n
p 055
Botsing tussen twee werelden
Zo ontwikkelden veel collegiale bestuursorganen vanaf het
einde van de zestiende eeuw een vergelijkbare wijze van
ordenen die gebaseerd was op een vergelijkbare manier van
werken van deze bestuursorganen. Als besluitvormend orgaan
moest het college alle stukken die het ontving in de vergadering
behandelen. De stukken werden gepresenteerd, besproken
en er werd een besluit geformuleerd dat meestal in de
eerstvolgende vergadering werd vastgesteld. De genomen
resoluties vormden als het ware de ruggengraat van de
administratie en ze werden opgeborgen in de volgorde waarin
ze ter vergadering waren gekomen. De ingekomen stukken die
de aanleiding vormden voor het nemen van een resolutie en
de minuten van de uitgaande stukken fungeren binnen deze
systematiek als bijlagen bij de resoluties en zijn in afzonderlijke
series in dezelfde volgorde geplaatst als waarin de resoluties
zijn genomen. Toegang tot de ingekomen en minuten van
uitgaande stukken binnen dit informatiesysteem kan dus
uitsluitend verkregen worden als men de datum van de resolutie
kent. Om op de inhoud van de resoluties te kunnen zoeken,
werden ze veelal geïndexeerd, aanvankelijk door in de marge
een korte samenvatting te plaatsen en later via trefwoorden die
in eerste instantie vaak nog achter in de resolutieboeken
werden geplaatst. Naarmate de complexiteit en de omvang
van de administraties groeiden, werden de indexen steeds
vaker in afzonderlijk registers aangelegd met een verwijzing naar
het folionummer waar de resolutie kan worden gevonden.
Hoewel deze in het verleden gevormde informatiesystemen
nog steeds prima kunnen worden gebruikt, is het niettemin een
arbeidsintensieve en omslachtige aangelegenheid om, meestal
per jaar, via beschikbare klappers en indexen op zoek te gaan
naar voor de hedendaagse onderzoeker relevante trefwoorden.
Als het professionele historici in spe al moeite kost om met deze
archieven te werken, hoe moet het dan wel niet zijn voor de
mensen die zich uit liefhebberij met geschiedenis en archief
onderzoek bezighouden? Google lijkt met zijn ogenschijnlijk
eenvoudige en door iedereen te gebruiken manier van zoeken,
dan ook te knagen aan de fundamenten van dergelijke in het
verleden gevormde informatiesystemen. Want wat is vanuit het
perspectief van de hedendaagse gebruiker makkelijker dan
gewoon een woord intikken en binnen een paar seconden het
resultaat op het scherm te krijgen? Ligt hier een belangrijke
opgave voor de archiefinstellingen?
Op basis van de Gids voor de archieven van de ministeries
en Hoge Colleges van Staat, 1813-1940 van Frank Otten en de
beschikbare inventarissen van een aantal ministeries heb ik ooit
eens een grove berekening gemaakt van het aandeel van de
verbalen ten opzichte van de totale omvang van de ministeriële
archieven in genoemde periode. Van de in totaal ruim twaalf
strekkende kilometer archief van de in de tabel genoemde
ministeries is bijna 75% volgens het verbaalstelsel gevormd.
Ik heb niet berekend hoe groot het aandeel van de archieven is
dat in het ancien régime en op lokaal niveau volgens het
resolutiestelsel en nadien volgens het agendastelsel is gevormd,
maar ik vermoed dat de verhouding niet veel anders zal zijn.
Het probleem is niet zozeer dat deze seriearchieven in absolute
zin niet goed toegankelijk zijn. Ze zijn immers, uitzonderingen
daargelaten, in het algemeen goed toegankelijk indien het
systeem begrepen wordt. We kunnen echter wel stellen dat de
relatieve toegankelijkheid sterk verslechterd is sinds de
inventarissen, die toegang geven tot deze archieven,
gedigitaliseerd zijn en in toenemende mate uitsluitend nog
online kunnen worden geraadpleegd.
