Archiefwet en openbaarheid
Bescherming van de privacy*
prof dr F.C.J. Ketelaar
Inleiding
Verandert de Archiefwet 1995 iets aan de open
baarheid van de archieven? De regels over de open
baarheid in het nieuwe artikel 18 zijn bijna dezelfde
als in het huidige artikel 7a, dat in 1992 werd inge
voegd. Ik zou dus kunnen volstaan met verwijzing
naar mijn artikel 'De 'nieuwe' openbaarheid in de
Archiefwet' in het Nederlands Archievenblad van
19911 Toch verandert er wel iets. De openbaarheid
mag niet langer dan 75 jaar beperkt blijven, tenzij
de minister van ocenw anders beslist. Verder zijn
de wettelijke bepalingen met het oog op de beveili
ging van het belang van de Staat of zijn bondgeno
ten aangescherpt. Ik ga daarop nu niet in: dit is
vooral voor de collegae van het Algemeen Rijksar
chiefvan belang. Voor ons allemaal is echter essen
tieel dat, als gevolg van de verkorting van de over
brengingstermijn van 50 naar 20 jaar, jongere ar
chieven de bewaarplaatsen zullen binnenkomen,
jongere archieven waarvan ongeclausuleerde open
baarheid vaker op bezwaren zal stuiten dan bij de
archieven van 50 jaar en ouder het geval was. En dat
geldt dan zowel At bescherming van de persoonlijke
levenssfeer, als het voorkomen van onevenredige
bevoordeling of benadeling van betrokken natuur
lijke personen of rechtspersonen danwel van der
den - denkt u bijvoorbeeld aan gegevens die bedrij
ven in het kader van milieuwetgeving aan de over
heid hebben moeten leveren. Het zal onder de
nieuwe wet vaker nodig zijn om met het oog hierop
de openbaarheid te beperken, te clausuleren. Zoals
het ook vaker zal voorkomen, dat de onderzoeker
een beroep zal doen op de mogelijkheid van dis
pensatie. De zorgdrager zal vaker genoodzaakt
worden om, in een concreet geval, het belang van
de openbaarheidsbeperking af te wegen tegen het
belang van de onderzoeker. Vaker dan nu zal de on
derzoeker tegen een negatief besluit op zijn verzoek
om dispensatie bij de rechter in beroep gaan.
Dit alles betekent dat de archivaris zich scherper
bewust moet zijn van zijn juridische en ethische
verantwoordelijkheden op het terrein van de open
baarheid van de archieven. Het meest pregnant
komt dit naar voren bij het verstrekken van per
soonsinformatie uit overheidsarchieven, anders
gezegd bij de bescherming van de persoonlijke le
venssfeer.
Bescherming persoonlijke
levenssfeer
De bescherming van de persoonlijke levenssfeer,
de privacy, bestaat uit een aantal lagen.2
De eerste laag is die van de wetgeving. Onze
Grondwet eist wettelijke regels ter bescherming
van de persoonlijke levenssfeer in verband met het
vastleggen en verstrekken van persoonlijke gege
vens. Die wet is de Wet Persoonsregistraties (wpr).
De wpr is nietvan toepassing op persoonsregistra
ties die berusten in een archiefbewaarplaats als be
doeld in de Archiefwet 1962. De privacybescher
ming moet dus onder het regime van de Archief
wet gewaarborgd worden.
Dat archiefwettelijke regime is in 1992 aange~
scherpt. De archiefwet zegt dat er aan de openbaar
heid van archiefbescheiden in een openbare archief
bewaarplaats - Rijks- of gemeentearchief - alleen
[102]
beperkingen gesteld mogen worden na advies van
de beheerder van de archiefbewaarplaats en alleen
met het oog op hetzij 'de eerbiediging van de per
soonlijke levenssfeer', hetzij 'het voorkomen van
onevenredige bevoordeling of benadeling van be
trokken natuurlijke personen of rechtspersonen
danwel van derden'. De beperkingen van de open
baarheid moeten gespecificeerd zijn in de verklaring
van overbrenging van de betreffende archiefbe
scheiden. De verklaring van overbrenging vormt
dus de tweede laag van privacybescherming door re
glementering van de verstrekking en de openbaar
making van persoonsinformatie.
Indien zo de openbaarheid beperkt is, kan toch de
zorgdrager (minister van ocenw, b en w), na over
leg met de archiefvormende instantie, dispensatie
verlenen, d.w.z. de beperking 'opheffen, danwel
ten aanzien van een verzoeker buiten toepassing la
ten, indien het belang van de gestelde beperking
met opweegt tegen diens belang tot raadpleging of
gebruik van archiefbescheiden Van deze moge
lijkheid tot opheffen kan ook gebruik gemaakt
worden om beperkingen van vóór 1992 die verder
gaan dan wat thans toegelaten is, aan te passen. Ik
acht het noodzakelijk dat iedere archiefbeheerder
periodiek nagaat of oude beperkingen nog wel in
stand kunnen blijven en, zo niet, een voorstel aan
de zorgdrager tot opheffing of aanpassing doet. Als
men dat nalaat, riskeert men moeilijkheden in het
geval een onderzoeker gebruik maakt van het recht
om dispensatie te vragen. Op zo'n verzoek moet
de zorgdrager - na belangenafweging en gemoti
veerd - beschikken; als de openbaarheidsbeperkin
gen niet zuiver of niet helder zijn, zal - in geval van
beroep tegen de beschikking op het dispensatiever-
zoek - de rechter er korte metten mee maken. 3
Zo zijn in het verleden de archieven van rechter
lijke instellingen, raden voor kinderbescherming,
gevangenissen enz. overgebracht met de beperking
dat archiefbescheiden jonger dan 50 jaar slechts
openbaar zijn voor wetenschappelijk onderzoek en
met toestemming van de beheerder van de archief
bewaarplaats. Clausulering in deze vorm - zonder
de categorie wetenschappelijk onderzoek'4 te spe
cificeren, zonder aan te geven welke argumenten
de beheerder moet hanteren bij het verlenen of
weigeren van zijn toestemming - zou nu niet meer
toelaatbaar zijn. Daarom zijn al deze beperkingen
op 8 december 1994 opgeheven, maar tegelijker
tijd is de openbaarheid beperkt op een meer ver
antwoorde manier.5 Gedurende 50 jaar - deze ter
mijn is zeer recent gewijzigd in 75 jaar - mogen de
rechterlijke archieven alleen geraadpleegd worden
door de verzoeker die de bekende verklaring on
dertekent.
Die beschermingsconstructie is in 1984 aanvaard
door de Vereniging van Archivarissen in Neder
land6, op voorstel van een commissie waarin be
halve archivarissen ook onderzoekers - de hoogle
raren Bank en Manning - zaten.7 Deze verklaring
is gebaseerd op de aanwijzingen die de Minister
raad in 1973 (Stcrt. 50) vaststelde voor de raadple
ging van oude notulen van de Ministerraad. De
onderzoeker bekrachtigt met zijn handtekening
dat uit de bescheiden verkregen gegevens slechts
voor het door de verzoeker aangegeven doel zullen
worden aangewend;
dat hij niets zal publiceren of op andere wijze
openbaar maken waardoor de belangen van nog le
vende personen onevenredig kunnen worden ge
schaad;
dat hij niet tot publikatie van gegevens uit de ar
chiefbescheiden zal overgaan dan na schriftelijke
toestemming van de rijks- of de gemeentearchiva
ris;
dat hij de overige gegevens uit de archiefbe
scheiden die hem ter kennis zullen komen en waar
voor geen toestemming tot publikatie is verkregen
slechts voor eigen studie zal gebruiken en deze niet
aan derden zal mededelen.
dat hij de overheid vrijwaart voor aanspraken
van derden ter zake van alle schade die zij lijden
tengevolge van de raadpleging door de verzoeker.5®
De onderzoeker - amateur of professional, histori
cus of journalist - weet wat er op het spel staat: zijn
toekomstig onderzoek. Immers, bij niet-naleving
van de voorwaarden van de onderzoekersverkla
ring riskeert de onderzoeker een uitsluiting door
de archivaris op grond van artikel 22 van het Ar-
chiefbesluit, straks artikel 17 van de Archiefwet
1995: raadpleging van archiefbescheiden kan ge
weigerd worden indien deze aan de verzoeker niet
veilig kunnen worden toevertrouwd. Sinds de in-
[103]
