Bewaren hoe het was, volgens het principe
van hoe het wordt
en het SAMH in een kleine, regionale en custodiale archiefinstel
ling verandert met weinig relevantie voor de samenleving.
Kiezen voor het documenteren van de samenleving
betekent dat het SAMH zich ook openstelt voor de invloed van
mensen uit de gemeenschap. Zij beïnvloeden de inrichting van
het archief door het bijvoorbeeld te ordenen en door metadata
toe te voegen. Alleen met hun hulp kan informatie op sociale
media worden gewaarborgd, als een bijdrage aan het ontsluiten
van hedendaagse geschiedenis. Bovendien wordt het archief
door samenwerking niet alleen relevanter maar ook beter
zichtbaar voor de samenleving. Mensen die nog nooit van het
SAMH hebben gehoord, leren het kennen als een innovatieve
instelling met een voorbeeldfunctie op het gebied van eigentijds
archiveren. Wat het archief in dit geval dus moet doen is een
duurzaam netwerk opbouwen, veel tijd en aandacht besteden
aan de instandhouding ervan en gezamenlijk met verschillende
gemeenschappen uit Gouda van het SAMH een participatief, of
anders gezegd sociaal archief maken.Hoewel geen van beide
keuzes zaligmakend is, wil ik hier toch pleiten voor het
documenteren van de samenleving in sociale media. Een goede
leidraad hierbij zijn de vier rollen die archivarissen volgens Laura
Millar, vrij gevestigd archivaris in Canada en gastdocent van het
Atelier Documenteren van de Samenleving, zouden moeten
spelen:
a. custody: het als vangnet fungeren van relevante archieven
die anders verloren gaan.
b. facilitate: het faciliteren van archiefvormers door
kennisoverdracht over selectie, over betrouwbaarheid en
duurzaamheid van documenten en over ontsluiting.
c. tools: ontwikkeling en beschikbaarstelling van
'gereedschappen' voor archiefvormers.
d. raise awareness: het creëren van bewustzijn bij archiefvormers
van het belang van het behoud van archieven.
De rol van custodian zal het SAMH zeker blijven spelen, maar
dan wel in combinatie met de andere rollen. Een ervan is het
faciliteren van particulieren in het onderhoud van hun eigen
archief. Deze rol kan het SAMH pas echt vervullen als het een
vertrouwensband met de particuliere archiefvormers heeft
opgebouwd. Op kleine schaal gebeurt dit al. Zo zijn
verschillende medewerkers van het archief nauw betrokken bij
historische verenigingen, kerkgenootschappen en musea. Maar
over het algemeen profileert het SAMH zich niet heel actief als
adviserende organisatie. In die rol zou het archief particuliere
archiefvormers kunnen leren hoe zij bijvoorbeeld met metadata
kunnen werken en hen laten inzien dat die data moeten worden
toegevoegd op het moment dat een document ontstaat. Zo'n
metadatabeschrijving vereist een minimum aantal criteria en
hiervoor is het Dublin Core-schema heel geschikt. Ten tweede
moet de ordening zodanig zijn dat bezoekers er meteen mee
kunnen zoeken. Belangrijk is verder dat de ordening fluïde is,
want om de dynamische context van een digitaal document te
behouden, moet de reguliere standaard worden losgelaten.
Verder moet het archief particuliere vormers en gebruikers
aanmoedigen om 'eigen' metadata te leveren en daarmee de
context van een archief te helpen omschrijven.
Het ontwikkelen van en doorverwijzen naar tools is de
derde rol van een archief, met als een bijzonder voorbeeld de
website Het Bewaren Waard (HBW) van het Archief Eemland,
waarover Mariam Heijne in deze bundel een artikel schrijft. Op
de website van HBW kunnen mensen zelfstandig hun digitale
'schoenendoos' met foto's en documenten uploaden, ordenen
en van metadata voorzien. Het zou goed zijn als het SAMH zich
bij Archief Eemland zou aansluiten en dan ook de eigen
beeldbank aan die van HBW zou koppelen. Daaruit kunnen
