116 banken in verschillende landen. Bij één daarvan was voor vele miljoenen euro's een nieuw DMS ingevoerd. Bij haar onderzoek trof Foscarini een groot aantal documenten aan onder de noemer 'avocado'. Vervolgens bleek dat dit de eerste vermelding was die binnen het nieuwe DMS aan een document kon worden toegewezen. In plaats van zorgvuldig te bezien waar een document thuishoorde, gebruikten veel medewerkers de eerst beschikbare optie: 'avocado'. Door zich bij de inrichting van het DMS enkel te richten op het dienende systeem en niet het perspectief (het gebruik) van de medewerkers mee te nemen werden veel documenten dus verkeerd opgeslagen. De moraal van het verhaal: je kunt voor heel veel geld een DMS aanschaffen als onderdeel van je dienende systeem, maar zonder te overwegen hoe het te bedienen systeem van de gebruikers daarmee omgaat en simpelweg te veronderstellen dat zij zich aan het dienende systeem zullen aanpassen, eindig je met heel veel 'avocado'. Door Soft Systems Methodology als meetinstrument te gebruiken had deze situatie mogelijk voorkomen kunnen worden. Adaptive Structuration Theory Het uitgangspunt van Adaptive Structuration Theory is dat organisaties en gebruikte technologie voortdurend veranderen en elkaar over en weer beïnvloeden. Gebruikers reageren op technologie met aanpassingen die 'trouw' (in lijn met het door de ontwerpers oorspronkelijk bedoelde gebruik van de technologie) of 'ontrouw' (afwijkend van het door de ontwerpers oorspronkelijk bedoelde gebruik van de technologie) zijn. Een ontrouwe aanpassing is zeker niet per definitie een fout gebruik, het is alleen anders dan de oorspronkelijke bedoeling van de ontwerpers. Bijvoorbeeld het medicijn Viagra: dat is ontwikkeld ter bestrijding van hartklachten (de oorspron-kelijke bedoeling van de ontwerpers, de 'geest'

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Schetsboek | 2015 | | pagina 115