112 In de (vooral Engelstalige) literatuur over dit onderwerp wordt gesproken over 'hard approaches' en 'soft approaches', in dit artikel vertaald als respectievelijk 'harde aanpak' en 'zachte aanpak'. De term 'het dienende systeem' is een vertaling van het in de literatuur gebruikte 'the system that serves'. De tegenhanger, het 'te bedienen systeem', is een vertaling van het in de literatuur gebruikte 'system served'. Zie: Fiorella Foscarini, Understanding the context of records creation and use; 'Hard' versus 'soft' approaches to records management (2010) Terminologie Vaak is de praktijk echter anders dan de modellen, standaarden of het ontwerp. Niet alleen gaat de praktijk uit van de bestaande in plaats van een gewenste situatie (niet: 'hoe zou het moeten zijn' maar: 'hoe is het'), ook gaat de praktijk uit van het te bedienen systeem. Met het te bedienen systeem (zie kader Terminologie) wordt de gebruiker bedoeld. Uitgangspunt van het te bedienen systeem zijn de mensen, degenen die met het systeem (moeten) werken. Dit uitgangspunt sluit aan bij het tweede deel uit de definitie van Horsman, dat betrekking heeft op de functie van het systeem voor zijn omgeving (zie kader Het archiveringssysteem volgens Horsman). Het te bedienen systeem heeft te maken met de werkelijkheid. Niet de gewenste situatie zoals wordt beschreven in standaarden en regels, maar de reële situatie van alledag met al zijn aanpassingen, uitzonderingen en verrassingen. Vaker wel dan niet zullen de gebruikers van het dienende systeem moeten bemiddelen tussen de ideale situatie, die verondersteld wordt door dat dienende systeem, en de werkelijke situatie waarmee ze in de praktijk geconfronteerd worden. Het systeem wordt in dit geval aangepast aan de gebruikers (en daarmee de organisatie), in plaats van dat verwacht wordt dat deze gebruikers zich aanpassen aan de ideale situatie die in het modelsysteem wordt weergegeven. Voor actieve openbaarheid zit er nog een addertje onder het gras. Waar medewerkers in een organisatie vaak het te bedienen systeem vormen en (eind)gebruiker zijn van het informatiesysteem, maken zij bij actieve openbaarheid tegelijker tijd deel uit van een dienend systeem voor een andere groep (eind)gebruikers/te bedienen systeem, namelijk de belang hebbenden die van actieve openbaarheid gebruik maken (in casu de burger). In zijn positie als onderdeel van het te bedienen systeem zal een medewerker van een overheidsorganisatie

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Schetsboek | 2015 | | pagina 111