067
n
Model 2: Doorzoekbaar maken van
documentbeschrijvingen
Aan het doorzoekbaar maken van de trefwoorden die toentertijd
gegenereerd zijn, kleeft natuurlijk een probleem. Bezoekers van
nu zijn immers geneigd op begrippen van nu te zoeken. Ze zijn
zich wellicht niet eens bewust van het feit dat gezocht moet
worden op eigentijdse woorden. Dit probleem kan ondervangen
worden door enerzijds een taalmodel of thesaurus in te bouwen,
dat automatisch woorden omzet naar woorden uit de tijd dat het
archief is gevormd. Anderzijds zou je de mogelijkheid kunnen
bieden om gebruikers tags te laten toevoegen, die meegenomen
worden in de zoekresultaten. Naar het hertalen of met een
omweg zoeken op het juiste begrip, zou nog verder onderzoek
gedaan moeten worden. Belangrijk is wel dat onderzoekers altijd
te zien krijgen onder welk eigentijds trefwoord de treffer
geplaatst is.
In dit model wordt de laatste stap van het onderzoek, namelijk
het via de scans van de index vinden van de onderliggende
stukken, aan de onderzoeker gelaten. Dit kan als een nadeel
worden gezien. Daar staat tegenover dat het doorzoekbaar
maken van de trefwoorden al grote winst oplevert voor de
vindbaarheid van informatie uit seriearchieven.
Het tweede uitgedachte model richt zich op het transcriberen
en doorzoekbaar maken van de individuele documentbeschrij
vingen die worden genoemd in de index (bron 2 uit het generiek
model). De eerste bron uit het generiek model, de eigentijdse
trefwoordeningangen, wordt hierbij dus grotendeels over
geslagen. Wel wordt, net als in model 1, de optie aangeboden
om via de zogenaamde rubrieken (hoofdenlijst) te zoeken.
Afbeelding 2: Scan van indexpagina uit archief Ministerie van
Koloniën (index 1910 Statius Muller)
Op afbeelding 2 is een voorbeeldpagina uit de index op het
verbaalarchief van het Ministerie van Koloniën uit het jaar 1910
te zien. Bovenaan is de naam van de rubriek zichtbaar (Regeering
in de Koloniën), het trefwoord waaronder de diverse daaronder
opgesomde besluiten (verbalen) zijn ingeschreven. De eerste
drie kolommen verwijzen naar de datum en het volgnummer van
het besluit (bijvoorbeeld 3 januari 1910, nummer 49). Ook wordt,
onder kolom 7, een korte inhoud weergegeven van ieder besluit.
Om model 2 werkbaar te maken, moeten voor iedere individuele
inschrijving uit de index minimaal deze drie elementen
overgenomen worden: de rubrieksnaam, verwijzing naar
onderliggende documenten (in dit geval het besluit) en korte
inhoud. Daarnaast verdient het aanbeveling om iedere
inschrijving uit een indexpagina digitaal te voorzien van een
doorloopnummer. Dit maakt het mogelijk om online dezelfde
volgorde van inschrijving te representeren.
Het is (in dit voorbeeld) niet noodzakelijk om informatie uit
andere kolommen uit de index over te nemen. Hoewel van
ondergeschikt belang, kan deze informatie echter zeer relevant
zijn (bijvoorbeeld bij doorverwijzingen). De onderzoeker kan de
informatie uit deze kolommen wel raadplegen omdat de scans
van de index in dit model gekoppeld zijn aan de individuele
documentbeschrijvingen en online worden getoond. Via deze
scans kan bovendien de gevonden documentbeschrijving
worden gecontroleerd.
Een uitwerking van dit model is te zien op schermweergave 6 en
7, waarbij een fictieve zoekopdracht wordt uitgevoerd naar de
op de scan uit de index van het Ministerie van Koloniën
voorkomende persoonsnaam 'Statius Muller' (zie afbeelding 2).
De in de index voorkomende informatie uit de kolom 'korte
inhoud', de rubrieksnaam (trefwoord) en de verwijzing naar de
