Inter bestuurlijke
Rijks- en Gemeentearchief Gronin
gen 5 In Groningen, waar tot 1973 Rijks- en Ge
meentearchief al eens onder een dak scholen, wor
den op dit ogenblik stappen gezet om opnieuw tot
een gezamenlijke huisvesting te komen. Uitgangs
punt daarbij is dat beide organisaties hun eigen ver
antwoordelijkheid behouden: het Rijksarchief in
Groningen blijft een van de twaalf rijksarchieven
in Nederland en het Gemeentearchief blijft onder
deel van de gemeentelijke organisatie. Het lijkt als
of de draad van vóór 1973 weer wordt opgepakt,
maar ook in Groningen krijgt de samenwerking
een modern gezicht als gevolg van de hierboven al
genoemde invloed van het begrip klantvriende-
Regio's Centraal-, Oost- en Noord-
Groningen Niet op basis van een gemeen
schappelijke regeling, maar op grond van onderlin
ge afspraken is in de Regio Centraal-Groningen
een interessant samenwerkingsverband tot stand
gekomen tussen het Gemeentearchief Groningen,
Besluit:
West-Brabant In 1993 is in West-Brabant
gestart met een onderzoek naar de mogelijkheden
en onmogelijkheden van regionalisering van het
archiefwezen. Het initiatief lag bij de betrokken ar
chiefdiensten en was een reactie op bestuurlijke en
beleidmatige ontwikkelingen. Enerzijds bestond
de behoefte initiatief te nemen in de verwachte
ontwikkelingen rond de Wet Gemeenschappelijke
Regelingen (bundeling en integratie van taken in
samenwerkingsgebieden, i.e. de te vormen nieuwe
regio West-Brabant), anderzijds groeide het in
zicht dat beleidsmatige ontwikkelingen in het ar
chiefwezen ten aanzien van fysiek beheer (conser
vering, restauratie e.d.) en informatiebeheer (ma
chineleesbare gegevens, e.d.) op een grotere schaal
beter kunnen worden gedragen.
In West-Brabant meent men het benodigde
draagvlak te kunnen creëren door middel van een
proces van schaalvergroting waarbij de betrok
ken streekarchieven en -archivariaten (Nassau-
Brabant, De Markkant, In de kring Oosterhout,
Land van Heusden en Altena) en gemeentearchie
ven (Breda, Bergen op Zoom, Roosendaal en Nis
pen, Rucphen) tot een regionale archiefdienst met
een eenhoofdige directie willen komen. Deze re
gionale dienst zal niet - volgens het voorkeurmodel
van de huidige diensten - centraal worden gehuis
vest, maar zal idealiter voor wat betreft de basisar-
chiefzorg (depotbeheer en beschikbaarstelling)
vijf vestigingen op rayonbasis kennen. Wel zullen -
ook weer idealiter - facilitaire zaken als restauratie
en inventarisatie worden gecentraliseerd. In het
voorkeurmodel ligt de bestuurlijke verantwoorde
lijkheid voor de regionale archiefdienst bij het
nieuwe gewest West-Brabant. In de loop van 1995
zal bestuurlijke besluitvorming op gemeentelijk
niveau plaatsvinden. Naast de sterke vakinhoude
lijke, beleidsmatige basis waarop het Westbrabant
se model is gebaseerd, mag ook de integratie van
krachtige gemeente- en streekarchieven/archiva-
riaten als een belangrijke ontwikkeling in de
Nederlandse archiefwereld worden aangemerkt.
Het onderscheid steden gemeentearchieven/plat
teland streekarchieven zou in West-Brabant op
fundamentele wijze kunnen worden doorbroken.
Cruciaal in het verdere verloop van de ontwikke
lingen in West-Brabant is natuurlijk de vraag of de
lokale overheden hun bestuurlijke verantwoorde
lijkheid over willen dragen aan het bestuur van het
gewest.
Amersfoort In het Amersfoortse model heb
ben vier gemeenten (Baarn, Leusden, Soest, Wou
denberg) de archivaris van Amersfoort tot hun ar
chivaris benoemd, maar blijven zij de archieven lo
kaal beheren in hun eigen formeel aangewezen
archiefbewaarplaatsen. Op de diverse gemeentege
bonden lokaties is onder supervisie van de ge
meentearchivaris van Amersfoort een archiefamb
tenaar werkzaam.
Dordrecht De gemeente Zwijndrecht heeft
de archiefbewaarplaats van Dordrecht aangewezen
als één van haar archiefbewaarplaatsen en heeft de
gemeentearchivaris van Dordrecht benoemd tot
gemeentearchivaris van Zwijndrecht. Door centra
lisatie van het beheer van archieven lijkt in Dor
drecht de dienstverlening beter te kunnen worden
uitgevoerd dan in het decentrale Amersfoortse
'personele-unie-model Het is ook dit argument
van dienstverlening en van verdere ontwikkeling
van het lokale archiefwezen, dat de algemeen rijks
archivaris positief heeft doen adviseren t.a.v. de in-
bewaringgeving aan Zwijndrecht, i.e. de archiefbe
waarplaats te Dordrecht, van de oud-rechterlijke,
notariële en weeskamerarchieven en van de doop-,
trouw- en begraafregisters.
samenwerking
[46]
lijkheid'. De beide organisaties hebben de bestuur
lijke en ambtelijke opdracht meegekregen om naar
een samenwerkingsmodel te zoeken dat in de eerste
plaats de effectiviteit van de archiefvoorzieningen
voor de burger versterkt en in de tweede plaats de
efficiency voor de beide diensten verhoogt. In de
samenwerkingsplannen zijn derhalve twee speer
punten aangewezen: integratie van dienstverle
ning (de archiefgebruiker krijgt te maken met één
dienstverleningsapparaat) en gezamenlijk beheer
van gebouw en inrichting. Verdergaande samen
werking, bij voorbeeld op het terrein van acquisitie
en archiefbewerking, behoort tot de mogelijkhe
den maar zal gestalte moeten krijgen in het proces
waarin naar wegen zal worden gezocht om efficien
cy en dienstverlening te verbeteren.
Utrechts Archief'6 De meest verrassende
en unieke ontwikkeling in de organisatie van het
Nederlands archiefwezen is recentelijk op gang ge
komen in Utrecht. De gemeentearchivaris van
Utrecht is tevens benoemd tot fungerend rijksar
chivaris in Utrecht en in die dubbele hoedanigheid
belast met de integrale leiding van een organisatie
verandering die zowel rijks- als gemeentearchief be
treft. Het gaat er daarbij om dat de beide orga
nisaties, die nu al de voordeur delen, niet alleen
hun gezamenlijke huisvestingsproblemen oplos
sen, maar in de eerste plaats zo optimaal mogelijk
taken en functies bundelen om - en daar komt het
stuwende thema weer - een duidelijke meerwaarde
te bereiken in effectiviteit voor burgers en overhe
den. Het gaat in eerste instantie om het voornemen
een organisatieverandering te starten voor rijk en
gemeente. De uitkomst van het onderzoek dat de
basis moet zijn voor een welomlijnd plan is natuur
lijk nog onduidelijk, maar het is evident dat in een
situatie waarin de leiding over beide organisaties is
verenigd in één persoon, de bundeling en integratie
van taken en functies een geheel ander karakter kan
krijgen dan in het Groningse model.
de acht gemeenten binnen de regio en de Provin
ciale Archiefinspectie. Kern van de samenwerking
is de bereidheid van het Groningse gemeentear
chief en van de inspectie deskundigheid en capaci
teit in te zetten ten behoeve van de betreffende ge
meenten waar geen professionele archiefdeskun
digheid aanwezig is. In een aantal bijeenkomsten
zijn knelpunten in kaart gebracht, ervaringen uit
gewisseld en zijn voorlichtingsbijeenkomsten ge
houden over zaken als restauratie en automatise
ring. In de komende jaren zullen ook gemeentelij
ke archieven worden geïnventariseerd.
In de Regio Oost-Groningen hebben de Streek-
raad Oost-Groningen, de Centrale Archief Selec
tiedienst, een vijftal gemeenten en de Provinciale
Archiefinspectie elkaar gevonden in de inventari
satie van de archieven van een tiental voormalige
gemeenten. In onderzoek is de vraag of in Win
schoten of Stadskanaal een regionale archiefdienst
kan worden opgericht.
In de regio s Noord- en Oost-Groningen worden
voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd over di
verse aspecten van archiefbeheer, waarbij ook het
Rijksarchief in Groningen is betrokken. Het stre
ven is er op gericht een intensief netwerk te creëren
waarin Rijks- en Gemeentearchief hun deskun
digheid op de meer gespecialiseerde en gemeen
te-overstijgende terreinen inbrengen, terwijl, op
lokaal niveau - in samenwerking met lokale overhe
den, historische verenigingen, musea, e.d. - de ar
chiefgebruiker zijn informatie kan verkrijgen.
het archief als organisatie
Ruim twintig jaar geleden al werd door Neder
landse archivarissen gediscussieerd over regionali
sering. De hierboven beschreven ontwikkelingen
in West-Brabant lijken bijna optimaal te beant
woorden aan de ideaalsituatie die de Commissie
Gewestvorming in 1973 in haar rapport Gewest
vormingen archiefzorg beschreef.7 Het is dus alsof
er een directe lijn ligt tussen de huidige en de toen
malige discussie.8 Poch zijn er mijns inziens enkele
zaken fundamenteel veranderd:
[47]
