Provinciale bestuurlijke instellingen
in de Bataafse Tijd Na de Bataafse om
wenteling, die in Friesland in februari 1795 plaats
vond, werd op bestuurlijk gebied een groot aantal
veranderingen doorgevoerd. De vergadering van de
Provisionele Representanten nam op 19 februari de
functie van de Staten van Friesland over. De Provi-
sonele Representanten waren dan wel zowel in sa
menstelling als in organisatie een geheel nieuw col
lege, in taken verschilden zij niet zoveel van hun
voorganger. In de archiefordening is deze voortzet-
overgaat. Het bij het beheer horende archiefmateri
aal gaat mee over op de nieuwe gemeente. Of: een
grondbezitter overlijdt en zijn erfgenaam neemt
niet alleen het bezit zelf over, maar moet ook ge
bruik maken van door de overledene opgemaakte
leggers die bij beheer van de goederen onontbeer
lijk zijn.
Zo zijn er legio voorbeelden te verzinnen. De
Australiërs P.J. Scott, C.D. Smith en G. Finlay
onderscheiden dertien mogelijkheden waarbij ta
ken van de ene instelling overgaan op nul, één of
meer instellingen.6 Tevens geven zij aan wat de
gevolgen voor het archiefbeheer zijn. En in dit
laatste schuilen de eigenlijke problemen. De be
trokken instellingen en hun administratieve me
dewerkers zullen in het overnemen van archieven
van de voorgangers geen enkel probleem zien - zij
moeten gewoon de werkzaamheden voortzetten.
Maar het is de latere beheerder die de archieven
volgens de regels van de archivistiek gaat beschrij
ven, die met de handen in het haar komt te zitten:
in welk archief horen al die stukken thuis? Gaat
het om afgedwaalde stukken die teruggevoerd
moeten worden naar het oorspronkelijk archief?
Het transmissiebeginsel lijkt hier dus in tegen
spraak met het bestemmings- en structuurbegin
sel en dit zal wel de reden zijn dat het eerste begrip
niet in het Lexicon van Nederlandse archiefter
men voorkomt.
Bij allerlei instellingen is het 'transmissiepro
bleem' aan de orde van de dag. De Rijksoverheid
heeft recentelijk dan ook regels opgesteld voor de
overgang van archiefbescheiden in geval van orga
nisatieverandering (Besluit Archiefoverdrachten
Rijksadministratie, kb 9 november 1988, Stb.
541). Volgens dit besluit moeten bij reorganisatie
en opheffing van een organisatieonderdeel de on
afgedane stukken overgedragen worden aan het
overheidsorgaan dat de stukken zal afhandelen.
In het geval van privatisering van een overheids
taak zullen onafgedane stukken tijdelijk ter be
schikking worden gesteld aan de private rechts
persoon, aan wie de taak is overgedragen. Anders
dan bij reorganisatie en opheffing, zullen stukken
bij privatisering na verloop van tijd (ten hoogste
na twintig jaar) weer in het oorsponkelijke archief
terugkeren, waarmee de transmissie dus onge
daan wordt gemaakt.
3
Voorbeelden
Gereformeerde kerk te Kollum De
Gereformeerde kerk te Kollum ontstond in 1904
toen de Gereformeerde kerk-A en de Gereformeer
de kerk-B samengevoegd werden. Deze twee kerken
waren voortzettingen van de in 1866 ontstane
Christelijk Afgescheiden Gemeente (sinds 1869
Christelijk Gereformeerde kerk) en de in 1886 ge
stichte Nederduitsch Gereformeerde kerk. Hoewel
deze twee kerken landelijk in 1892 waren verenigd,
waren zij in Kollum, net als op andere plaatsen in
het land, tot in 1904 naast elkaar blijven bestaan.
Van de kerken a en b lopen de archieven door tot
1904, waarna een nieuw, duidelijk gescheiden ge
deelte begint. Anders ligt dit voor de ledenadminis
tratie. Integratie van de afzonderlijke administra
ties moest gebeuren op grond van de doop- en lid
matenboeken van de samengevoegde gemeenten.
Deze registratieboeken werden dus 'getransmit-
teerd' aan de nieuwe kerk. Bij de inventarisatie
kwam de inventarisator voor de vraag te staan tot
welk gedeelte van het archief de boeken behoor
den: tot de kerk die ze had aangelegd of tot het ar
chiefgedeelte van de in 1904 ontstane kerk. De in
ventarisator heeft ze volgens het be stemmingsbe
ginsel weer teruggebracht naar het archief van de
gemeente die ze oorspronkelijk had aangelegd. In
het archiefgedeelte betreffende de kerk na 1904
staat een nummerloze verwijzing.
[24]
ting van taken terug te vinden. De besluiten lieten
de Provisionele Representanten wel in nieuwe no
tulenboeken aantekenen, maar op andere plaatsen
is de grens mer het archief van het oude provinciale
bestuur niet zo scherp.
Een duidelijk voorbeeld is het toezicht en de con
trole van de gewestelijke financiën. On der het ou
de regime was hiermee de Rekenkamer belast. In
1795 werd deze Rekenkamer officieel opgeheven
en vervangen door een Commissie van Financiën.
Archivistisch gezien is er echter slechts een kunst
matige grens tussen de archieven van beide colleges
te trekken. Het notulenboek van de oude Rekenka
mer werd voortgezet door de nieuwe Commissie;
registratieboeken van aangiften voor verschillende
belastingen lopen door en ook in het register van
betalingsordonnanties kan de datum van 19 fe
bruari 1795 niet als een breuklijn teruggevonden
worden. De inventarisator moest bij deze delen be
slissen ofhij ze fysiek in het archiefvan de bestuurs
instellingen vanaf 1795 of in het Statenarchief zou
plaatsen. Als criterium hierbij diende hoofdzake
lijk de datering: wanneer de datering van een stuk
overwegend viel in de periode vóór 1795, dan werd
het in het archief van de Rekenkamer geplaatst; lag
het zwaartepunt na 1795 dan kwam het stuk in het
archief van de Commissie. De inventarissen van
beide archieven dragen van deze rafelige scheidslijn
de sporen; door middel van nummerloze verwijzin
gen wordt over en weer verwezen
De jaren 1795-1813 waren op organisatorisch ge
bied bepaald geen rustige periode. Colleges losten
elkaar in snel tempo af en ook het grondgebied
waarover het bestuur werd gevoerd, kon nog wel
eens veranderen. In dit verband zou het natuurlijk
te ver voeren om alle voorkomende transmissiepro
blemen en -oplossingen nader te bestuderen. Ook
de financiële colleges werden herhaaldelijk gereor
ganiseerd. Zowel in naam als in bevoegdheden tra
den veranderingen op. De inventarisator voelde
echter aan dat het aanbrengen van overeenkomsti
ge cesuren in het archiefbestand van de financiële
colleges tot een onaangename versnippering zou
leiden, waarom hij ertoe besloten heeft het bestand
als één archief te beschrijven.7 Met deze beslissing
heeft hij terecht het idee van het bestand als logi
sche eenheid laten prevaleren boven de organisato
rische structuur van de archiefvormers.
4
Eén bestand, verscheidene archief
vormers
Bij transmissie maken dus twee of meer instellin
gen gebruik van eenzelfde archiefbestand. Zij los
sen elkaar in de tijd af. Een soortgelijk probleem
doet zich voor wanneer verscheidene instanties te
gelijk van hetzelfde archief gebruik maken. In grote
moderne organisaties is dat eerder regel dan uitzon
dering. De ene afdeling verzamelt gegevens, waar
van een andere instelling gebruik maakt. Zeker bij
geautomatiseerde gegevensbestanden doet zich een
dergelijke situatie voor. In de moderne archivistiek
is het besef doorgedrongen dat de vraag wie bepaal
de gegevens heeft gevormd niet altijd eenduidig te
beant woorden is. De complexe organisatievormen
van overheid en niet-overheid brengen even com
plexe gegevensverzamelingen voort. Eén bestand
kan verscheidene vormers hebben.
Dit verschijnsel is ook in archieven van vóór 1800
aan te treffen. Zo is de serie floreenkohieren, die als
basis dienden voor een grondbelasting die tussen
1 511 en i860 in Friesland geheven werd, niet aan
één archiefvormer toe te schrijven. De kohieren
moesten onder het Ancien Régime iedere tien jaar
door de plaatselijke gerechten bij het Mindergetal,
een coördinerende commissie van de Staten van
Friesland, ingediend worden. Het Mindergetal
controleerde de kohieren en stelde ze vast. Maar
ook een andere instantie - ook een zelf standige ar
chiefvormer - werkte met de kohieren. De Reken
kamer had tot taak de rekeningen van de belasting
ontvangers te controleren en deed dit onder meer
aan de hand van de floreenkohieren. De kohieren
werden in het archief van de Rekenkamer bewaard,
terwijl het Mindergetal iedere keer dat de kohieren
herzien werden, de oude nodig had om de nieuwe
te controleren.8
Er bestaat volgens de archiefgeleerde Terry Cook in
complexe organisaties geen één-op-één relatie tus
sen het archiefbestand en de archiefvormer. In een
