Schurende systemen
De hoedanigheid van seriearchieven
seriearchieven in de digitale wereld
Charles Jeurgens
Sinds 2004 geef ik ieder jaar de module "Zoeken en vinden in
archieven" aan bachelor-studenten geschiedenis aan de Leidse
universiteit. Voor de meesten van hen is het vak de eerste echte
kennismaking met het archief. Ieder jaar is het weer een
interessante gewaarwording te zien hoe groot de kloof is tussen
de verwachtingen die studenten aan het begin van de cursus
veelal hebben van het zoeken in archieven en de moeite en
vooral de tijd die het hen kost om daadwerkelijk hun weg te
kunnen vinden. Een enkeling vindt het vanaf het begin prachtig
om de logica van archiefordeningen te doorgronden en te
begrijpen hoe je je weg erin kunt vinden door je te verplaatsen
in de verbanden van het verleden. Voor de meesten vallen de
eerste schreden in het doen van archiefonderzoek echter niet
mee. Dat geldt in het bijzonder voor het werken in zogeheten
seriearchieven. De manier waarop toegang tot dit type archieven
kan worden verkregen, wordt veelal als een omslachtige,
tijdrovende en zelfs achterhaalde methode beschouwd.
Kan de toegankelijkheid van deze archieven verbeterd worden?
Die vraag stond centraal in twee onderzoeken die in het Atelier
Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening werden
verricht en waar de volgende bijdragen in dit schetsboek verslag
van doen.
De term "seriearchieven" is bedacht door archivarissen om een
bepaald type archieven aan te duiden. De Archiefterminologie
voor Nederland en Vlaanderen definieert een serie als een
"archiefbestanddeel bestaande uit formeel gelijksoortige
archiefbescheiden". De toelichting preciseert waar die
gelijksoortigheid betrekking op kan hebben: op de functie van
die bescheiden (bijvoorbeeld als bijlage bij een ander
document), op het ontwikkelingsstadium (bijvoorbeeld klad,
minuut of net) of op de redactionele vorm (bijvoorbeeld besluit,
brief, notulen). Bij seriearchieven is de structuur van het archief
bepaald door dergelijke series van gelijksoortige archief
bescheiden die meestal chronologisch zijn geordend.
Voorbeelden hiervan zijn chronologisch geordende series van
(minuut) besluiten of chronologisch geordende series van
ingekomen stukken. Een belangrijk ander kenmerk van dit type
archieven is dat de verschillende series binnen het archief niet op
zichzelf staan maar dat ze aan elkaar gerelateerd zijn. Daarmee
zijn deze archieven meer dan simpele series met gelijkvormige
bescheiden maar veelal ingenieus geconstrueerde
informatiesystemen. Toegang tot deze archieven kan slechts
verkregen worden als je begrijpt hoe dergelijke systemen in
elkaar zitten. Als je snapt hoe ze in elkaar zitten, zijn ze nog
steeds heel goed te gebruiken om er je weg in te vinden.
De belangrijkste en meest omvangrijke seriearchieven zijn de
archieven die gevormd zijn volgens het resolutiestelsel,
verbaalstelsel en agendastelsel. Daarbij moet meteen de
kanttekening gemaakt worden dat het resolutiestelsel en het
agendastelsel - in tegenstelling tot het verbaalstelsel dat bij
Koninklijk Besluit van 4 september 1823 een wettelijke grondslag
kreeg voor de ministeries - geen voorgeschreven of
gereglementeerde ordeningssystematiek kennen. Deze in de
praktijk gegroeide vorm van ordenen heeft zich in verschillende
organisaties op min of meer dezelfde manier ontwikkelde
waardoor de archieven vergelijkbare kenmerken hadden.
