064
n
Model 1: Doorzoekbaar maken van
eigentijdse trefwoorden
Een belangrijke kanttekening is op voorhand te plaatsen. Van
elk archief zijn namelijk stukken vóór overbrenging vernietigd
volgens de toen geldende vernietigings- of selectielijst. Dit
betekent dat de onderzoeker de in de index genoemde
onderliggende stukken niet altijd zal aantreffen in het archief.
Het is belangrijk om onderzoekers hier vooraf over te informeren.
Desalniettemin levert in veel gevallen de documentbeschrijving
al waardevolle informatie op. De ontwikkelde modellen tonen de
manier waarop bezoekers op een publiekswebsite kunnen
zoeken. Bij het ontwikkelen van deze modellen is geprobeerd
vooral te kijken naar wat ideaal zou zijn, dat wil zeggen dat er zo
min mogelijk rekening is gehouden met eventuele technische
of praktische bezwaren van reeds bestaande websites. Uiteraard
is wel onderzocht welke informatie ontsloten moet worden om
de presentaties mogelijk te maken.
Dit model gaat uit van het transcriberen en doorzoekbaar maken
de trefwoorden uit de klappers en/of andere trefwoordenlijsten
(bron 1 uit het generiek model), die worden gekoppeld aan
(digitale) weergaves van de indexen (bron 2). Schermweergave 1
toont het zoekscherm op de website waarin de onderzoeker een
dergelijk trefwoord en een periode vrij kan invoeren, en op basis
daarvan suggesties krijgt.
Wanneer een onderzoeker gezocht heeft op de naam (of woord)
'Berg', dan krijgt hij het zoekresultaat zoals getoond bij scherm
weergave 2. Door vervolgens op de eerste naam te klikken
(Berg, N.A.M.) worden de vijf treffers in de opgegeven periode
zichtbaar en verder gespecificeerd (zie schermweergave 3).
Deze treffers zijn in feite scans van pagina's uit de index waarop
het gezochte woord voorkomt. Door verder te klikken komt de
onderzoeker bij deze scans uit (bron 2 uit het generiek model).
Daar aangekomen (zie schermweergave 4) kan op de scans het
registratiekenmerk, bijvoorbeeld een datum, van het
onderliggende stuk of onderliggende stukken gevonden
worden. Met dit gegeven kan de onderzoeker doorklikken naar
de inventaris en het betreffende inventarisnummer aanvragen
voor raadpleging in de (fysieke) studiezaal, digitaal raadplegen
(wanneer deze gescand is), of hiervoor een scanverzoek
indienen. Het tonen van deze indexpagina als geheel zorgt voor
de noodzakelijke context van het archief. Zo is het hoofd (rubriek)
zichtbaar, bijvoorbeeld 'Ambtenaren in de Koloniën', en weet je
als onderzoeker dat het onderliggende stuk betreffende 'N.A.M.
Berg' bijvoorbeeld betrekking heeft op zijn aanstelling, ontslag
of functioneren als ambtenaar in één van de koloniën. Bovendien
kan met het bladeren in de scans een interne verwijzing
opgezocht worden. Op de schermweergave zijn linksboven de
andere trefwoorden die op de scan voorkomen getoond. Deze
zijn aanklikbaar, zodat hierop kan worden doorgezocht.
Overigens wordt onderzoekers ook de mogelijkheid geboden
om te zoeken via de destijds aangemaakte rubrieken (hoofden-
lijst). Een voorbeeld hiervan is te zien op schermweergave 5.
Het doorzoekbaar maken van seriearchieven via de eigentijdse
rubrieken is een cruciaal onderdeel om de eigenheid van
seriearchieven ook in digitale vorm te waarborgen. Immers, via
deze rubrieken worden de individuele documentbeschrijvingen
in hun context geplaatst.
