Gedurende drie dagen konden konden de meer
dan 3 50 deelnemers uit ruim 30 landen - onder wie
11 Nederlanders - een keuze maken uit een groot
aantal lezingen, demonstraties en rapportages. Als
gevolg van het succes van Maastricht werd opnieuw
voor een opzet in plenaire en parallelle sessies geko
zen met daarnaast ook nog de series lezingen die in
het bijzonder op de archiefrestauratoren waren ge
richt. Deze formule bewees zichzelf wederom en
maakte het voor iedereen mogelijk een interessant
programma samen te stellen.1
Succes hebben en/of succes
krijgen
Het thema 'Strategies for succes' geeft aan dat archi
varissen niet twijfelen aan het belang van hun werk
zaamheden en er ook van overtuigd zijn dat succes
binnen ieders bereik kan liggen. De verschillende
manieren waarop dat succes gerealiseerd zou kun
nen worden, werden in een aantal thema's uitge
werkt. Toetsing van het begrip succesvol vraagt om
geformuleerde doelstellingen. Een uniforme doel
stelling is evenwel onhaalbaar omdat onder meer
politieke, juridische, economische en culturele fac
toren veelal per land en per archiefinstelling ver
schillen en bovendien vaak na verloop van tijd
bijgesteld worden. Het was ook duidelijk dat het
bereiken van succes samenhangt met een 'europa-
wijde' verandering in het denken over de taken van
de overheid, gecombineerd met de gevolgen van de
economische recessie.
Een archief als 'House of history'
of 'Clearing house'
In de eerste officiële lezingencyclus werden moge
lijkheden voor succes aangeboden in verschillende
varianten. Zo kan een archiefinstelling een 'house
of history' zijn, al dan niet samenwerkend met of
geïntegreerd in een centrum voor geschiedbeoefe
ning. Een voorbeeld van een dergelijke invulling
werd gegeven met het Hessisches Staatsarchiv in
Darmstadt dat dit jaar een ware 'cultuurtempel'
heeft betrokken, met naast archieftechnische ook
museale en bibliothecaire mogelijkheden. Daar
naast kan voor de archivaris een belangrijke rol weg
gelegd zijn bij de begeleiding van het archiefmate
riaal gedurende zijn gehele levenscyclus. Bij dit
'clearing house' concept, waarbij het gemeentear
chiefvan Breda als lichtend voorbeeld diende, wor
den hoge eisen gesteld aan de aandacht voor de
waardering en selectie van recent materiaal. De in
druk was dat dit Nederlandse voorbeeld veel waar
dering oogstte en nieuwsgierigheid wekte bij de
buitenlandse collega's vanwege de betrekkelijk on
bekendheid met deze mogelijkheid. De dubbele rol
- administratief en cultureel, de Januskop - van ar
chieven in het algemeen kwam nadrukkelijk ter
sprake met daaraan gekoppeld de vaststelling dat de
appreciatie van het levenscyclus-concept van uni
verseel belang geacht moet worden
De oude en de nieuwe archivaris
In een aantal zowel theoretisch als meer praktisch
gerichte lezingen en voordrachten kwam aan de or
de hoe verschillende aspecten met betrekking tot
acquisitie, conservering, personeelsmanagement,
informatiesystemen, communicatiemethoden en
netwerkvorming kunnen bijdragen tot een optima
le uitoefening van de verschillende werkzaamheden
van de archivaris. Een tegenstelling werd gesignal
eerd tussen de inhoudelijk gerichte vakman en de
sterk op werkprocessen ingestelde manager. Dit as
pect kwam ook terug in de voordrachten over com
municatiemethoden en pr-beleid. Met name het
geconstateerde verschil in waardering voor deze
twee soorten archivarissen leidde tot levendige dis
cussies die gedeeltelijk nog eens herhaald werden in
de sessies die carrière-ontwikkeling als onderwerp
hadden.
'How to do more with less'
Veel sprekers benadrukten het belang om doelstel
lingen van het eigen beleid van een archiefdienst
duidelijk en helder te formuleren om zo de identi
teit te versterken. Juist in deze tijd is het maken van
keuzes en het stellen van prioriteiten bijzonder be
langrijk. Het uitbuiten van de sterke punten van je
dienst en deze assertief naar voren brengen, zonder
[290]
'valse bescheidenheid' of'ivoren-toren mentaliteit'
is noodzakelijk.
Tijdens de lezingen over de communicatieme
thoden, kwam het motto 'How to do more, with
less' juist op deze punten goed tot zijn recht.
De overgang van 'technical
expert' naar 'departmental
manager'
De plenaire lezingen over onderwerpen als organi-
satie-psychologie, planning en output-budgette-
ring zorgden ervoor dat bij veel deelnemers nu toch
het besef doordrong dat ook archiefinstellingen met
hun tijd mee moeten gaan en dat er niet meer valt te
ontkomen aan de implementatie van moderne ma-
nagementstechnieken en hulpmiddelen om daad
werkelijk succes te krijgen. Een duidelijker appèl op
de noodzaak de twee soorten archivarissen in één te
verenigen had niet beter op een andere manier ge
daan kunnen worden. In een tijd waarin de over
heid nauwkeurig toeziet op een zo effectief mogelij
ke besteding van middelen en zich terugtrekt van
een aantal aandachtsgebieden worden hoge eisen
gesteld aan dienstverleni ng en het efficiënt inspelen
op de wensen van de verschillende gebruikers van
archieven.
Progressieve raadpleegbaarheid
versus conservatieve bewaring
Kon vroeger gebruik en raadpleging nog wel eens
ondergeschikt worden gemaakt aan toegankelijk
maken en bewaren, nu is toch vrijwel iedere archi
varis ervan overtuigd dat deze drie aspecten van ar
chiefbeheer gelijkwaardige grootheden zijn. Om
een praktische voorbeeld te geven: vooral voor die
archiefbeheerders die moeite hebben met het ter be
schikking stellen van originele archiefstukken aan
bijvoorbeeld leerlingen in klaslokalen en studenten
in collegeruimtes werd herhaaldelijk gewezen op de
noodzaak om de archiefstukken te betrekken bij het
lesgeven over de lokale en regionale geschiedenis en
het onderrichten van het bronnenonderzoek. Uit
de voordrachten bleek duidelijk dat de Franse, maar
zeker de Engelse collega's aanschouwelijk onderwijs
met originele archiefstukken niet schuwen. In geu
ren en kleuren werden de enthousiaste reacties van
met name schoolkinderen geschetst door de spreker
uit Lancashire. Ook het medium van de tentoon
stellingen kwam in dit kader aan bod. En wederom
waren het de Engelse en Franse collega's die duide
lijk het voortouw hadden genomen in deze ontwik
keling.
'Management of cultural
heritage'
Een dringend beroep werd gedaan om - vooral wan
neer voor het 'house of history' concept gekozen
wordt - zoveel mogelijk samen te werken met de 're
lated professions', de museummensen, de infor
matietechnologen en de bibliotheekmedewerkers
maar wel te vermijden in 'shot-gun marriages' met
deze partners verzeild te raken. In hun vakgebieden
is men over het algemeen veel verder met het pu
blieksgerichte beleid en het aantrekken van speci
fieke bezoekersgroepen. Juist in Nederland waar
vooral de mensen die de weg naar een archief al ge
vonden hebben, goed begeleid worden, maar de
nog niet 'binnengehaalde' groepen niet bereikt
worden, kunnen wij hieruit lering trekken. Met het
'nieuwe' vak omgevingsgeschiedenis krijgen wij
trouwens kansen om vooral jonge mensen te moti
veren het archief te bezoeken. Overigens viel tijdens
de Britse voordrachten en in individuele gesprek
ken herhaaldelijk de term 'management of cultural
heritage'. Een vorm van exploitatie van het cultu
reel erfgoed dat in Nederland enigszins vergele
ken kan worden met het cultuurtoerisme. In het
Verenigd Koninkrijk is men echter al zo ver gevor
derd dat men hiervan aan enkele universiteiten een
specialisatie in de letterenstudie heeft gemaakt en
er een graad kan worden gehaald in deze specifie
ke vorm van management. De Britse voorbeelden
van deze exploitatie van het cultureel erfgoed in de
door de lokale en regionale archiefdiensten in sa
menwerking met historische verenigigingen e.d.
gegeven presentaties, waren zonder meer indruk
wekkend.
[291]
