stand bij szw te bestaan van circa 40 m historisch
geachte pd's. Een bestand dat, gezien de groei van
het ambtenarenbestand vanaf eind jaren zestig, al
leen nog maar exponentieel zou toenemen. Gelet op
het feit dat szw een betrekkelijk jong ministerie is,
zou bij andere ministeries deze hoeveelheid wel eens
groter kunnen zijn.4
Ten overvloede zij gezegd dat de omvang van een
archiefbestand natuurlijk niet de reden mag zijn om
de selectiemaatstaf aan te passen. Wel is dat in de
praktijk een belangrijke aanleiding om kritisch(er)
naar de historische relevantie ervan te kijken.
Op 15 februari 1990 zond het ministerie van szw
een brief naar de algemene rijksarchivaris met het
voorstel om de categorieën inzake pd's van de vige
rende vernietigingslijst te wijzigen.5 Het voorstel
was om alle pd's te vernietigen met uitzondering van
die dossiers inzake hoge ambtenaren die 'inzicht ge
ven in hun ambtelijke en/of persoonlijke ontwikke
ling'. Op 31 juli 1990 werd op verzoek van de rijks
archiefinspecteur dit voorstel nader onderbouwd.
Aangegeven werd dat pd's altijd uitvoeringsdossiers
zijn: ze vloeien voort uit de bevoegdheid van de mi
nister om personeel aan te trekken voor de uitvoe
ring van de ministeriële taken en vormen de neerslag
van het handelen ter uitvoering van het Algemeen
Rijksambtenarenreglement en het Bezoldigingsbe
sluit Burgerlijke Rijksambtenaren. En uitvoerings
dossiers komen meestal voor vernietiging in aan
merking, tenzij er gegronde redenen zijn ze toch te
bewaren.
Verder werd betoogd dat interessante informatie
over personen, zoals over de achtergrond van een be
noeming dan wel niet-benoeming of ontslag, of over
de invloed die de aangestelde heeft gehad op het be
leid, vrijwel nooit in de officiële persoonsdossiers is
terug te vinden.
En tot slot werd gewezen op de omvang van het
bestand in verhouding tot de historische waarde, en
dat weer gerelateerd aan de inflatie die was opgetre
den sinds de eerder vastgestelde maatstaf waardoor
de meeste bij kb benoemde personen niet van histo
risch gewicht zouden zijn.
Op 21 maart 1991 vergaderde de Rijkscommissie
voor de Archieven van de Raad voor het Cultuurbe
heer over het voorstel waarmee de rijksarchiefin
spectie zich had verenigd. De commissie voerde een
principiële discussie omdat zij van mening was dat
van deze nieuwe maatstaf een precederende wer
king naar andere (rijks)overheidsorganen zou uit
gaan. Op 31 mei 1991 bracht de commissie haar
advies nr. 376 uit aan de minister van Welzijn,
Volksgezondheid en Cultuur. Conclusie van de
commissie was dat er inderdaad een andere, in alge
mene termen geformuleerde selectiemaatstaf voor
personeelsdossiers kan worden gehanteerd: 'Uit
gangspunt daarbij [bij de selectie] is, dat in beginsel
alle dossiers van personen in ambtelijke dienst, der
halve ongeacht hun dienstverband, schaal, functie
en/of plaats in de hiërarchie, na ommekomst van de
om administratieve redenen te bepalen termijn ver
nietigd kunnen worden, tenzij het betreft dossiers
van ambtenaren, die een bijzondere of belangrijke
invloed hebben gehad op het beleid van het depar
tement of een daaronder ressorterend dienstonder
deel, dan wel anderszins op enig gebied van bijzon
dere betekenis zijn geweest. Hierbij merkt de com
missie evenwel op, dat uit de categorie te bewaren
dossiers slechts die stukken behoeven te worden be
waard die daadwerkelijk licht werpen op de boven
bedoelde invloed en/of betekenis van die individu
ele ambtenaar.'
Rekening houdend met dit advies werd uiteindelijk
in 1991 de ministeriële beschikking vastgesteld voor
het ministerie van szw waarbij tot een veel strikter
bewaarcriterium voor persoonsdossiers werd geko
men.6 Vervolgens zond de algemene rijksarchivaris
deze nieuwe selectiemaatstaf met het advies van de
Rijkscommissie naar de Coördinatiecommissie Al
gemene Secretarie-Aangelegenheden en getuigde
daarin van de wenselijkheid dat in voorkomende ge
vallen de vernietigingslijsten van de andere ministe
ries worden aangepast overeenkomstig de voor szw
vastgestelde selectiemaatstaf.7
2
Organisatie van de selectie
Nadat de nieuwe selectiemaatstaf was vastgesteld,
kon met de feitelijke selectie worden begonnen.
Daaraan voorafgaand vond echter eerst enig onder
zoek plaats. Zo werd de historische ontwikkeling
van de ambtelijke functies onderzocht, waarbij ook
[284]
een lijst werd samengesteld van personen die be
langrijke functies bij szw vervuld hadden.
Onderzoek werd gedaan naar het archiefbestand
zelf, waarbij een check op de volledigheid plaats
had. Zo werd geconstateerd dat alle pd's van perso
nen die in dienst waren geweest van het directoraat-
generaal voor de Volksgezondheid door een 'depar
tementsovergang' in 1971 bij het ministerie van
Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur (wvc) te
recht waren gekomen. Alle te bewaren dossiers van
personen in dienst van dit directoraat-generaal wer
den conform het bestemmingsbeginsel terugge
bracht naar het ministerie van S ZW.
Er werd een caesuur vastgesteld bij de inwerking
treding van de wijziging van de vernietigingslijst, i.e.
11 oktober 1991pd's van personen die na die datum
uit dienst waren getreden zouden niet meer in de in
ventaris worden opgenomen.
Het belangrijkste voorbereidende werk betrof het
zoeken naar een nadere invulling van de nieuwe se
lectiemaatstaf waar deze toch wel in abstracte ('alge
mene termen') vorm gegoten was, overigens opzet
telijk.
Na dit voorbreidende werk werd het gehele be
stand met behulp van de nader ingevulde selectie
maatstaf geselecteerd in te bewaren, op termijn te
vernietigen (delen van) dossiers en direct te vernieti
gen pd's.
Een nadere invulling van het gewijzigde criteri
um werd verkregen door een interne discussie te
voeren met alle selecteurs. Op basis van een steek
proef van de projectcoördinator werden enige tien
tallen dossiers beoordeeld en werden argumenten
beschreven waarom wel of niet tot bewaring zou
kunnen worden besloten. Deze argumenten werden
daarna gevalideerd en dat resulteerde in enige alge
mene richtlijnen die voor de feitelijke selectie ge
bruikt zouden worden.8 In paragraaf 4 zal hierop
uitgebreid worden ingegaan.
3
Historie van ambtelijke functies
Alvorens met de selectie en inventarisatie werd be
gonnen, werd onderzoek gedaan naar de geschiede
nis van de ambtelijke organisatie van een departe
ment in het algemeen en die bij het ministerie van
szw in het bijzonder. Dat onderzoek zou uitwijzen
welke rangen en functies in welke periode meer of
minder belangrijk waren.
De rangen van secretaris-generaal, administrateur,
referendaris, commies, adjunct-commies en schrij
ver ('kopist') werden ingesteld bij kb van 4 septem
ber 1823.9 Bij besluiten uit 1846, 1874 en 1906 wer
den lagere rangen ingesteld.10 Vanaf de rang van
adjunct-commies werden de ambtenaren bij kb be
noemd; lagere ambtenaren werden bij ministerieel
besluit benoemd. Naast de in de besluiten genoem
de rangen bestonden de bij afzonderlijk kb vermel
de functiebenamingen voor individuele ambtena
ren. Zo was directeur-generaal geen afzonderlijke
rang maar een functiebenaming die werd gegeven
bij de KB-benoeming van het personeelslid voor die
functie. Hernieuwde vaststelling van de ambtelijke
rangen vond plaats bij kb van 21 april 1913 (Stb.
136). Daarna werd het Bezoldigingsbesluit Burger
lijke Rijksambtenaren vastgesteld (Stb. 1918, 541).
Van dat moment af werden alle bij ministeries be
staande functies met hun bezoldiging in dit laatste
besluit opgenomen.11 Uit dit besluit valt dan ook af
te leiden welke algemene rangen en specifieke func
ties er bij ieder ministerie bestonden. Pas door het
bezoldigingsbesluit van 1984 (Stb. 1983, 571) kwa
men de vertrouwde rangbenamingen zoals com
mies, referendaris en administrateur, die sinds 1823
hadden bestaan, te vervallen.
Bij het ministerie van szw bestaat vanaf de instel
ling in 1933 de secretaris-generaal. Verder waren er
verschillende beleidsafdelingen die elk hun eigen af
delingschef hadden. Er bestonden daarnaast enkele
directeuren-generaal, maar deze functies waren nog
niet gekoppeld aan afzonderlijke organisatie-onder
delen. Directoraten-generaal ontstonden bij szw
pas in 1964 als zelfstandige eenheden. Vanaf 1946
functioneerde de oudste administrateur als plaats
vervanger van de secretaris-generaal. Pas in de jaren
1950 ontstond de afzonderlijke functie van plaats
vervangend secretaris-generaal. En aan het eind van
dat decennium ontstond de afzonderlijke functie
van plaatsvervangend directeur-generaal.
[285]
