Mijn digitale onderzoekomgeving Professional in vicieuze cirkel Toekomstgerichte organisatie van professionals Binnen de werkgroep dachten we na over toekomstige ontwik kelingen op dit vlak. Tijdens dit proces reflecteerde ik ook op mijn houding van de afgelopen jaren ten aanzien van de digitale onderzoekomgeving. Ik werd me ervan bewust dat ik in al die jaren niet goed had gekeken naar de ontwikkelingen bij andere archiefdiensten in Nederland. Als medewerker bij een Limburgse archiefdienst relateerde ik de ontwikkelingen van mijn dienst aan die van andere archieven binnen de provincie en, omdat Limburg veel meer landsgrenzen dan provinciegrenzen heeft, met die van onze buren in België en Duitsland (Nordrhein- Westfalen). Vooral in vergelijking met onze buitenlandse buren deden we het voor mijn gevoel nog niet zo slecht op het gebied van digitale dienstverlening. Tijdens het werk in het Archief atelier drong het echter tot me door dat we in vergelijking met archiefdiensten in andere Nederlandse provincies op vele vlakken een achterstand hebben. Wij maken geen deel uit van een voor onderzoekers nuttig provinciaal archiefportal zoals het "Utrechts Archiefnet"; een afbeelding kan bij ons niet eenvoudig digitaal worden besteld, laat staan digitaal betaald; geboorte-, huwelijks- en overlijdensregister zijn op onze webpagina niet raadpleegbaar; bouwvergunningen zijn niet gescand, laat staan digitaal beschikbaar; chatfunctie en digitaal forum zijn toekomst muziek, et cetera. Onontkoombaar is de conclusie dat wij in vergelijking met andere archiefdiensten in het land achter lopen op het gebied van digitale onderzoekomgeving. Een en ander werd bevestigd door de uitkomsten van de kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven 2015. De onvoldoende inrichting van het digitale deel van het informatiesysteem wordt, in een kleine dienst als de onze, gecompenseerd door een bovengemiddelde goede dienstverlening in het traditioneel fysieke deel van het informatiesysteem (de studiezaal) en een snelle afhandeling van e-mails. Deze goede compensatie dienstverlening door onze professionals wordt door de gebruikers hoog gewaardeerd, maar is arbeidsintensief. Je kunt je afvragen of deze werkwijze wel toekomstbestendig is. Voor mijn gevoel zitten kleinere archiefdiensten in een vicieuze cirkel: door het brede palet aan werkzaamheden dat door een kleine groep medewerkers moet worden verricht, is er onvoldoende tijd voor een focus op toekomstige ontwikke lingen. Hierdoor is de digitale onderzoekomgeving verre van optimaal ingericht. Om de gebruikers toch goed van dienst te zijn begeleiden we hun onderzoek intensief, waardoor er weer minder tijd over is voor structurele verbetering van de dienstverlening. Ook archiefbeherende instellingen als de mijne, met ca. 8,5 fte voor een verzorgingsgebied van bijna 200.000 inwoners, beschikken over een digitale onderzoekomgeving. Maar is wat wij structureel kunnen bieden, optimaal voor de gebruiker? Zoals aangegeven is binnen een kleine organisatie minder ruimte om je te focussen op toekomstige ontwikkelingen en de inrichting van een digitale onderzoekomgeving. Daarbij vraagt een goede inrichting en beheer ervan ook nog eens om zeer specialistische kennis. Het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale informatie, het begeleiden van digitaliseringsprojecten, het regelen van de auteursrechten in een digitale onderzoekomgeving; het zijn allemaal zaken die vragen om specialistische kennis en expertise. Zelfs met het online zetten van toegangen en scans van originelen zijn we er nog niet. In een goed toegeruste digitale onderzoekomgeving moeten

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Schetsboek | 2016 | | pagina 100