111
Twee invalshoeken: Het dienende systeem en
het te bedienen systeem
In zijn dissertatie "Abuysen ende
desordiën. Archiefvorming en archivering
in Dordrecht 1200-1920", geeft
Peter Horsman een - inmiddels binnen
de archivistiek ingeburgerde - definitie van
een archiveringssysteem:
het geheel van documenten, metadata,
processen, procedures, kennis, regels,
middelen en mensen waarmee een
persoon of organisatie zich voorziet van
betrouwbare en duurzame informatie ten
behoeve van bedrijfsvoering, herinnering
en verantwoording."
Het deel dat begint met 'het geheel van'
en eindigt bij 'mensen' is het in dit artikel
bedoelde 'eerste deel' van de definitie.
Het deel dat begint met 'waarmee' en
eindigt met 'verantwoording' is het in dit
artikel bedoelde 'tweede deel' van de
definitie.
Dit onderzoek naar informatiecultuur met behulp van de zachte
aanpak maakt deel uit van mijn afstudeeronderzoek aan de
Hogeschool van Amsterdam. Mijn afstudeeronderzoek richt zich
op de rol van mensen, als bemiddelaars tussen gebruikte
standaarden en de praktijk, bij het actief openbaar maken van
informatie in Wabo-procedures. Ik verwacht in juli af te studeren.
De tekst van dit artikel zal (geheel of gedeeltelijk) worden
opgenomen in mijn afstudeerscriptie aan de Hogeschool van
Amsterdam.
De harde aanpak gaat uit van een gewenste situatie die bereikt
moet worden en neemt het dienende systeem (zie kader
Terminologie) als uitgangspunt. Met het dienende systeem
wordt het informatiesysteem bedoeld. Dit is het systeem zoals
dat is opgezet rondom de applicaties, standaarden, methoden
en regels. Dit is vergelijkbaar met de binnen de archivistiek
bekende definitie van een archiveringssysteem van Horsman
en dan met name het eerste deel daarvan, dat betrekking heeft
op de interne structuur en werking van het systeem (zie kader
Het archiveringssysteem volgens Horsman).
Het dienende systeem neemt een denkbeeldig ideaal als
uitgangspunt; de standaarden, regels en gebruiksvoorschriften
van de applicaties streven naar een ideale situatie die bereikt
moet worden. Er wordt uitgegaan van een homogene
'wensgebruiker'. Bij homogeen 'ideaal gebruik' zal de gewenste
situatie zich voordoen. De gebruiker (en daarmee de organisatie)
wordt dus geacht zich te voegen naar het systeem en er wordt
door dat systeem geen rekening gehouden met uitzonderingen
op de regel, onverwachte situaties, etc.
IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII
Het archiveringssysteem volgens Horsman