld.
Uiteraard vergen deze veranderingen de nodige voorbereidingen en
inspanningen. Bij een volledige openstelling van de bibliotheek zijn
deze werkzaamheden niet te realiseren. Daarom is besloten tot de
volgende, tijdelijke, maatregel: met ingang van 1 september 1996 is
de bibliotheek tot 13.30 uur voor publiek gesloten. Deze maatregel
loopt door tot in 1997.
Bezoekers wordt geadviseerd in de ochtenduren zoveel mogelijk ge
bruik te maken van de archiefstudiezaal en eventueel de Koninklijke
Bibliotheek, 's Middags kan men voor informatie en raadpleging weer
terecht in de ARA-bibliotheek.
Nadat in oktober 1995 bij de Gemeentelijke Archiefdienst van
Utrecht een avondopenstelling is geïntroduceerd, zal in september
1996 het Rijksarchief dit voorbeeld volgen.
Vanaf 12 september a.s. kunnen onderzoekers iedere donderdag
avond gebruik maken van de studiezalen van Rijks- en Gemeente
archief. Tot 21.00 uur kan men er terecht voor informatie en onder
zoek. Wel moeten vóór 16.30 de gewenste stukken worden aange
vraagd.
Deze gemeenschappelijke avondopenstelling is een van de stappen op
de weg van het samengaan van Rijks- en Gemeentearchief tot één
UTRECHTS ARCHIEF.
Voor verdere informatie kan men bellen naar het Rijksarchief
(tel 030-2753275) en naar de Gemeentelijke Archiefdienst
(tel 030-2866611).
Najaar 1996 zal bij het Koninklijk Huisarchief worden begonnen met
werkzaamheden ten behoeve van de bouw van een nieuw on
dergronds archiefdepot, de renovatie van het souterrain en de restau
ratie van het casco van het bestaande gebouw.
In verband hiermede zullen de archieven en een gedeelte van de ver
zamelingen naar elders worden overgebracht. Ook zullen de meeste
medewerkers gedurende de bouwperiode op een andere locatie wor
den ondergebracht, waardoor de studiezaal moet worden gesloten en
de dienstverlening door de verschillende afdelingen nog slechts op
beperkte schaal zal kunnen gebeuren. Naar verwachting zal deze si
tuatie anderhalf jaar gaan duren. In de periode waarin de verhuizing
