Participatief beheren: mediator tussen
participant en archief
De wens van participanten bovenaan
van participatiebijeenkomsten met het doel participanten na te
laten denken over de relaties tussen de verschillende archieven
en hoe die relaties kunnen worden vastgelegd. Aan de orde
komt dan ook hoe connecties tussen thema's, organisaties en
archiefvormers overzichtelijk in kaart kunnen worden gebracht
om zo de samenhang van de archiefcollectie te waarborgen.
De laatste, vierde fase gaat over de praktische implementatie
van participatief verzamelen. Hoe draagt Imagine IC zorg voor
het fysieke behoud en de zichtbaarheid van de verworven
particuliere archieven? En welke (juridische) afspraken moeten
hiervoor worden gemaakt met particulieren en andere partners?
In algemene zin is het voor participanten een fijn idee dat hun
archieven bij Imagine IC raadpleegbaar zijn. Het geeft hen de
mogelijkheid in hun eigen stadsdeel hun archieven te bekijken.
Maar als een archiefcollectie echt functioneel voor Zuidoost wil
zijn, dan is het noodzakelijk om de wensen van de participanten
te kennen. Maken zij zich bijvoorbeeld zorgen over het uit
handen geven van controle over hun archieven of over de mate
waarin de archieven nog toegankelijk zijn voor belangstellen
den? Dan is het raadzaam flexibele overeenkomsten over het
beheer van archieven op te stellen.
Als de archieven van participanten niet in de wijk maar bij
archiefinstellingen worden ondergebracht, kunnen zij zich
afvragen in hoeverre hun archieven zichtbaar zijn in de collectie
van de betreffende archiefinstelling. De kans bestaat immers dat
community archives bij de beherende archiefinstelling onder
gesneeuwd raken. Een goede regel zou zijn dat als er publiek
geld is besteed aan het beheer van community archives,
archivarissen er voor moeten zorgen dat ze ook zichtbaar zijn. De
archieven kunnen het eigendom blijven van de gemeenschap,
maar bij wijze van waarborg van zichtbaarheid, een minimum
aantal jaren door een archiefinstelling worden beheerd. Op dit
moment kan Imagine IC alleen een beperkte toegankelijkheid
online bieden. Imagine IC kan op de eigen website de archieven
vermelden die tot de archiefcollectie behoren en de bijbehoren
de inventarissen ter beschikking stellen.
Gezien de bezorgdheid van archiefvormers over het
beheer van hun archieven bij een instelling is de heritage cube
van het The Beamish Museum interessant. Lokale organisaties
kunnen hun materiaal onderbrengen in een self-storage facility.
The Beamish Museum geeft trainingen in het verzorgen van
collecties en biedt toegang tot de collectie in de vorm van een
collectiestudieruimte. Omgekeerd kunnen het publiek en het
museum gebruik maken van de expertise van de gemeenschap.
Nu wil Imagine IC net zoals het Beamish Museum graag de
kennis van participanten over hun collectie verzamelen, maar het
beheer en de beschikbaarstelling van de collecties worden op
termijn uitbesteed aan een beheerpartner. Imagine IC kan zich
dan helemaal richten op het verzamelen van verhalen over de
Bijlmer en het in kaart brengen wie welke archieven over de
Bijlmer bewaart.
De conclusie is dat de manier waarop Imagine IC invulling geeft
aan het participatief identificeren, waarderen, ontsluiten en
beheren nauw samenhangt met de manier waarop Imagine IC
gestalte geeft aan participatief verzamelen. In het project
Bijlmer Meer heeft Imagine IC een platformfunctie conform
het 'Nieuwe Verzamelen'. Imagine IC heeft in het verzamel-
proces een faciliterende rol en draagt tegelijkertijd de
eindverantwoordelijkheid voor het resultaat. Uitgangspunt
van het verzamelproces is een dialoog tussen Imagine IC en
de participanten. Imagine IC beschouwt zich nadrukkelijk als
