Noten
sterk hiërarchisch gelede organisatie is het niet ge
makkelijk één archiefvormer aan te wijzen en om
gekeerd is ook de fysieke verschijningsvorm van het
archief van één archiefvormer diffuus. Waar liggen
de grenzen van het archief? Het definiëren van het
archiefbestand, dat wil zeggen het bepalen welke
archiefbestanddelen tot het archief behoren, is in
zulke gevallen moeilijk, zo niet onmogelijk. Stop
pen we het stuk in het ene bestand en laten we het
uit het andere weg, dan gaat er wezenlijke informa
tie over de context van het stuk verloren.9
Cook ziet als reden voor dit dilemma het feit dat
men een archiefbestand te veel als 'a physical entity
rather than as a conceptual arrangement' ziet.
Cook beschouwt het bestand niet als een tastbare
eenehid, maar veel meer als een abstract concept.
De oplossing door het gebruik van beschrijvingen
op verscheidene plaatsen (nummerloze verwijzin
gen) is een eerste stap in de goede richting, vindt
hij. Ideaal zou een systeem zijn met daarin zowel
beschrijvingen van de administratieve handelingen
als van het fysieke stuk. Deze twee beschrijvingen
dienen naar elkaar (en indien nodig naar andere be
schrijvingen) te verwijzen. De uitkomst van een
dergelijke benadering is dan niet zozeer een klassie
ke inventaris, die te beperkt is om alle dwarsver
banden aan te wijzen, maar eerder een geautomati
seerd gegevensbestand (database).
In dit verband wijst Cook ook op bestanden die
over een langere periode door verscheidene vor
mers zijn voortgebracht. De al eerder genoemde
floreenkohieren zijn hiervan een voorbeeld. Min-
dergetal, Rekenkamer, bestuursinstellingen in de
Bataafse en Franse Tijd en Gedeputeerde Staten
hebben met de kohieren gewerkt. Strikt genomen,
zou de serie over de verschillende archiefvormers
moeten worden verdeeld. Toch staan de kohieren
in het depot bijeen en worden ze ook als één serie
beschreven in de inventaris van de Rekenkamer. Er
zijn archivistische regels aan te voeren waarom het
bijeenhouden van de floreenkohieren afgekeurd
zou moeten worden; in het licht van het voorgaan
de is voor het bijeenhouden van het bestand alles te
zeggen.
Kan Cooks zienswijze ons helpen ten aanzien van
het transmissieprobleem? Want waarin verschilt
transmissie van de bovenstaande problematiek,
waarbij verscheidene archiefvormers betrokken
zijn bij een nogal diffuus archiefbestand? Gaat het
bij transmissie niet om hetzelfde, met als enige ver
schil dat de archiefvormers niet gelijktijdig werken,
maar elkaar aflossen in de tijd?
Het probleem van de transmissie is hier tot nog toe
als een fysiek probleem beschouwd: tot welk ar
chiefgedeelte behoort een stuk? In welk depot, op
welke plank, naast welk ander stuk dient het be
treffende archiefstuk te worden geplaatst? Archiva
rissen zijn vaak geneigd te spreken van archieven als
een 'organisch' geheel,10 maar helaas lijkt mij het
organische in de fysieke ordening ver te zoeken en
blijft een archief een verzameling losse papieren,
wanneer niet de samenhang tussen de losse be
standdelen wordt aangegeven. Het aangeven van
samenhang kan alleen in een inventaris, hetzij op
papier, hetzij digitaal. Het organische van een ar
chief wordt dus niet bepaald door de manier van
opbergen, maar door de manier van beschrijven. Er
moet een relatie worden gelegd tussen het tastbare
stuk en de administratieve handeling. Een archief
bestanddeel waarmee verscheidene archiefvormers
hebben gewerkt, moet onder al deze vormers wor
den beschreven. De context van de bestanden, die
bestaat uit een beschrijving van de administratieve
handelingen waarin de stukken hebben gediend,
mag niet tekort worden gedaan. Men zal geneigd
zijn het gebruik van blanco nummers als onwense
lijk te beschouwen, zolang het inventarisnummer
twee betekenissen houdt: een logische nummering
en een fysieke nummering.
Het vraagstuk van transmissie kan daarmee tot een
beschrijvingsprobleem teruggebracht worden. In
feite doet het er dus niet veel toe of een 'getransmit-
teerd' archiefbestanddeel fysiek wordt terugge
voerd naar de oorspronkelijke archiefvormer of
niet, zolang het maar onder meerdere archiefvoe-
mers wordt genoemd en beschreven.
[26]
5
Beginsel?
En kunnen we nog van een beginsel spreken? De
term beginsel dook op om te verdedigen waarom
bepaalde stukken uit archieven werden losgemaakt
en naar andere archieven, waarvan ze nooit deel
hadden uitgemaakt, werden overgebracht. Maar
wanneer archief stukken overgaan van de ene orga
nisatie naar de andere omdat bepaalde taken over
gaan, dan kunnen we niet van een beginsel spreken,
maar gaat het om een praktijk. Transmissie is een
praktijk die zich voordoet tijdens het beheer door
de administratie die nu eenmaal informatie van bij
voorbeeld de rechtsvoorganger nodig heeft om ta
ken uit te kunnen voeren.
Wanneer de stukken ieder administratief belang
verloren hebben, moet de archivaris recht doen het
het hele adminsitratieve proces waarin de stukken
hebben gefunctioneerd. Bij de beschrijving van de
archieven van zowel de oorspronkelijke archiefvor
mer als van de taakopvolger dient hij aan te geven
dat beide administraties met de stukken hebben ge
werkt. In beide inventarissen moeten de stukken
dus worden genoemd. Op welke plaats in het depot
hij ze uiteindelijk zal opbergen is van onderge
schikt belang.
Transmissie is dus een praktijk, die de archivaris,
wil hij de context niet tekort doen, moet respecte
ren, heozeer die praktijk ook in tegenstelling lijkt
met het bestemmingsbeginsel.
1 Verslagen omtrent's Rijks oude
archieven, 2eseriexiv 1941)6.
2 Reeds bij een eerdere ruil in 1926
had Bijlsma's voorganger Fruin der
gelijke beginselen geformuleerd en
Bijlsma zelf meende in het kb van
2 september 1919 Stb. 552, dat de
verdeling van de archieven over de
Rijksarchiefbewaarplaatsen regel
de, naast het herkomstbeginsel ook
zijn transmissiebeginsel te kunnen
ontdekken. Ook de Handleiding,
par. 5 en 5 3, behandelt deze regel,
die Bijlsma later het transmissiebe
ginsel zou noemen
3 W.J. Formsma,'Het inventariseren
van archieven', nab 77 (1973) 37.
4 W.J. Meeuwissen,'Deordenings-
beginselen opnieuw aan de orde
gesteld',nab 83 (1979) 165-166.
5 Ibidem.
6 P.J. Scott, C. D. Smith en G. Finlay,
'Archives and administrative
change. Some methods and
approaches (part 2)', Archives and
manuscripts 7 (1979) 151-165,
hier 154-159.
7 P.Nieuwland, A. Pietersmaen O.
Kuipers, Inventaris van de archie
ven van de gewestelijke bestuurs
instellingen in Friesland
1795-1813(1815) (Leeuwarden,
1988) 52-53.
8 Ditdeedzichookvoormetandere
kohieren. Hoewel in de instructie
voor de bode van de Rekenkamer
alleen is bepaald dat hi j de specie
kohieren van het College moest
overbrengen naar het Landschaps
huis voor de jaarlijkse revisie door
het Mindergetal, mogen we aan
nemen dat hij dit ook bij de andere
kohieren deed (Rijksarchiefin
Friesland, Rekenkamerarchief,
resolutie Rekenkamer 11 mei 1784,
inv. nr. 3004, f. 35-40).
9 Zie voor deze zaken Terry Cook,
'The concept of the archival fonds
in the postcustodial era: theory,
problems end solutions',
Archivaria35 1993) 24_37-
10 S. MullerFz.,J. A. Feithen R. Fruin
Th. Az., Handleidingvoorhet
ordenen en beschrijven van archie
ven (2e druk; Groningen, 1920)
paragraaf 2; voor een bestrijding
van deze negentiende eeuwse
'organische denkwijze', zie W. J.
van Hoboken in nab 62 (1957-
1958) 123-126. Toch keert het idee
telkens terug, zoals in Cook's aan
gehaalde werk, p. 27: 'the organic
nature of the fonds'.
[27]
