Participatief ontsluiten door experts
laat zien en ook marginale geluiden toelaat. Vooralsnog heeft
Imagine IC, dat nog maar kort participatief archieven verzamelt,
geen specifieke waarderingscriteria geformuleerd. Het is aan te
raden om over vijf jaar, wanneer de archiefcollectie is gegroeid,
een inventarisatie te maken van de verworven particuliere
archieven. Deze zouden kunnen worden ingedeeld op politiek,
economisch, cultureel, sociaal, maatschappelijk of topografisch
gebied, waarna kan worden bepaald over welke onderwerpen,
gemeenschappen en marginale groepen nog weinig
archiefmateriaal is verzameld. Vervolgens kan Imagine IC deze
lacunes tijdens participatiebijeenkomsten ter sprake brengen en
samen met participanten nadenken over aanvullingen op de
collectie Bijlmer Meer.
De derde fase van participatief verzamelen richt zich op
participatief ontsluiten van archieven, bij voorkeur beginnend
met ordenen thuis. Instellingen als Imagine IC kunnen
mensen die belangrijk materiaal hebben en hun archief nog
gebruiken, stimuleren hun eigen archief te ordenen - op thema,
chronologisch of anderszins - en te bepalen welk materiaal wel
en niet openbaar mag zijn. Hierdoor worden archiefvormers
zich ook bewust van de typen documenten die ze hebben -
administratief, werkgerelateerd, financieel, persoonlijk- en van
de waarde van hun archief voor de cultuurhistorie van de Bijlmer.
Als het digitaal materiaal betreft is bij het ordenen de publicatie
van Filip Boudrez in het S@P Jaarboek over Particuliere archieven
een goede leidraad. In hetzelfde jaarboek noemt Karin van der
Heiden de website van The Library of Congress die op een
toegankelijke manier beschrijft hoe iedereen met eigen digitaal
materiaal aan de slag kan.
Veel ingewikkelder ligt het participatief beschrijven
van archieven, het zorgt zelfs voor een spanningsveld tussen
erfgoedprofessionals en participanten. De gangbare opvatting
is dat de ontsluiting van archieven bij instellingen aan specifieke
standaarden moet voldoen, zoals het gebruik van terminologie,
beschrijvingsstandaarden en een structuur voor de opbouw van
de inventaris. Ontsluiten is in deze optiek werk voor professionals
en dus moeten participanten eerst worden getraind volgens
professionele normen voordat ze hun eigen archieven kunnen
ontsluiten. In deze opvatting worden participanten tegenover
erfgoedprofessionals gezet.
Een nieuwe, meer vruchtbare benadering introduceert
de term 'pro-am', een 'professionele amateur', die beschikt over
expertise variërend van betrokken tot volledig professioneel
opererend. 'Pro-ams' zijn gewaardeerde collega's van erfgoed
professionals nieuwe stijl: facilitators die diverse perspectieven,
belevingen en relaties verzamelen. De professionaliteit van
facilitators stoelt mede op een beroepscode. Als participatie
onderdeel wordt van professioneel werken, moet de beroeps
code worden uitgebreid met inbreng van participanten bij het
bepalen wat erfgoed is, hoe het wordt ontsloten en beheerd.
Het doet de stem van participanten geen recht door hen te laten
werken volgens reguliere beschrijvingsstandaarden en met
bestaande sets van invulvelden. "The primary problem, which is
rarely acknowledged, is that indexes and catalogues are
management tools, not access tools" (Boast c.s., 2007: 75).
Door de kennis van archiefvormers in vaststaande formats te
persen, gaat veel kennis verloren en dat pleit voor het gebruik
van eigen trefwoorden. De achterliggende vraag is hoe
informatie die in de hoofden van archiefvormers zit, toegankelijk
kan worden gemaakt. Dit aspect vraagt nog veel meer onder
zoek en ook meer samenwerking met partners die expertise
hebben op het gebied van participatief beschrijven van kennis.
Participatief beschrijven is niet alleen een relevant
onderzoeksthema, het kan ook tot onderwerp worden gemaakt
