Behoefte aan actieve openbaarheid bij
overheidsinstellingen
Om enig inzicht te verkrijgen in de behoefte van de overheids
instellingen die de actieve openbaarmaking moeten realiseren
in het werkgebied van het Noord-Hollands Archief zijn de
afgelopen maanden gesprekken gevoerd met ambtenaren bij
vier van deze instellingen. Uit deze gesprekken is een aantal,
soms tegenstrijdige, noties naar voren gekomen met betrekking
tot die behoefte, de motieven en argumenten die aan de keuzes
ten grondslag liggen en de doelen die men ermee wil dienen.
Unaniem komt naar voren dat er geen behoefte is aan
(meer) actieve openbaarheid in de behandelingsfase van zowel
vergunningverlening als handhaving. Men geeft er de voorkeur
aan zich te beperken tot de verplichte publicaties - dat een
vergunning is aangevraagd, dat een besluit is genomen -
zonder de documenten zelf te publiceren. Wie dat wil kan ze
komen inzien en de publicatie fungeert wel als attendering
voor belanghebbenden. Dat is temeer het geval wanneer
gepubliceerd wordt in een omgeving die burgers de
mogelijkheid biedt zich te abonneren op een attenderings-
service, bijvoorbeeld de website www.overheid.nl met de
e-mailservice 'Berichten over uw buurt'. Als argumenten tegen
meer actieve openbaarheid in de behandelingsfase worden
genoemd:
het gaat vaak om voorlopige informatie. Openbaarmaking
kan onnodige reacties oproepen, onrust creëren en het
proces en de verhoudingen tussen betrokkenen verstoren;
het kan gaan om (bedrijfs)gevoelige informatie;
openbaarmaking, zeker in beperkte vorm vanwege
gevoeligheid van informatie, kan en zal leiden tot een
vloedgolf aan Wob-verzoeken vanwege een behoefte
aan nadere informatie;
de kosten van Actieve Openbaarmaking wegen
vermoedelijk niet op tegen de kosten van het afhandelen
van Wob-verzoeken;
de nadelen wegen niet op tegen het voordeel van grotere
transparantie van de overheid.
Er is op zich bij de geïnterviewde ambtenaren wel behoefte
aan meer transparantie, ook gedurende de behandelingsfase,
met name voor direct betrokken burgers. Men wil graag af
van het imago van de overheid als black-box: je stopt er wat in
en je moet maar afwachten of, wanneer en hoe er wat uit komt.
Hierbij wordt gedacht aan het geven van toegang tot
procesinformatie aan direct betrokkenen zoals aanvragers van
een vergunning. Die kunnen dan bijvoorbeeld inloggen en kijken
hoe het met hun zaak staat. Ook wordt wel gestreefd naar meer
openbaarheid en transparantie door, met name bij 'gevoelige'
zaken, de omgeving (burgers en bedrijven) te betrekken door
informatieverstrekking over de zaak en proces, schriftelijk en/of
via informatiebijeenkomsten.
Er leeft bij de ambtenaren wel een brede behoefte aan
het verlenen van actieve openbaarheid na afhandeling van de
zaak. Na afhandeling wil zeggen na het onherroepelijk worden
van de vergunningen en beschikkingen. Met name het
bouwarchief wil men graag actief openbaar maken door
publicatie op internet. Een enkele gemeente (niet één van de
geraadpleegde) doet dit al, andere zijn druk bezig met de
voorbereiding. Daarbij worden de persoonsgegevens niet
openbaar gemaakt. In het verlengde van deze
privacybescherming wordt wel overwogen vergunninghouders
de gelegenheid te bieden de publicatie ongedaan te (laten)
maken. Sommige instellingen vrezen nog voor de
auteursrechtelijke repercussies van het publiceren van de
bouwtekeningen en proberen daarover helderheid te krijgen.
