Mijn digitale onderzoekomgeving
Professional in vicieuze cirkel
Toekomstgerichte organisatie van professionals
Binnen de werkgroep dachten we na over toekomstige ontwik
kelingen op dit vlak. Tijdens dit proces reflecteerde ik ook op
mijn houding van de afgelopen jaren ten aanzien van de digitale
onderzoekomgeving. Ik werd me ervan bewust dat ik in al die
jaren niet goed had gekeken naar de ontwikkelingen bij andere
archiefdiensten in Nederland. Als medewerker bij een Limburgse
archiefdienst relateerde ik de ontwikkelingen van mijn dienst aan
die van andere archieven binnen de provincie en, omdat
Limburg veel meer landsgrenzen dan provinciegrenzen heeft,
met die van onze buren in België en Duitsland (Nordrhein-
Westfalen). Vooral in vergelijking met onze buitenlandse buren
deden we het voor mijn gevoel nog niet zo slecht op het gebied
van digitale dienstverlening. Tijdens het werk in het Archief
atelier drong het echter tot me door dat we in vergelijking met
archiefdiensten in andere Nederlandse provincies op vele
vlakken een achterstand hebben. Wij maken geen deel uit van
een voor onderzoekers nuttig provinciaal archiefportal zoals het
"Utrechts Archiefnet"; een afbeelding kan bij ons niet eenvoudig
digitaal worden besteld, laat staan digitaal betaald; geboorte-,
huwelijks- en overlijdensregister zijn op onze webpagina niet
raadpleegbaar; bouwvergunningen zijn niet gescand, laat staan
digitaal beschikbaar; chatfunctie en digitaal forum zijn toekomst
muziek, et cetera. Onontkoombaar is de conclusie dat wij in
vergelijking met andere archiefdiensten in het land achter lopen
op het gebied van digitale onderzoekomgeving. Een en ander
werd bevestigd door de uitkomsten van de kwaliteitsmonitor
dienstverlening archieven 2015.
De onvoldoende inrichting van het digitale deel van het
informatiesysteem wordt, in een kleine dienst als de onze,
gecompenseerd door een bovengemiddelde goede
dienstverlening in het traditioneel fysieke deel van het
informatiesysteem (de studiezaal) en een snelle afhandeling van
e-mails. Deze goede compensatie dienstverlening door onze
professionals wordt door de gebruikers hoog gewaardeerd,
maar is arbeidsintensief. Je kunt je afvragen of deze werkwijze
wel toekomstbestendig is.
Voor mijn gevoel zitten kleinere archiefdiensten in een vicieuze
cirkel: door het brede palet aan werkzaamheden dat door een
kleine groep medewerkers moet worden verricht, is er
onvoldoende tijd voor een focus op toekomstige ontwikke
lingen. Hierdoor is de digitale onderzoekomgeving verre van
optimaal ingericht. Om de gebruikers toch goed van dienst te
zijn begeleiden we hun onderzoek intensief, waardoor er weer
minder tijd over is voor structurele verbetering van de
dienstverlening.
Ook archiefbeherende instellingen als de mijne, met ca. 8,5 fte
voor een verzorgingsgebied van bijna 200.000 inwoners,
beschikken over een digitale onderzoekomgeving. Maar is wat
wij structureel kunnen bieden, optimaal voor de gebruiker? Zoals
aangegeven is binnen een kleine organisatie minder ruimte om
je te focussen op toekomstige ontwikkelingen en de inrichting
van een digitale onderzoekomgeving. Daarbij vraagt een goede
inrichting en beheer ervan ook nog eens om zeer specialistische
kennis. Het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van
digitale informatie, het begeleiden van digitaliseringsprojecten,
het regelen van de auteursrechten in een digitale
onderzoekomgeving; het zijn allemaal zaken die vragen om
specialistische kennis en expertise. Zelfs met het online zetten
van toegangen en scans van originelen zijn we er nog niet. In een
goed toegeruste digitale onderzoekomgeving moeten