Een samenleving die zich in toenemende mate
zelf documenteert?
chische bestuursstructuren worden in rap tempo afgebroken
aangezien mensen tegenwoordig rechtstreeks met anderen
communiceren en zelf bepalen wat ze creëren, vernietigen,
delen en bewaren. Iedereen is zijn of haar eigen archiefvormer
en archiefbeheerder geworden. Het ligt dan ook voor de hand
om de rol van de archivaris in de informatiemaatschappij door
deze veranderingen eens tegen het licht te houden.
In de samenleving die zich in toenemende mate zelf
documenteert ziet Millar vier rollen voor de archivaris weg
gelegd. Geheel in de Angelsaksische traditie benadrukt ze dat
archiefbescheiden (records) niet zomaar informatie zijn, maar
dat ze de kwaliteit bezitten om bewijs te leveren, verantwoording
af te leggen, identiteit te vormen en het individueel en
collectief geheugen te ondersteunen. De traditionele rol van
de archivaris als beheerder en controleur ziet ze eigenlijk vooral
nog weggelegd voor de archieven met een hoog risico. Dit zijn
bijvoorbeeld archieven die activiteiten documenteren die de
levens, gezondheid en het welzijn van mensen beïnvloeden en
om die reden van goede kwaliteit moeten zijn (waarbij de
archivaris een rol heeft als adviseur voor goed records manage
ment) en altijd beschikbaar moeten zijn (waarvoor de archivaris in
de rol van beheerder zorg draagt).
De meeste archieven behoren echter niet tot de categorie
met een hoog risico. Met betrekking tot archieven met minder
risico ziet Millar de archivaris vooral als adviseur die organisaties
helpt goed records management te voeren om op die manier de
belangen van de archiefvormer veilig te stellen. Deze archieven
kunnen wel degelijk van betekenis zijn om te behouden, maar ze
hoeven niet noodzakelijkerwijze beheerd te worden door
archiefinstellingen.
Millar ziet de archivaris in een derde rol als mede
ontwikkelaar (samen met burgers en bedrijven) van praktische
hulpmiddelen. Die moeten het voor de samenleving mogelijk
maken zichzelf te documenteren op een manier die beantwoordt
aan de archivistische standaarden. Die archivistische standaarden
zorgen ervoor dat archiefbescheiden authentiek en betrouwbaar
zijn en blijven. Tot slot, zo zegt Millar, zouden activiteiten van
archivarissen erop gericht moeten zijn om het bewustzijn in de
samenleving te vergroten met betrekking tot de voordelen en
het nut die archieven bieden aan individuen, families en
gemeenschappen.
Het punt waar ik uitgebreid bij wil stilstaan is de veronderstelling
dat de samenleving zich in toenemende mate zelf documenteert.
Waar is die opvatting op gebaseerd? En, nog belangrijker, wat
betekent een samenleving die zichzelf documenteert in deze
context? Het is duidelijk dat Millar ervan uitgaat dat naarmate wij
(als individu en in georganiseerd verband) meer gebruik maken
van de digitale media, we steeds meer informatie vastleggen.
Betekent dit dan ook vanzelf dat de samenleving zichzelf
documenteert? Het is onmiskenbaar dat we steeds meer
informatie genereren en die met steeds meer mensen delen.
We maken daarvoor op grote schaal gebruik van internet, social
media (wereldwijd maken in 2015 circa 2 miljard mensen gebruik
van de sociale media) en andere platforms zoals bijvoorbeeld
Youtube. Tot op het maniakale af leggen we allerlei gegevens
over onszelf vast (selfies, tweets) en delen die met vrienden en
onbekenden. Dit vastleggen en delen is een belangrijk kenmerk
van de hedendaagse informatiecultuur geworden. Als Millar
onder documenteren dit soort vastleggen en uitwisselen
van gegevens verstaat, kan inderdaad worden gesteld dat
de samenleving - of althans de mensen en organisaties in die
samenleving - zich in toenemende mate documenteren. Millar is
echter niet duidelijk over wat ze precies onder documenteren
