Duostadsamen werking
Sinds enkele jaren werken de gemeenten Roosen
daal en Nispen en Bergen op Zoom intensief sa
men, zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau.
Voor de beide gemeentearchieven houdt die sa
menwerking vooral in de uitwisseling van kennis
en ervaring en waar mogelijk het gezamenlijk ont
wikkelen van activiteiten.
In 1994 zijn twee samenwerkingsprojecten tot
stand gekomen. Allereerst is naar aanleiding van
het 50-jarig jubileum van de bevrijding als geza
menlijk produkt een publikatie verzorgd, getiteld:
'De Bevrijding van West-Brabant, een streek en
haar bewoners, temidden van verwoesting en oor
logsgeweld, september 1944- mei 1945'.
Het tweede duostadproject vormde de organisatie
van de Brabantse Archivarissendag. Het ochtend
programma vond plaats in Roosendaal in schouw
burg De Kring, terwijl het middagprogramma in
het Markiezenhof en het gebouw van de gemeente
lijke archiefdienst te Bergen op Zoom plaatsvond.
Raad van Brabant
In het ochtendprogramma was een lezing opgeno
men van dr E. Put, werkzaam bij het Algemeen
Rijksarchief te Brussel. Als co-referent trad mw dr
B.C.M. Jacobs op. Zij is als universitair hoofddo
cent verbonden aan de Katholieke Universiteit
Brabant te Tilburg en als zodanig een frequent ar
chiefbezoeker.
Het onderwerp was de inventarisatie van het
archief van de Raad van Brabant en de daarbij be
horende keuzes die de inventarisator moet maken
om het archief toegankelijk te maken voor de ge-
bruiker-onderzoeker. Onder de titel 'Is gesneden
brood gebruiksvriendelijk?' vroeg Eddy Put zich af
hoe ver de archivaris moet gaan bij het toeganke
lijk maken om tegemoet te komen aan de wensen
van de (toekomstige) archiefgebruiker.
Het archief van de Raad van Brabant is eigen
lijke een conglomeraat van archieven waarvan de
belangrijkste twee bestaan uit het kernarchief, aan
gelegd door de griffiers en secretarissen voor in
tern gebruik, en uit de serie procesdossiers die door
de bij het geschil betrokken partijen werden in
geleverd en nooit werden gelicht. Het eerste be
stand omvat ongeveer 1000 en het tweede circa
1500 strekkende meter. De meeste onderzoekers
maken gebruik van de procesdossiers om hun ver
haal te stofferen. Het kernarchief wordt niet of
nauwelijks geraadpleegd.
De specifieke problemen voor de inventarisator
bij het toegankelijk maken van het archief van de
Raad van Brabant zijn de complexiteit van de orga
nisatiestructuur, de verscheidene procesgangen en
de tamelijk willekeurige werkverdeling tussen grif
fiers en secretarissen en tussen deze beide functio
narissen onderling. De reconstructie van de oude
orde is een moeizaam proces. Zo blijkt in het verle
den meer dan eens gezondigd te zijn tegen het her-
komstbeginsel. Grote reeksen van bijvoorbeeld
verbalen en getuigenverhoren zijn, zonder reke
ning te houden met de administratie waaruit ze
voortkwamen, chronologisch bij elkaar gevoegd.
De procesdossiers zijn weer thematisch geordend.
Zo lijkt het dat onderzoekers 'gesneden brood'
voorgeschoteld krijgen, maar het is volgens Put
verkeerd gesneden brood. De door de administra
tie aangebrachte orde is immers volledig zoek ge
raakt en nauwelijks meer herstelbaar. Put ziet het
dan ook als zijn voornaamste taak om de toekom
stige gebruiker zoekinstructies aan te reiken en
hem zo veel mogelijk wegwijs te maken in de ad
ministratieve procedures en procesgangen. Op die
manier wordt de onderzoeker een 'scherp mes in
handen gegeven waarmee hij zelf zijn brood kan
snijden'.
Mw Jacobs ging in op de gebruiksvriendelijk
heid van de toegangen voor de onderzoeker. Biedt
herstel van de oude orde meer of minder voor de
gebruiker? Zij meent dat de klassieke inventaris
vooral bij seriële archiefbestanden tekort schiet.
Het toegankelijk maken is meer dan het afleveren
van een inventaris. Nadere toegangen zijn veelal
onontbeerlijk waarbij wellicht concessies gedaan
moeten worden aan de 'archiefwetenschap'.
In de daarop volgende discussies bleek dat er
tussen archivarissen en onderzoekers-gebruikers
een spanningsveld bestaat. Beide partijen maken
keuzes waarbij het kosten-batenaspect vaak een be
langrijke, zo niet doorslaggevende rol speelt. Maar
helaas lopen de belangen niet altijd parallel. Voor
[312]
de onderzoeker is er niet snel een teveel aan infor
matie en toegankelijkheid. Voor de archivaris
daarentegen is het ondoenlijk en onmogelijk om
afdoende rekening te houden met de toekomstige
vragen van onderzoekers. Hij zal in de meeste ge
vallen toch enkel volstaan met het aanreiken van
het scherpe mes en hier en daar wat gesneden
brood waarin hij zelf (als onderzoeker) trek had.
Bergen op Zoom
In het middagprogramma, gehouden te Bergen op
Zoom, belichtte gemeentearchivaris drs W. A. van
Ham de inventarisatie van het archief van de secre
tarie van de stad Bergen op Zoom (1397-1810).
Dit archief is, naast de archieven van de raad en re
kenkamer van de markiezen, het oudste en histo
risch gezien meeste belangrijke archief dat zich
binnen de grenzen van de gemeente Bergen op
Zoom bevindt. Hoewel verschillende archiefbe
heerders reeds vanaf 1886 pogingen in het werk
hadden gesteld om tot een wetenschappelijk ver
antwoorde ordening en inventarisatie te komen,
bestond er in 1965 nog steeds geen volledig over
zicht van de inhoud van de stedelijke archieven.
Van Ham heeft in deze lacune voorzien en binnen
kort zal een gedrukte inventaris verschijnen.
Bij het vooronderzoek van de inventarisatie bleek,
dat de administratie van de stad Bergen op Zoom
in de loop van de vijftiende eeuw een splitsing
heeft ondergaan. Naast de secretarie, die oorspron
kelijk de gehele stedelijke organisatie had bestre
ken, werden een griffie, een weeskamer en afzon
derlijke kantoren voor de accijnsmeesters en hun
controleur(s) ingericht. Aan gemelde splitsing wa
ren dus reeds enige eeuwen archiefvorming vooraf
gegaan; de oudste bescheiden gingen helaas in hun
geheel verloren door een stadsbrand in 1397.
Als oudste en voornaamste archiefstukken gol
den ook te Bergen op Zoom de charters. Deze wer
den sinds de stadsbrand van 1 397 tot aan de troe
belen in 1573 afzonderlijk in een kist of 'komme'
in de kerk bewaard, daarna ten stadhuize. In 1835
is er in een inventaris nog sprake van oude Privileges
of copiën 1287-1615. Nadien blijken zij, op een
twaalftal na, verdwenen te zijn.
De charters en andere belangrijke regelingen
werden opgetekend in het Stadsregister. Door ge
noemde stadsbrand gingen de oudere registers ver
loren. Onmiddellijk daarna werd een nieuw regis
ter aangelegd, dat op folio 10 Register ville de Bergis
supra Zomam wordt genoemd. Later zijn nog ande
re cartularia en ordonnantieregisters aangelegd. In
de loop van de vijftiende eeuw zijn enige series pro
tocollen aangelegd waarvan de inhoud gedurende
een korte periode parallel loopt met die van het
stadsregister, dat in 1447 was volgeschreven.
Omdat het belangrijk was allerlei beslissingen
vast te leggen, werden belangrijke resoluties opge
tekend, eerst in de ordonnantieregisters, later in af
zonderlijke boekdelen. Hoewel de stedelijke orga
nisatie tamelijk ingewikkeld was volstond men
toch met één serie waarin de beslissingen van alle
bestuursorganen werden afgeschreven. Bij de vor
ming van afzonderlijke administraties naast de se
cretarie ontstonden afzonderlijke archieven, het
geen blijkt uit de bewaard gebleven inventarislijs
ten. In het archief van de weeskamer, belast met
het toezicht op het beheer van de boedels van we
zen, zijn vanaf 1452 belangrijke registers bewaard
gebleven over de uitvoering van de daarmee ver
band houdende taken. Dit archief werd beter be
waard dan dat van de griffie, dat de handelingen
van de door de schepenen en burgemeesters met
betrekking tot de rechtspraak bevatte. Het griffie
archief bevat weinig stukken die van vóór 1600 da
teren. De archieven van de accijnsmeesters en hun
controleurs zijn niet bewaard gebleven; bewijs
stukken, aan de magistraat bij het afhoren van re
keningen van hun administraties overlegd, zijn in
het archief van de secretarie opgenomen.
Het archief van de secretarie bleek zich niet in zijn
geheel te bevinden in de archieven die, evenals el
ders, bekend staan als het 'administratieve' archief
van de stad Bergen op Zoom. Een deel van die be
scheiden was opgenomen in het zogenaamde
'rechterlijke' archief. Deze situatie was ontstaan in
de Franse tijd. In juli 1 811 droeg de maire van Ber
gen op Zoom de archieven van de griffie van de
voormalige schepenbank en van de inmiddels
eveneens opgeheven Hoge Vierschaar over aan de
griffier van eerste aanleg in het arrrondissement
Breda.
[313]
