Toepassen van EAD voor bestaande en toekomstige toegangen op internet r Zuid-Hollandse Collecties Digitaal I Het Gemeentearchief Schiedam, het Stadsarchief Vlaardingen, DiEP - archief, monumenten en archeologie Dordrecht, het Streekarchief Goeree-Overflakkee en Erfgoed Delft willen EAD gebruiken als open standaard voor hun bestaan de en toekomstige digitale toegangen. De website is ontwikkeld om de geschie denis van Zuid-Holland en de daarmee verbonden archiefcollecties onder de aan dacht te brengen van een breed publiek. Dit komt voort uit de doelstelling van het PHC, waarvan het ontstaan gerelateerd is aan ontwikkelingen in de archiefsec tor. Terwijl in veel provincies de afgelo pen jaren Regionale Historische Centra zijn gerealiseerd, waarbij het Rijksarchief samenging met het archief van de provin ciehoofdplaats, zijn de provinciale archie ven in Zuid-Holland van oudsher onder gebracht bij het Nationaal Archief. Om ook in Zuid-Holland het publiek kennis te laten maken met de eigen omgevingsge- lis.i-'aiis» w Het project wordt mogelijk gemaakt dankzij de regeling 'Digitaliseren met beleid' van Senter Novem en uitgevoerd door de projectgroep bestaande uit het Gemeentearchief Schiedam, Hartman Communicatie en het Provinciaal Historisch Centrum (PHC).2 In juni 2007 is de website Geschiedenis van Zuid-Holland gelanceerd, het resultaat van een samenwerkingsverband van de Kring van Zuid-Hollandse Archivarissen (KZHA), het Nationaal Archief en het PHC van het Erfgoedhuis Zuid-Holland. schiedenis en de bijbehorende archiefcol lecties is in 2005 het PHC opgericht, dat actief samenwerkt met Zuid-Hollandse archiefinstellingen en historische vereni gingen. Op www.geschiedenisvanzuidholland. nl zijn honderden verhalen te vinden over historische onderwerpen. Al deze verhalen worden geïllustreerd door archiefstukken, afkomstig uit het Nationaal Archief en uit een groot aantal Zuid-Hollandse archieven en vaak speciaal voor de website gedigitali seerd. Daarnaast is een zoekfunctie ontwik keld, die het mogelijk zal maken alle Zuid- Hollandse archiefcollecties met één druk op de knop te doorzoeken. Op dit moment zijn van negen archiefinstellingen de inven tarissen en/of beeldbank via de website toe gankelijk. Voor een aantal archieven zijn speciale koppelingen ontwikkeld met de desbetreffende leveranciers om de uitwis seling van informatie mogelijk te maken, een aantal andere instellingen levert inven tarissen op cd-rom aan. Er zijn echter syste men in Zuid-Holland in gebruik, waar nog geen koppeling mee is gemaakt. De web site biedt niet voor alle diensten de moge lijkheid zich aan te sluiten bij de centrale zoekmachine, vanwege de diversiteit aan systemen of omdat sommige diensten hun toegangen nog niet integraal op internet aanbieden. Doordat de centrale zoekma chine specifieke koppelingen naar deze systemen bevat, is de centrale zoekmachi ne bovendien van die systemen afhanke lijk. Dit zorgt ervoor dat er verschil is in de mate van detaillering tussen zoekre sultaten uit verschillende instellingen. Om de uitwisseling van data gemakkelijker te maken en het mogelijk te maken dat ook de overige Zuid-Hollandse archieven kunnen aansluiten, is het project 'Zuid-Hollandse Collecties Digitaal' opge zet. Het doel van Zuid- Hollandse Collecties Digitaal is het op grote schaal online toeganke lijk maken van de Zuid- Hollandse archiefcollecties. Om dit te rea liseren zal gebruik gemaakt worden van de open standaard EAD. Door te kiezen voor EAD kan worden aangesloten bij een open kennisinfrastructuur en kunnen de resultaten worden ontsloten via de centra le zoekmachine van de Geschiedenis van Zuid-Holland website. De zoekresultaten op de website zullen door het gebruik van EAD inventarissen kwalitatief goed, diep gaand en uniformer dan voorheen zijn. Zuid-Hollandse Collecties Digitaal zal gebruik gaan maken van een serie tools of instrumenten die door het Nationaal Archief zijn en nog worden ontwikkeld en waarmee toegangen in XML/EAD kun nen worden bewerkt. Het betreft een web- based omgeving, bestaand uit een editor waarmee XML/EAD-toegangen kunnen 34 worden beschreven, en een synchronisa tiemodule met ABS/Archeion. Daarnaast zijn er scripts waarmee Wordinventarissen kunnen worden geconverteerd naar XML/ EAD. De inventarissen worden beheerd in een XML-database. Deze serie instrumen ten wordt naar verwachting nog dit jaar afgerond en wordt kosteloos ter beschik king gesteld.3 Vervolgens zal de website Geschiedenis van Zuid-Holland worden uitgebreid met functionaliteiten die het mogelijk maken de XML/EAD-collecties van de deelnemende instellingen via de centrale zoekfunctie zowel per archiefin stelling afzonderlijk als integraal door zoekbaar te maken en in detailpagina's af te beelden. De deelnemende instellingen zullen met behulp van bovenstaande instru menten hun toegangen in EAD-formaat (laten) omzetten dan wel direct in dit formaat produceren. In opdracht van het PHC en de KZHA heeft de Archiefschool, in samenwerking met het Nationaal Archief, een cursus opgezet. Medewerkers van de deelnemende instellingen volg den dit najaar een zesdaagse cursus. De deelnemers leerden onder andere hoe bestaande inventarissen voorbewerkt wor den voordat men deze in EAD kan code ren en hoe nieuwe inventarissen in EAD gemaakt kunnen worden met behulp van het aanbrengen van tags en het gebruik van een editor. Hierbij werd geoefend met inventarissen van de eigen dienst. Ook de implementatie van EAD in de organi satie kwam aan bod. De cursus omvatte naast de praktische toepassing van XML en EAD ook theoretische kennis. Hierbij gaat het om kennis van en inzicht in de beschrijvingsstandaard ISAD (G) en de structuur van XML en van EAD.4 De EAD-toegangen worden uitein delijk centraal opgeslagen in een XML database die onderdeel uitmaakt van het content management systeem van de website Geschiedenis van Zuid-Holland. De toegangen worden via de website gepubliceerd en doorzoekbaar gemaakt. Met behulp van de instrumenten kun nen HTML- en PDF-exports worden gegenereerd van de toegangen. De instel lingen kunnen de HTML- of PDF-versie ook zelf op hun eigen site publiceren. Het Gemeentearchief Schie dam heeft intussen een grote contentmi- gratie laten uitvoeren: 117 Word-inventaris- sen werden naar XML/ EAD geconverteerd met behulp van de scripts die onderdeel uitmaken van de EAD- instrumenten van het Nationaal Archief. Een belangrijk doel, naast het doorzoek baar maken van de EAD-inventarissen en het gebruik van het EAD-instrumentari- um, is de opgebouwde kennis en technieken te delen en verder her gebruik te bevorderen binnen en buiten de provincie. Daarom zal een handleiding worden gepubliceerd over het gebruik van XML en EAD en zal een studiedag worden georganiseerd. De deelnemende archieven streven ernaar aan te tonen dat zowel kleine als grote archiefinstellingen door gebruik van laagdrempelige instrumenten met EAD kunnen leren werken en hopen dat ook andere diensten hiermee in de toekomst aan de slag kunnen. 35 digitaliseringen informatisering digitaliseringen informatisering Door Marloes Weilenberg en Tamara van Zwol Het project Zuid-Hollandse Collecties Digitaal1 biedt archiefinstellingen de moge lijkheid om hun collecties op de website www.geschiedenisvanzuidholland.nlte ontsluiten met de toepassing van Encoded Archival Description (EAD). Vijf Zuid- Hollandse archiefinstellingen nemen deel aan dit ontwikkelingsproject. Hrr \.y> i 1.VVDERT hofliuu Nvt NtsSuiv WPICIX. ncvttn HETLWT W! ESSCHC i*./. jW mT k HetCVde GROOT CKOM STR.VEN lANTVWf $TR cr.-.,M lv\* fi'itni!ri*n STRIVEN Digitaal te raadplegen: Kaart van de aanwassen, en platen gelegen in het Hollandsch Diep en den mond van het Haringvliet voor het land van Esch en de polders van Kromstrijen en den Hitsert.Jacob Sperwer, 1639 (coll. Nationaal Archief, Kaartencollectie Zuid-Holland). Achtergrond project Centrale zoekmachine Online toegankelijk Instrumenten Nationaal Archief archievenblad december 2007 In 1963 nam het Gemeentelijk Energie Bedrijf (GEB) in Den Haag een nieuwe computer in gebruik, een gebeurte nis die toen nog aandacht van de pers trok (foto Haags Gemeentearchief, Collectie Fotobureau Thuring). EAD cursus Archiefschool Resultaten Noten 1 H. van der Beek, Projectplan Zuid-Hollandse Collecties Digitaal (2006). 2 Het Gemeentearchief Schiedam is penvoerder en opdrachtgever voor het project Zuid- Hollandse Collecties Digitaal. De projectgroep bestaat verder uit Hartman Communicatie (de projectleider) en het Provinciaal Historisch Centrum. 3 Zie voor meer informatie over EAD en de EAD Toolbox van het Nationaal Archief: www.taskforce-archieven.nl 4 Cursus EAD in de praktijk: Handleiding voor de deelnemers van de Kring van Zuid- Hollandse Archivarissen, Archiefschool, sep tember 2007. Marloes Weilenberg is webredacteur bij het Provinciaal Historisch Centrum van het Erfgoedhuis Zuid-Holland. Tamara van Zwol is consulent archieven bij dezelfde instelling. H december 2007 archievenblad

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Nederlandsch Archievenblad | 2007 | | pagina 17