Koppelt men dit aan de beoogde verkorting van de
overbrengingstermijn, de enorme groei van de over
heidsadministratie sedert de tweede wereldoorlog,
de trage totstandkoming van vernietigingslijsten en
de passieve rol die de archivaris bij de selectie en over
brenging van overheidsarchieven speelt, dan kan
men spreken van een groot - papier - probleem.
Om hieraan het hoofd te bieden werd in 1980 de
Centrale Archief Selectiedienst (cas) opgericht. De
ze dienst zou de achterstanden in selectie en vernieti
ging binnen tien jaar moeten wegwerken. Ondanks
zekere positieve resultaten moest echter geconsta
teerd worden dat de papiervloed niet echt kon wor
den beteugeld. In 1988 heeft de Rekenkamer een
vernietigend rapport uitgebracht over de stand van
zaken bij de rijksadministratie.
Keverling Buisman rondde zijn overzicht over de
achtergronden en ontwikkelingen in Nederland af
met enkele opmerkingen over de gevolgen van de
nieuwe archiefwet met betrekking tot selectie en ver
nietiging:
1 De overbrengingstermijn wordt verkort tot twin
tig jaar. Door de te verwachten papiervloed is men
genoodzaakt sneller te selecteren en de omvang tot
ca. 5 terug te brengen. Op basis van ervaringen in
het buitenland (bijvoorbeeld Zweden) is gekozen
voor de institutionele methode, waarbij handelin
gen van overheidsinstellingen als uitgangspunt die
nen. Dit heeft geresulteerd in de oprichting van het
zelfstandige 'Project Invoering Verkorting Over
brengingstermijn' (pivot).
2 Plicht tot vernietiging.
3 De mogelijkheid originele archiefbescheiden te
vervangen door reproducties, bijvoorbeeld op mi
crofilm.
De tweede spreker was dr M. Martin van het stadsar
chiefvan Landau, die een inleiding hield over de se
lectieproblematiek in de Duitse Bondsrepubliek, in
het bijzonder voor wat betreft de selectie van dossier
archieven. Hij gaf een korte schets van de na-oorlog-
se theorievorming rond het onderhavige thema. Hij
wees erop dat deze discussie in 1990 en 1991 in een
stroomversnelling is gekomen. Een artikel van Bodo
Uhl in Der Archivar 43, een nieuwe vertaling van
Theodore R. Schellenbergs boek uit i956over de se
lectie van moderne overheidsarchieven en een bij
drage van Angelika Menne-Haritz over de 'Anforde-
rungen der Bewertungspraxis an die archivische
Theorie' in de Archivmitteilungen 41 1991zijn de
belangrijkste publikaties over dit thema. Deze theo
retische werken leveren volgens de spreker echter
geen instrument op waarmee hij als stadsarchiva
ris in de dagelijkse praktijk uit de voeten kan. Hij
plaatst dan ook een vraagteken bij de door theoretici
geponeerde stelling dat bij de vaststelling van de be
tekenis van archiefstukken de mate waarin zij de
functionaliteit van het overheidsapparaat weergeven
de doorslag geeft en dat de inhoud van de stukken er
eigenlijk niet toe doet. Bij een dergelijke selectiewij-
ze zou belangrijke historische informatie voorgoed
verloren gaan.
Met instemming citeerde hij het slot van Gerhard
Graniers artikel 'Die archivarische Bewertung von
Dokumentationsgut - eine ungelöste Aufgabe' in
Der Archivar 2.J (1974): 'De archivaris kent doorzijn
opleiding en ervaring bepaalde criteria en lijkt daar
door in staat de waarde van het bronnenmateriaal
dat zich aan hem voordoet vast te stellen, ook wan
neer hij zijn beslissingen niet in ieder geval meteen
theoretisch onderbouwen kan. De resultaten van
zijn beslissingen mogen dan wel niet optimaal zijn,
we moeten er echter genoegen mee nemen omdat zij
voorlopig de enige echt haalbare zijn'.
Tijdens de discussie betuigde Reimann adhesie aan
het standpunt van Martin, dat archieven na selectie
een zo volledig mogelijk (tijds)beeld moeten geven.
Ketelaar bracht hier tegenin dat een dergelijk streven
onmogelijk te realiseren is en dat archieven de relatie
tussen burger en overheid dienen weer te geven.
Martin stelde vast dat de zienswijzen over selectie
van archieven sterk uiteenlopen, niet alleen tussen
verschillende landen, maar ook tussen archieven van
verschillende bestuurlijke niveaus. Hij wees erop dat
lokale archivarissen sterker dan hun collega's van ho
gere bestuurslagen een permanente Rechtfertigungs-
zu/ang ervaren hetgeen hun houding ten opzichte
van jongere archieven beïnvloedt. Het is lokale be
stuurders en ook het publiek niet uit te leggen dat ar
chivarissen zich tot de institutionele kant van het
verleden zouden moeten beperken en af zouden
moeten zien van het documenteren van de stadsge
schiedenis.
Na de lunchpauze en een rondleiding door het koor
[296]
van de Martinikerk stond 'De praktijk op lokaal ni
veau' op het programma.
Mevrouw M. Röber van het stadsarchief van Plau-
en sprak over de manier waarop in de gemeentear
chieven van de voormalige ddr archiefselectie
plaatsvond. De procedure was erop gericht zicht te
krijgen op de historische feiten die in administraties
gedocumenteerd zijn en hun betekenis vast te stellen
voor de maatschappelijke ontwikkeling. Daarbij
werd vooral gekeken naar overheidsadministraties.
Het was de bedoeling om met een minimum aan do
cumenten een maximum aan informatie over toe
standen, gebeurtenissen en maatschappelijke pro
cessen in de archieven te krijgen. Op grond van de
Archiefverordening van 1976 werden in 1982 ar-
chiefvormerslijsten voor de gemeentearchieven op
gesteld. Daarin werden die staatsorganen, bedrijven
en instellingen opgesomd waar relevant archiefmate
riaal geproduceerd werd. Bovendien werden er do-
kumentatieprofielen en stukkenlijsten opgesteld.
Van automatisme was bij de toepassing hiervan ech
ter geen sprake. De archivaris bleef ten volle verant
woordelijk voor zijn beslissingen en moest in de
praktijk beoordelen of officiële regels inderdaad toe
gepast konden worden. Daarbij werd nauw samen
gewerkt met de collega's van de registratuur en het se-
mi-statisch archief. De spreekster wees erop dat nu,
na de Wendeuiteenlopend wordt gedacht over deze
procedures, waarvan de opzet en uitwerking de
Oostduitse archivarissen jarenlang hebben bezig ge
houden. Naar haar mening zal men bij objectieve be
schouwing toch moeten erkennen dat zij aan hun
doel hebben beantwoord.
Na mevrouw Röber werd het woord gevoerd door
Jan van den Broek, gemeentearchivaris van Gronin
gen. Na een inleiding over de procedure van de jaar
lijkse vernietiging en de daartoe te verrichten selectie
van archiefstukken in de gemeente Groningen gaf
hij twee voorbeelden van gevallen waarin de Gro
ningse collega's menen te moeten afwijken van de of
ficieel vastgestelde vernietigingslijsten. De twee
voorbeelden hebben betrekking op archiefbeschei
den van de gemeentelijke dienst Ruimtelijke Orde
ning/Economische Zaken en van de Politie. In beide
gevallen gaat het om informatie die onontbeerlijk is
voor wie de plaatselijke geschiedenis wil volgen.
Bouwdossiers en werktekeningen bevatten gedetail
leerde documentatie over de gebouwde en geplande
stad en blijven hun betekenis houden voor huiseige
naren, stads- en architectuurhistorici; dag- of mel
dingsrapporten en bepaalde kategorieën van proces
sen-verbaal documenteren het stadsleven van alledag
en weerspiegelen veranderende inzichten over mis
drijven en maatschappelijk gedrag.
Aan het slot van zijn betoog maakte Van den
Broek enkele opmerkingen over de rol van de ge
meentearchivaris binnen het Nederlandse archiefbe-
stel. Volgens hem is deze niet alleen afhankelijk van
de speelruimte die zijn gemeentebestuur hem geeft
maar ook van de overige lokale context van zijn
dienst. Voorts wees hij erop dat bepaalde vormen van
gangbaar onderzoek niet of slechts ten dele zouden
kunnen worden uitgevoerd als archivarissen zich
strikt zouden houden aan de landelijke vernieti
gingslijsten. Het bestaan van een reële kans op ver
antwoord en (liefst ook) frequent gebruik leek hem
een alleszins deugdelijke reden om voor het bewaren
van archiefstukken te kiezen. Mede met her oog op
de snelle ontwikkelingen in technologie en over
heidsorganisatie achtte hij het wijs beleid om bij
twijfel zodanige keuzes te maken dat we ons zelf en
onze opvolgers nog zoveel mogelijk ruimte laten. In
bepaalde gevallen zou dit kunnen betekenen dat
daadwerkelijke vernietiging wordt opgeschort.
Als derde spreker voerde dr H. D. Oppel, stadsarchi
varis van Bocholt het woord over zijn ervaringen met
een selectiecatalogus voor gemeentearchieven.
In 1979 nam het Westfalisches Archivamt het ini
tiatief tot het opstellen van een selectiecatalogus voor
gemeentearchieven. In 1982 kwam de daartoe inge
stelde werkgroep met het voorstel in het vervolg dos
siers te voorzien van een van de hierna volgende drie
algemene selectiekenmerken. Deze kenmerken, die
zouden moeten gelden na afloop van de bewarings
termijn, waren: a AufbewahrenK Kassierenen
%a {Teilerhalt - gedeeltelijk bewaren). De eindre
dactie van de catalogus laat op zich wachten vanwege
de binnen de betreffende werkgroep bestaande vrees
dat een catalogus als deze onherstelbare verliezen zal
veroorzaken wanneer hij onoordeelkundig wordt
toegepast. Spreker zei deze vrees echter niet te delen.
In Bocholt wordt de voorlopige versie van de selec
tiecatalogus nadrukkelijk als leidraad en niet als wet
boek gehanteerd. Het kan dus voorkomen dat an-
[297]
