fTTIïT^
m&vDWssm
www,
Steekproeven,
een uitdaging tot onderzoek
drsA.J.M. denTeuling
Copyright: Nico Visscher/Nieuwsblad van het Noorden
Telkenmale duikt in de discussie rond de beginselen van selectie van ar
chiefbescheiden de mogelijkheid op om ter vastlegging en verantwoor
ding van de uitvoering van overheidsbeleid objectieve steekproeven uit
massale bestanden te bewaren, in plaats van het geheel ofwel te bewaren
ofwel te vernietigen. A.J.M. den Teuling, provinciaal archiefinspecteur,
heeft over dit onderwerp voor Duits respectievelijk Duits-Nederlands pu
bliek twee verschillende lezingen gehouden', waarvan hieronder een Ne
derlandse bewerking volgt. Hij betoogt dat steekproefsgewijze bewaring
vooralsnog onzin is, en formuleert vragen waarop een bewijs van het te
gendeel het antwoord zou moeten geven.
[34]
Objectieve en subjectieve
selectie
Al meermalen heb ik betoogd, dat het ultieme cri
terium voor de bewaring van archieven het cul
tuurhistorische argument is2 en dat dit criterium
een subjectief criterium is.
Objectief laat zich slechts vaststellen welk over
heidsorgaan aangewezen is om archiefbescheiden
die inhoudelijk overeenkomen met die van een an
der orgaan te bewaren en, als het gaat om informa
tie die binnen één overheidsorgaan in meervoud
voorkomt, op welk niveau van de organisatie de
bescheiden dienen te worden bewaard; doorgaans
is dat het orgaan of het niveau binnen dat orgaan
dat de beslissing omtrent de uitvoering van zaken
neemt.
De aard van de beslissing - bij voorbeeld princi
pieel, incidenteel, routinematig - is hiermee nog
met gewogen. Evenmin is gewogen de termijn
waarbinnen de stukken hun administratieve en ju
ridische belang bezitten, zowel voor het overheids
orgaan zelf als voor de recht- en bewijszoekende
burger. Wanneer deze termijn verstreken is, dan is
de beslissing omtrent bewaring of vernietiging
daarna subjectief. Dit kan na een jaar, na 5 jaar of
zelfs 200 jaar het geval zijn: aan het eind van de rit
resteert slechts de subjectieve, nog slechts informa
tieve waarde.
P.M.M. Klep heeft geprobeerd deze informatieve
waarde te objectiveren of expliciet te maken, door
de informatieve waarde te onderscheiden in res
pectievelijk: synthetische (emotionele) descriptie
ve (informatieve, synthetische) en analytische en
kritische waarde.3
Maar ook deze onderscheidingen maken de uit
eindelijke beslissing tot bewaring of vernietiging
niet minder subjectief; dat blijkt alleen al uit de
worsteling met synonieme en identieke kwalifica
ties ('informatief informatief), waarin Klep zich
heeft begeven.
De massale bestanden waarop een eventuele objec
tieve steekproef zich richt, zullen als geheel vrijwel
altijd onder de 'detail-ondersteunende analytische'
waarde worden gerangschikt, al meent Klep dat de
inlichtingendossiers van de bvd symbolische waar
de hebben vanwege het verschijnsel Koude Oor
log. Wij komen straks nog een geval tegen, waarin
de symbolische waarde alsnog een inhoudelijk
(evengoed subjectief) vernietigingsbeleid dreigt te
doorkruisen. Bij massale bestanden behoeft men
zich doorgaans niet om het bewaarniveau te be
kommeren: zij zijn vrijwel altijd uniek (bij voor
beeld de cliëntendossiers van de sociale dienst wor
den nooit in duplo aangelegd op een beslissings-
respectievelijk een uitvoeringsniveau, maar altijd
op één niveau en in enkelvoud)
Dit artikel betreft dus dossiers met een termijn
gebonden administratief-juridische waarde, die
elk op zich slechts een beperkte informatieve waar
de hebben. De bekende voorbeelden zijn dossiers
van de sociale dienst en de sociale verzekering, pa
tiëntendossiers, personeelsdossiers van overheids
organen, persoonsdossiers van veiligheidsdiensten
en politie en verder series financiële bescheiden.
Normaal gesproken is er één dossier voor één ge
val. Beoordeelt men dit materiaal naar het belang
voor de overheid die de dossiers gevormd heeft,
dan is de beslissing na afloop van de administratie
ve geheugen- en bewijsfunctie voor de overheid
zelf zonder meer: vernietigen/ Een al te star vast
houden aan de bewijsfunctie als bewaarcriterium
is dan ook archivisdsche zelfmoord.
Beoordeelt men de stukken naar hun functie voor
de recht- en bewijszoekende burger, dan kunnen er
verschillen ontstaan. Dossiers van de sociale dienst
hebben hun belang verloren, zodra de uitkering is
verstreken, de controles hebben plaatsgevonden en
eventuele verhaal- of terugvorderingsacties niet
meer kunnen worden uitgevoerd. Hoe dat met
dossiers van de veiligheidsdienst (bvd) zit, waar
min of meer systematisch informatie over perso
nen wordt verzameld, zullen wij zo dadelijk zien.
Ook bij massale bestanden blijft het cultuurhisto
rische belang het beslissingscriterium en de vraag is
of dit de creatie van tientallen kilometers plank
lengten en miljoenen aan beheerskosten rechtvaar
digt: verreweg het grootste deel van de massale be
standen is al (statistisch) onderzocht ten behoeve
van jaarverslagen en rapporten en aldus in een de
scriptieve en synthetische vorm (één van Kleps cri-
[35]
